Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
Электронные архивы: теория и практика внедрений

Дополнительные рекомендации по созданию архива электронных офисных, управленческих и финансовых документов

Старостин Ефим Николаевич,
Директор департамента комплексных информационных систем ОАО »ОПТИМА»

В наиболее распространенном случае архив электронных документов формируется на базе существующего бумажного архива. Для этого варианта на основе имеющегося у нас опыта можно дать заказчикам и исполнителям работ по созданию ЭА ряд рекомендаций.

Работа по конверсии бумажных документов в электронный вид является достаточно тяжелой, рутинной, и при этом очень ответственной. Лучшим вариантом выполнения этой работы является привлечение к ней «коллектива» специалистов исполнителя, уже натренированных и обученных эффективным приемам этой деятельности. У заказчика не будет проблем с персоналом, а «коллектив» справится с первичным наполнением архива гораздо быстрее и лучше.

Далее заказчику:

  1. Необходимо организовать процесс передачи архивных документов уполномоченному представителю исполнителя на «ответственное хранение», обеспечив проверку при выдачи документов и их сверку с описями вложений в дела архивного хранения.
  2. Выделить и оборудовать помещение для обработки документов, обеспечить выполнение соответствующих мер по ограничению и контроля доступа в эти помещения. В самом помещении стоит разместить большие столы для удобства расшивки, разборки и «очистки» (от скрепок, стикеров и т.д.) документов, для перекладывания их листами-разделителями, снабженных штрих-кодовой маркировкой, и формирования пачек документов «на сканирование». Здесь же целесообразно разместить копиры для изготовления необходимых дубликатов листов документов (если на одном листе размещен конец одного и начало другого документа).

Наибольшие риски при переводе документов в электронный вид связаны с работой людей по подготовке документов к сканированию. Используемая техника и размер команды зависит от объемов сканирования. По средним оценкам (при относительно хорошем состоянии исходных документов) 10 человек, используя два сканера могут обеспечить конверсию в электронный вид около 20 тысяч листов документов в смену.

Перед началом работ по сканированию следует поэкспериментировать с разрешением изображения документов. При низком разрешении объем электронных образов документов получается совсем не большим, но при рассмотрении такого документа на хорошем мониторе может быть заметна «зернистость» изображения. Если нужно улучшить качество изображения и сохранить видимость пометок тонкой ручкой или карандашом, следует использовать высокое разрешение сканирования и сохранять градации серого цвета. При этом документы могут оказаться излишне «тяжелыми» (объемными). Одним словом в этом вопросе надо искать оптимальный вариант решения.

По мере загрузки электронных документов в архив, в нем автоматически создаются учетные (каталожные) карточки документов, в которые переносятся данные первичной атрибутации, считанные из штрих-кодовых меток пачек и документов, или значения распознанных реквизитов. Последнее возможно в случае, если бумажные документы имеют строго определенный формат или представлены на бланках. Постепенно специалисты заказчика могут дозаполнить карточку документа, разместив рядом с ней на экране своего монитора образ прикрепленного документа. Если в организации уже имеются системы или ресурсы, в которых хранятся сведения об обрабатываемых документах, то работы следует выполнять в другой последовательности. Карточки документов создаются средствами импорта данных о документах из внешней системы. Оператор, готовящий документ для сканирования, используя ЭА, находит карточку этого документа и считывает в нее сканером штрих-кодов метку с листа-разделителя документа. После сканирования, формирования документа из отдельных страниц и распознавания текста документа, файл электронного документа автоматически «отыскивает» по коду метки свою карточку и прикрепляется к ней.

Если не предполагается каких-то специальных применений для создаваемой системы ЭА, то обычно не требуется дополнительная верификация качества распознавания документов и исправление ошибок распознавания. Типовое качество распознавания офисных документов является вполне достаточным для построения поисковых индексов.


электронные архивы   Выше описанная технология оцифровки документов, хорошо работающая при «залповом» вводе документов в ЭА, так же хорошо работает и в процессе текущей актуализации архива в ходе его эксплуатации. При этом карточка документа создается одновременно с штрих-кодовой маркировкой новых документов. После накопления пачки новых документов она сканируется и через 5-10 минут ко всем новым документам автоматически прикрепятся соответствующие электронные документы.

Конечно, все выше сказанное можно применить только к архивам электронных офисных, управленческих или финансовых документов. Создание архивов электронной конструкторской документации, чертежей, исторических документов, медиаданных и т.д. имеет свою специфику.


Предыдущая статья:
Типичные ошибки компаний при самостоятельной оцифровке документов

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Как осуществляется интеграция электронного архива с другими информационными системами?



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.