Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
Электронные архивы: теория и практика внедрений

Внедрение архива первичной финансовой документации в компании OCS Distribution

Заказчик: OCS Distribution
Исполнитель: ABBYY
Avis Expert
Отрасль: Ритейл/дистрибуция
Вид электронного архива (тип документации): Электронный архив первичных финансовых документов
Используемые решения: Решение ABBYY FlexiCapture 9.0
Система ABBYY Recognition Server 3.0
Электронный архив на платформе DIRECTUM
Статус проекта: Проект завершен

Цель

Внедрение единого электронного архива; автоматизация ввода первичных финансовых документов в электронный архив.

О заказчике

Компания OCS Distribution входит в «Национальную компьютерную корпорацию» – один из крупнейших многопрофильных ИТ-холдингов российского рынка. Сотрудничает с системными и сетевыми интеграторами, розничными сетями, разработчиками ПО и другими компаниями. Масштабная партнерская база OCS включает более 9100 российских компаний. В настоящий момент в различных городах у OCS открыто 26 офисов.

О партнере

Компания Avis Expert – мультивендорный интегратор, специализирующийся на внедрении систем электронного документооборота и решений класса ECM, систем автоматизации бизнес-процессов (BPM) и порталов.

Задача

Особенностью дистрибьюторского бизнеса является наличие большого количества хозяйственных операций и, как следствие, работа с огромным потоком финансовых документов – до 6 000 комплектов в день. В компании OCS столкнулись с проблемой, когда хранить и искать многочисленные документы, а также готовиться к налоговым проверкам без использования специализированной системы стало крайне сложно. Было принято решение внедрить единый электронный архив, в связи с чем потребовалось также автоматизировать ввод первичных финансовых документов в электронный архив.

Решение

В ходе проекта была автоматизирована обработка следующих видов первичной бухгалтерской документации:

  • счета на оплату;
  • счета-фактуры;
  • товарные накладные;
  • товарно-транспортные накладные;
  • акты передачи прав;
  • доверенности;
  • транспортные квитанции;
  • бланки заказов;
  • спецификации;
  • платежные поручения;
  • банковские ордеры;
  • претензии и акты на возврат.

Все документы, поступающие в офисы или на склады компании, обязательно сканируются и после этого, пакетами пересылаются в головной офис. Подсистема потокового ввода ABBYY Recognition Server автоматически сортирует документы по видам, контролирует целостность каждого из них, объединяет страницы в документы с учетом их корректной последовательности и, после этого, импортирует изображение в электронный архив.

При этом, из финансово-учетной системы вводятся реквизиты. Для документов, впервые поступивших в компанию, решение ABBYY FlexiCapture производит полнотекстовое распознавание и извлекает атрибуты из электронного образа. В карточку каждого документа автоматически записываются: его реквизиты (например, номер и дата документа, наименование, ИНН и адрес контрагента), информация о месте и времени сканирования, а также номер пакета, в котором он передается в головной офис. Это позволяет своевременно обнаружить потери документов при пересылке.

Также для работы программного комплекса были настроены:

  • интеграция с учетной системой Microsoft Dynamics AX для синхронизации данных об отгрузках, заказах и финансовых документах. При этом была учтена возможность перевыпусков документов, их отмены и замены и возможность управления статусами документов.
  • Интеграция с учетной системой «1С» для синхронизации данных о входящих финансовых документах и организационной структуры.
  • Интеграция с решением ABBYY Recognition Server, с помощью которого осуществляется преобразование бумажного архива компании в цифровой вид и первичная обработка потока отсканированных документов.
  • Шаблоны распознавания ABBYY FlexiCapture для обработки новых входящих документов, созданных контрагентами компании, и их занесения в учетную систему.

Результаты

Внедренный программный комплекс включает несколько составляющих: решение ABBYY Recognition Server, систему потокового ввода документов на платформе ABBYY FlexiCapture и электронный архив на платформе DIRECTUM. В настоящий момент в OCS ежемесячно обрабатывается до 180 000 документов. В электронный архив также внесены документы за прошлые отчетные периоды. Решения планируется масштабировать на аффилированные юридические лица в других городах.


Комментарий:

Валерия Якубич, Директор по развитию Avis Expert

OCS – одна из крупнейших компаний, работающих в IT-индустрии, и проект внедрения решения Финансовый архив стал для нас очень значимым. Финансовый архив – перспективное решение, которое позволит компании OCS эффективно хранить и искать многочисленные документы.


Предыдущая статья:
Каковы критерии выбора решения. Какие требования к системе следуют предъявлять? Чек-лист

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Внедрение архива научно-исследовательской документации в Федеральном космическом агентстве РФ



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.