Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
Электронные архивы: теория и практика внедрений

Внедрение архива научно-исследовательской документации в Федеральном космическом агентстве РФ

Заказчик: Федеральное космическое агентство РФ (Роскосмос)
Исполнитель: Digital Design
Отрасль: Госсектор, космическая отрасль
Вид электронного архива (тип документации): Веб-архив научно-исследовательской документации
Используемые решения: DocsVision
Microsoft SharePoint
Объем внедрения: Охвачено 100 федеральных государственных унитарных предприятий и акционерных обществ.
В штате сотрудников организации - около 320 000 человек.
Статус проекта: Проект завершен

Цель

Все чаще и чаще в современных компаниях, особенно в тех, чья деятельность связана с научно-исследовательскими разработками, возникает потребность в создании электронных библиотек.

Прежде всего, это связано с необходимостью систематизации результатов исследований: зачастую сотрудникам компании сложно найти необходимые материалы, еще сложнее получить к ним доступ. Часто возникают дублирующие проекты, а полученная ранее информация в виде документа остается пылиться на полке и не приносит практической пользы. В итоге, выполняется двойная работа, впустую тратится время и ресурсы, прогресс компании существенно затормаживается. Внедрение электронного архива было нацелено на исключение таких ситуаций и, как следствие, экономию бюджетных средств.

О заказчике

Федеральное космическое агентство РФ является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по обеспечению реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию, оказанию государственных услуг и управлению государственным имуществом в сфере космической деятельности; международного сотрудничества при реализации совместных проектов и программ в области космической деятельности; проведения организациями ракетно-космической промышленности работ по ракетно-космической тематике, а также функции по общей координации работ, проводимых на космодроме Байконур.

В ведении Роскосмоса находятся более 100 федеральных государственных унитарных предприятий и акционерных обществ. В штате сотрудников организации насчитывается около 320 000 человек.

Задача

За годы существования космической отрасли в фондах предприятий Роскосмоса были накоплены значительные объемы информации, хранящейся в документах (бумажных и электронных) и базах данных различных форматов.

Потребность структурировать все необходимые сведения в едином архиве привела Роскосмос к решению создания централизованного информационного ресурса, обеспечивающего доступ всем специалистам отрасли.

Решение

На основании анализа систем, предлагаемых различными поставщиками программного обеспечения, в качестве платформы для реализации веб-хранилища было выбрано решение «Электронный веб-архив» компании Digital Design.

Одним из требований проекта было снижение стоимости владения системой при эксплуатации больших объемов данных. Функционал выбранного решения исключал необходимость как ручной загрузки данных в архив, так и разработки программных утилит загрузки данных для каждого включаемого в архив информационного ресурса.

В ходе проекта, выполненного ИТ-интегратором, в Роскосмосе был построен электронный веб-архив на платформах DocsVision и Microsoft SharePoint, играющий роль централизованного отраслевого информационного ресурса.

Электронный веб-архив Роскосмоса включает два архитектурных уровня. Первый уровень ориентирован на администраторов системы, осуществляющих эксплуатацию архива. Этот уровень реализован в рамках функциональности платформы DocsVision и дополнительных модулей расширения к платформе. С помощью дополнительных модулей (расширений платформы DocsVision) были реализованы конструктор описаний включаемых в архив информационных объектов, предназначенный для настройки правил загрузки, консолидации и публикации данных и набор адаптеров (коннекторов) доступа к различным типам контента.

«В «Электронный архив», кроме всего прочего, вошли две уникальные разработки. Одна из них представляет собой набор шлюзов ко всему разнообразию возможных источников данных, снимающий многие ограничения сбора и логического связывания материалов. Вторая – модуль публикации материалов на портале, позволяющий управлять форматом публикации и менять структуру информации на портале «на лету», в том числе и после того, как материалы уже появились на портале. Такие возможности делают данное решение интересным организациям, ставящим перед собой задачу консолидации разнородных материалов и представления их в удобном для поиска и просмотра виде», - отмечает Ирина Шигина, заместитель директора департамента корпоративных систем Digital Design.


Рассказывает Сергей Белов, архитектор проекта со стороны Digital Design: «Название «Электронный архив» - это термин, который родился непосредственно в Роскосмосе. Он отражает сложившееся представление специалистов нашей космической отрасли о том огромном объеме научно-технической информации, которая начала накапливаться еще задолго до полета первого человека в космос. Конкретно, она начала накапливаться с 1945 года, т.е. с момента первых работ немецких ученых в гитлеровской Германии по ракетам «Фау». Консолидация этой необозримой по объемам информации, включая и оцифровку бумажных архивов, представляется столь же необозримой задачей. Но начинать надо, и лучше, чтобы начало было высокотехнологичным».

Результаты

Внедренная система позволила сотрудникам агентства осуществлять автоматический сбор данных в архив по расписанию из разных источников с разным типом контента. Также у пользователей архива появились интерфейсы расширенного поиска, отвечающие современным требованиям веб-хранилища. Стала возможной и автоматическая публикация информации из архива на отраслевом интранет-портале, что является немаловажным фактором для обеспечения оперативной работы сотрудников организации.

«Созданное решение существенно увеличивает эффективность использования уже имеющейся информации для принятия важных управленческих и научно-технических решений. Подобные задачи стоят сегодня перед многими государственными и коммерческими организациями, в которых система может быть тиражирована», - отмечает Валерий Шевченко, директор по работе с государственными структурами Digital Design.


«Веб-архив предоставил нашим сотрудникам новые возможности поиска по всем информационным ресурсам и навигации между объектами, - комментирует Борис Игнатов, начальник отдела информационных технологий Роскосмоса. – Автоматический сбор разнообразных данных в архив и их хранение в электронном формате позволят организации существенно ускорить реализацию рабочих процессов, что, в свою очередь, повысит показатели эффективности Роскосмоса. Особо стоит отметить и тот факт, что решение имеет удобный интерфейс, благодаря чему наши сотрудники, многие из которых не слишком привычны к подобного рода системам, легко адаптируются к работе с библиотекой».


В рамках развития проекта планируется поэтапное подключение к электронному веб-архиву Роскосмоса фондов различных предприятий отрасли, что может сопровождаться непростыми организационно-техническими мероприятиями. С технологической точки зрения в ходе этого процесса предполагается расширять состав адаптеров доступа к разнородным информационным ресурсам. Кроме того, предполагается дальнейшее развитие системы в части использования инструментов семантической обработки информации, предназначенных для решения задач авторубрикации, автоаннотирования документов и поиска заимствований между документами.


Предыдущая статья:
Внедрение архива первичной финансовой документации в компании OCS Distribution

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Внедрение архива финансовой и бухгалтерской документации в компании «Tele2 Россия»



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.