Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
Электронные архивы: теория и практика внедрений

Внедрение архива финансовой и бухгалтерской документации в компании «Tele2 Россия»

Заказчик: Tele2 Россия
Исполнитель: Логика Бизнеса
Отрасль: Телекоммуникации
Вид электронного архива (тип документации): Внедрение архива финансовой, бухгалтерской документации
Используемые решения: «Логика бизнеса 2.0»
«Логика ECM. Финансовые документы»
IBM FileNet
ABBYY Recognition Server
Объем внедрения: Одновременная работа не менее 1000 пользователей, хранение и обработка до 10 млн. документов в год
Сроки проекта: апрель 2010 г. - май 2012 года
Статус проекта: Проект завершен

О Заказчике

Tele2 – одна из ведущих альтернативных телекоммуникационных компаний в Европе. Сегодня она обслуживает более 34 миллионов абонентов в 11 странах, предлагая услуги мобильной и фиксированной телефонии, широкополосного доступа в Интернет, кабельного ТВ. Tele2 всегда стремится предлагать самые низкие цены на рынке, которые сочетаются с хорошим качеством услуг и высококлассным абонентским обслуживанием.

В России компания работает с 2003 года и, на текущий момент, обслуживает более 21,5 миллионов абонентов в 37 регионах страны. Продуктовый портфель Tele2 Россия включает предложения, как для физических лиц, так и для малого и среднего бизнеса.

Цель

Компании, стремящейся быть конкурентоспособной на динамично развивающемся телекоммуникационном рынке, требуется регулярная оптимизация бизнес-процессов и сокращение времени на обработку информации. Достигнуть поставленных целей помогает система электронного финансового документооборота и архивирования.

Стратегия телекоммуникационного дискаунтера предполагает постоянную оптимизацию и повышение эффективности бизнес-процессов, в том числе, процессов управления корпоративными финансами. До недавнего времени «Tele2 Россия» жила, как живет сегодня большинство географически распределенных компаний: в каждом филиале компании работали локальные бухгалтерии, которые хранили каждая свой бумажный архив финансовых документов. Для централизации всех архивов в «Tele2 Россия» была разработана и принята к реализации концепция единого центра бухгалтерского и налогового учета (ОЦО). Создание Общего центра обслуживания позволило не только сократить затраты на бухгалтерию, в т.ч. за счет сокращения персонала, но и повысить управляемость компании.

При создании ОЦО специалистам компании пришлось пересмотреть и реформировать большое количество процессов, подпроцессов, сложившихся правил, практик, формальных или неформальных договоренностей. В частности, было выявлено, что в условиях быстрого роста бизнеса и объема документов исторически сложившийся автономный документооборот осложнял процессы взаимодействия филиалов и замедлял скорость реагирования на внешние обстоятельства всей компании. Концепция ОЦО требовала наладить процесс надежной транспортировки электронных документов из региональных филиалов в единый центр, расположенный в Центральной России. Для этого было необходимо внедрить ИТ-систему, которая бы передавала первичные финансовые электронные документы в финансовый центр и хранила их там.

Задачи

Большой объем документооборота и появление новых бизнес-процессов по мере организации работы ОЦО предопределил требования к такой системе: она должна быть комплексной и иметь функциональность ECM (Enterprise Content Management). Комплексное решение должно решать три важные задачи:

  • создание системы для хранения и передачи электронных финансовых документов в финансовый центр, а также систем архивирования документов для других подразделений.
  • Сокращение расходов благодаря увеличению производительности труда работников, занятых в документоемких бизнес-процессах.
  • Увеличение скорости информационных потоков, увеличение эффективности взаимодействия между подразделениями компании.

Система должна была поддерживать одновременную работу не менее тысячи пользователей, находящихся в 43 регионах страны; обеспечивать высокую скорость работы с финансовыми документами, устойчивость и надежность при ежегодном приросте объема документов в компании до 10 млн экземпляров.

Функциональность ECM-системы должна включать согласование и визирование документов, формирование отчетов, уведомления, группировку, управление учетными записями и правами доступа, оперативный доступ к данным. Система должна гарантировать соблюдение требований к информационной безопасности. Кроме того, при организации обмена документами с ОЦО должно выполняться пакетное сканирование файлов с распознаванием и загрузкой в систему и гибкий атрибутивный поиск документов.

В качестве обязательных рассматривались следующие возможности системы:

  • интеграция архива с другими информационными системами компании, а также интеграция с внешними ИС;
  • постоянное увеличение объемов хранимых документов и количества пользователей;
  • создание новых процессов и отчетов без привлечения интегратора;
  • наличие гибкого пользовательского интерфейса в системе (возможность его изменения без дополнительного программирования).

Решение

Проект внедрения системы, стартовавший в апреле 2010 года и завершившийся в мае 2012 года, выполнялся в три этапа.

На первом этапе (апрель-июль 2010г.) была создана система электронного архива, который служит для хранения и передачи документов в ОЦО. Система позволяет производить пакетное сканирование и регистрацию файлов, полнотекстовое распознавание и загрузку в систему первичных финансовых документов. Из действовавшей в Tele2 системы электронного документооборота была проведена миграция данных в новое хранилище и выполнена интеграция со справочником контрагентов.

На втором этапе была выполнена замена прежней СЭД, работавшей на базе IBM Lotus Domino/Notes, на ECM-систему «Логика ECM. Финансовые документы».

«Мы создали систему визирования и авторизации документов, реализовали возможность оповещения сотрудников по электронной почте, - рассказывает директор ECM-практики компании «Логика бизнеса 2.0» Георгий Подбуцкий. – Кроме того, были организованы электронный архив регистрационных форм абонентской службы и электронный архив документов для юридической службы. Замечу, что интеграция в процессы электронного документооборота системы визирования и авторизации документов в первоначальные планы проекта не входила. Однако логика новой бизнес-модели работы с финансовыми документами требовала данного функционала, поэтому было принято решение о расширении проектных планов. Таким образом, решение ABBYY Recognition Server обеспечило автоматизированный ввод данных не только для финансовой, но и для юридической и абонентской служб компании Tele2 Россия. Сегодня система ежемесячно обрабатывает порядка 600 тыс. страниц. В следующем году в компании планируют увеличить этот объем более чем в два раза».

На третьем этапе проекта была проведена гибкая интеграция с финансовой системой компании, разработана система необходимой отчетности. Для удобства работы с бухгалтерскими документами система была доработана: финансовым специалистам компании обеспечена возможность получения информации о статусе платежа, автоматического добавления номера платежного поручения, расширен функционал визирования документов, появился ряд других возможностей.

Критическим фактором успеха проекта в Tele2 Россия считают активную вовлеченность в него бизнес-подразделений. Как и в любом проекте внедрения ИТ-системы, формирующей единое информационное пространство компании, очень важно добиться слаженной командной работы бизнеса и ИТ. Задача ИТ-специалистов – грамотно интегрировать внедряемое решение в ИТ-инфраструктуру компании, чтобы система поддерживала «единую версию правды» и не содержала данных, противоречащих информации в других ИТ-решениях.

«Информация должна вводиться в информационный ресурс один раз и затем плавно кочевать из одной системы в другую, - отмечает руководитель проекта со стороны Tele2 Россия Дмитрий Дворников. - Бизнес-пользователи не должны чувствовать дополнительную нагрузку от работы в таком сложном системном решении, их функции не должны дублироваться в разных ИС. Мы намеренно уделили много внимания взаимосвязи финансовых процессов с бизнес процессами других подразделений компании. И такое позиционирование системы - как инструмента, ориентированного на сильные кросс-функциональные взаимосвязи, - позволило создать по-настоящему работоспособную и эффективную ИТ-систему».


Результат

Созданное решение предполагает, что в каждом филиале ответственный сотрудник (без специального бухгалтерского образования) вносит в систему скан-образы первичных финансовых документов. Специалист центра обработки — централизованной бухгалтерии — получает из системы уже распознанный и атрибутированный документ, проводит его проверку и проводку в бухгалтерской системе.

Внедренная система предоставила широкие возможности для всех категорий сотрудников, работающих с финансовой документацией. Финансовым директорам, главным бухгалтерам и руководителям юридических служб система позволяет кардинально уменьшить вероятность ошибок в управленческом и налоговом учете, снизить риски штрафов за счет формирования полной и детальной картины состояния первичной финансовой документации. Сотрудники управленческих и производственных подразделений обеспечены эффективными инструментами работы благодаря регламентированному доступу ко всем необходимым финансовым документам. В целом, компания обрела возможность существенно снизить затраты на обработку финансовых документов и исключить их потерю.

В результате проекта в компании Tele2 Россия создан инструмент для быстрого обмена бухгалтерскими и финансовыми документами между региональными отделениями и общим центром обслуживания. Внедренная ECM-система рассчитана на одновременную работу не менее 1000 пользователей, способна хранить и обрабатывать до 10 млн документов в год. Система помогает специалистам компании отслеживать статусы документов, позволяет бухгалтерам ОЦО возвращать документы на доработку, менеджерам региональных компаний – контролировать работу сотрудников своих подразделений с первичными документами, своевременно предоставлять требуемую информацию в ОЦО.

Показательно, что в проектный комитет обращаются менеджеры подразделений компании, не связанных с финансовой деятельностью, с предложениями распространить действие системы на бизнес-процессы своих подразделений. Так, маркетологи организовали в системе базу данных маркетинговой активности компании, которая позволяет отслеживать лучшие практики, организовывать обмен знаниями между региональными филиалами. Для руководства компании такая инициатива «с мест» – индикатор того, что система служит не просто хранилищем финансовых документов, но представляет из себя комплексную систему, которую можно развивать дальше.

«Созданное решение – не только система документооборота, оно служит системообразующим каркасом, который поддерживает бизнес-процессы компании, позволяет формировать и оптимизировать информационные потоки и связанные с ними процессы основной деятельности компании, а, следовательно – повысить ее эффективность и конкурентоспособность, - говорит Дмитрий Дворников. - Идеология полной интеграции всех ИТ-решений, которые внедряются в компании, постоянно побуждает нас к тому, чтобы оптимизировать процессы работы с информацией. С этой точки зрения внедренная ECM-система – это не просто оптимальное хранилище документов, но информационный продукт, который позволяет реализовать более серьезные задачи по организации корпоративного информационного пространства, реализовать инновационные подходы к его формированию. Система очень емкая и хорошо масштабируемая, она позволяет достаточно гибко интегрироваться с информационными системами, функционирующими в компании. Совокупный эффект от проектов по созданию единого центра налогового и бухгалтерского учета и внедрения ECM-системы в первую очередь выражается в ускорении бизнес-процессов, связанных с обработкой первичных документов, ускорением циркуляции внутреннего документооборота».

Один из значимых для компании результатов – существенное сокращение численности бухгалтеров на местах, работающих с первичными документами. «Использование внедренной системы позволило сократить трудозатраты сотрудников финансовых подразделений за счет исключения операций, связанных с ручной обработкой и копированием бумажных финансовых документов, а также уменьшить вероятность ошибок в управленческом и налоговом учете, приводящих к применению штрафных санкций со стороны государственных контролирующих органов», - перечисляет результаты проекта Дмитрий Дворников.

«Бизнес-модель Tele2 требует постоянного совершенствования процессов управления. Немаловажную роль здесь играет документооборот. Мы открыли ОЦО (общий центр обслуживания) – единый финансовый центр для всех регионов. Новые решения позволят ускорить и улучшить документооборот как внутри компании, так и во взаимоотношениях с внешними поставщиками и контрагентами». - Инесса Галактионова, коммерческий директор компании «Tele2 Россия».

Предыдущая статья:
Внедрение архива научно-исследовательской документации в Федеральном космическом агентстве РФ

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Электронный архив первичной бухгалтерской документации в ОАО «Новолипецкий металлургический комбинат»



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.