Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
Электронные архивы: теория и практика внедрений

Электронный архив первичной бухгалтерской документации в ОАО «Новолипецкий металлургический комбинат»

Заказчик: ОАО «Новолипецкий металлургический комбинат»
Исполнитель: Корпорация ЭЛАР
Отрасль: Промышленность/Металлургия
Вид электронного архива (тип документации): Электронный архив первичной бухгалтерской документации
Используемые решения: ECM-платформа ЭЛАР САПЕРИОН
ЭЛАР СКАМАКС
Объем внедрения: 150 пользователей
Сроки проекта: Шесть месяцев
Статус проекта: Завершен

О заказчике

Производственная мощность ОАО «НЛМК» составляет около 12,4 миллионов тонн сырой стали ежегодно. В дочернем предприятии компании, отвечающей за ведение бухгалтерского и налогового учета, ООО «НЛМК-Учетный центр» обрабатывается огромное количество первичных бухгалтерских документов.

Цель

Одним из приоритетов компании стала автоматизация процесса поступления электронных копий «первички», управления ею, а также надежного структурированного хранения документов бухгалтерии.

На предприятиях холдинга внедрена бухгалтерская система 1С, однако учетных данных, содержащихся в ней, недостаточно, в том числе, при предоставлении документации во время аудиторских и налоговых проверок, а также для осуществления внутреннего контроля.

Руководством ОАО «НЛМК» было принято решение о создании системы, обеспечивающей доступ к электронным копиям бухгалтерских документов и их просмотр сотрудниками непосредственно из учетной системы.

Решение

При выборе платформы заказчик ориентировался на опыт проектов по внедрению электронного архива первичной бухгалтерской документации в таких крупных компаниях, как ОАО «СУЭК», ТНК-BP, ОАО «ОМК-Аудит». В качестве платформы в этих холдингах использована ECM-система ЭЛАР САПЕРИОН, которая также стала основой для проектного решения по созданию электронного архива, объединяющего документацию из восьми структурных подразделений ОАО «НЛМК».

Работа по внедрению электронного архива началась с экспертизы бумажного массива. После проведенного обследования исполнителем проекта оборудован участок текущего ввода документов – для оцифровки расшитых бухгалтерских документов было выбрано промышленное сканирующее оборудование ЭЛАР СКАМАКС. За шесть месяцев работы участка в систему электронного архива компании было загружено около 80 000 документов.

Исполнитель проекта разработал специальную систему штрихкодирования, с помощью которой осуществляется привязка бухгалтерских документов из электронного архива к учетным данным средствами уникальных идентификаторов.

Одним из важнейших требований к системе электронного архива балы ее интеграция с бухгалтерской системой 1С, действующей в нескольких филиалах предприятия. Интеграция осуществлялась стандартными модулями сопряжения ЭЛАР САПЕРИОН и учетной системы, обеспечивающими необходимую функциональность системы при минимальных затратах на ее доработку.

На сегодняшний день, 150 пользователей 1С, подключенных к электронному архиву, обращаются к документам непосредственно через интерфейс бухгалтерской системы. Специалисты могут просматривать в специальном окне весь комплект связанных с проводкой документов, которые находятся в электронном архиве: электронные образы договора, акта, счета-фактуры, накладной и т.п.

Функциональные возможности системы электронного архива полностью соответствует требованиям, предъявляемым промышленными холдингами к современным решениям по управлению корпоративной информацией: надежное хранение электронных копий бумажных и электронных документов, многопользовательский доступ в соответствии с политикой безопасности, маршрутизацию, формирование отчетов о помещенных в электронный архив бумажных документах.


электронные архивы   Внедренная система электронного архива обеспечила для ОАО «НЛМК» переход на удобную автоматизированную работу при выполнении трудоемких задач подбора документов для камеральных и выездных проверок, а также стала залогом улучшения условий труда бухгалтерских специалистов, повысив скорость их работы и гарантировав достоверность результата.4

Предыдущая статья:
Внедрение архива финансовой и бухгалтерской документации в компании «Tele2 Россия»

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Внедрение архива юридической документации в дистрибьюторской компании



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.