Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
Электронные архивы: теория и практика внедрений

Внедрение архива юридической документации в дистрибьюторской компании

Заказчик: Дистрибьюторская компания, осуществляющая поставку компьютерной техники и комплектующих
Исполнитель: Электронные Офисные Системы (ЭОС)
Отрасль: Ритейл/ дистрибьюция
Вид электронного архива (тип документации): Электронный архив юридической документации
Используемые решения: ABBYY FlexiCapture
платформа eDocLib
Статус проекта: Завершен

Цель

Перевод в электронный вид существующего архива договоров с контрагентами. Основные требования – минимальные сроки реализации проекта, простота использования системы для пользователей, возможность последующей доработки собственными силами.

Решение: взгляд заказчик vs взгляд вендра

С точки зрения разработчика, архив договоров идеально подходит для демонстрации возможностей технологии извлечения данных из неструктурированных документов. В целом для поставленной задачи было порекомендовано комплексное решение для интеллектуального архива, включающее в себе ПО ABBYY FlexiCapture для извлечения данных и платформу eDocLib (разработка компании ЭОС) для организации надежного хранения и наглядного доступа к архивной информации.

Возможности решения позволили обеспечить автоматическое извлечение значимых атрибутов из текстов договоров (наименование контрагентов, даты, спецификации поставки, банковские реквизиты контрагентов), организовать хранение извлеченных данных в реляционной базе данных и их наглядное визуальное представление в соответствии с пожеланиями различных групп пользователей.

Таким образом, значительно сократилось время перевода документов в электронный вид. В целом, предложенное решение полностью удовлетворило запросы заказчиков, однако, в процессе реализации, возник ряд вопросов, решение которых, будет полезно потенциальным заказчикам систем электронных архивов с аналогичными запросами.

1. Необходимо ли при оцифровке бумажных оригиналов распознавание всего текста документа?

С точки зрения заказчика, распознавание всего текста документа было необходимо для обеспечения возможности полнотекстового поиска. На практике, распознавание сканируемых текстов требует времени и трудозатрат, связанных с необходимостью корректировки ошибок, возникающих при автоматическом распознавании.

Важно помнить, что такие документы, как, например, договоры поставки, как правило, содержат определенный набор уникальных данных (контрагенты, предмет договора, сроки). Но значительную часть документов составляют шаблонные тексты, копируемые из документа в документ. В связи с этим заказчику были предложены возможности быстрой адаптации системы для хранения произвольного набора атрибутов документа.

2. Какое число атрибутов необходимо извлекать из договора?

Демонстрация извлечения данных и настройки «на лету» карточки договора под извлекаемые данные расширила требования заказчика. Возникло пожелание извлекать все расширенный набор данных из договора, а заодно расширить рамки проекта и оцифровать не только договоры, но также счета, акты, и все другие бумажные документы. Однако на практике, надежное извлечение данных требует определенного времени на настройку и проверку. Да и перегруженная данными карточка документа не добавляет эффективности при работе с архивом. Поэтому при организации электронного архива имеет смысл заранее определить основные сценарии работы с архивом и найти определенный компромисс между сроками проекта и объемом извлекаемых структурированных данных., что и было сделано в рамках следующего этапа проекта.

3. Как будет осуществляться контроль правильности заполнения данных?

На практике, несмотря на использование наиболее актуальных технологий, автоматическое извлечение и распознавание данных неизбежно ведет к некоторому, пусть и небольшому, числу ошибок. Причем некоторые из них не всегда очевидны и при визуальной проверке оператором. Поэтому чем больше условий корректности данных можно формализовать, тем надежнее будет результат. На следующем этап были расширены возможности по установлению проверки данных.

Реализация такого подхода позволила не только выявить неточности при сканировании, но и ошибки, допущенные в бумажных оригиналах (например, некорректно указанный номер расчетного счета).

Результат

Внедрение подобных комплексных решений позволило значительно повысить эффективность как перевода документов в электронный вид, так и использования архивных данных пользователями.


Предыдущая статья:
Электронный архив первичной бухгалтерской документации в ОАО «Новолипецкий металлургический комбинат»

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Создание электронного архива с системой веб-доступа для Центрального государственного исторического архива Республики Башкортостан (ЦГИА РБ)



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.