Создание электронного архива для проектной организации в компании ЗАО «Центр проектов развития промышленности» (ЦПРП)
Заказчик: | ЗАО «Центр проектов развития промышленности» (ЦПРП) |
Исполнитель: | Компания «Креативные бизнес-технологии» |
Отрасль: | Промышленность, экспорт |
Вид электронного архива (тип документации): | Внедрение архива проектной документации Электронный архив финансово-договорной документации |
Используемые решения: | Система управления бизнесом Электронный офис Креативных бизнес-технологий |
Объем внедрения: | На всех рабочих местах (во всей организации) |
Сроки проекта: | 2010 г. – по настоящее время |
Статус проекта: | В работе (исходя из запросов Заказчика, Исполнитель разрабатывает новые модули для более эффективного функционирования системы) |
О заказчике
ЗАО «Центр проектов развития промышленности» (ЦПРП) было учреждено в Санкт-Петербурге в 1995 году с целью исследования проблем, возникающих при экспорте продукции бывших предприятий ВПК, и разработки проектов содействия экспорту. Базой для создания специализированного предприятия послужил многолетний опыт основных его сотрудников в области экспорта-импорта высоких технологий, полученный ими еще в период существования СССР, а затем и экономических преобразований в России.
Одним из основных направлений деятельности компании стал экспортный контроль. Ее специалисты в частности проводят экспертизу, которая определяет, подпадает ли под запрет передача продукции и технологий двойного назначения иностранным компаниям и организациям.
Условия в компании
Сотрудники «ЦПРП» ежемесячно регистрируют около 4,5 тыс. электронных писем, к которым прилагается суммарно более 16 тысяч документов. Каждый день, в адрес компании поступает порядка 200 регистрируемых входящих сообщений, объем входящих документов составляет в среднем - 800 документов в день. Документы поступают как в бумажном, так и в электронном виде, по e-mail и по факсу. Каждый документ требует рассмотрения, принятия решения об открытии заказа и начала работы по нему. Вся эта масса принятых от клиентов документов анализировалась и рассматривалась поэтапно внутри компании. При этом потеря сообщений, как и задержка обработки заказов, была крайне нежелательна, а, порой - даже недопустима.
Предпосылки внедрения
«ЦПРП» использовал в своей работе информационную систему на платформе «Консультант», которая позволяла регистрировать открытые заказы, контролировать их выполнение при помощи статусов, планировать работу сотрудников и автоматизировала процесс подготовки заключений экспертов. Однако система не удовлетворяла требованиям по организации взаимодействия сотрудников, не обеспечивала ведение электронного архива и электронного документооборота.
Имеющиеся недостатки было решено исправить внедрением системы электронного документооборота DocsVision, но из-за сложности системы, компания не смогла полноценно организовать работу даже с входящими документами.
Требования заказчика
Для «ЦПРП» важно максимально эффективно использовать время основных сотрудников — экспертов, которые работают с документами и образцами продукции, предоставленными клиентами. Им приходилось тратить колоссальное количество времени на поиск заявок и документов. Иногда сообщения с приложенными к ним документами терялись и приходилось просить заказчика прислать их повторно. Поэтому было очень важно создать такой электронный архив, который позволил бы не только регистрировать и хранить большое количество различной документации, но и обеспечивал одновременный доступ к имеющимся документам нескольких сотрудников, а также предлагал несколько вариантов удобного поиска документов по разным параметрам.
Решение: этапы работы
Использование Электронного офиса позволило в короткие сроки организовать эффективную работу с входящими документами за счет автоматизации распознавания отправителя сообщений e-mail и факсов.
На первом этапе был обеспечен контроль принятия решений по входящим документам, организована работа с заказами. Теперь карточка заказа не только отражает информацию и текущее состояние заказа, но и содержит все связанные с ним документы, задачи, переписку - это значительно сокращает время получения необходимой информации. Ввод в строй централизованных справочников Контрагентов, Договоров, контактных лиц контрагентов, заказов также обеспечил быстрый поиск необходимой информации.
Далее был создан электронный архив документов, автоматизирована процедура заказа дел в архиве и контроль их возврата.
Для минимизации затрат ЦПРП было предложено воспользоваться облачным решением, которое позволило начать работу с системой, не тратя время на ее внедрение. Обучение сотрудников практически не проводилось, так как принципы работы с документами остались прежними.
Впоследствии был выполнен перенос информации на сервер заказчика в течение 2 дней, при этом работа организации не прерывалась.
Результаты проекта
Благодаря автоматизации распознавания отправителя сообщений e-mail или факсов и простоте загрузки в систему документации вдовое сократилось количество сотрудников, занимающихся регистрацией входящих документов. Исключились потери данных. Улучшилось качество обслуживания клиентов и скорость принятия решения менеджерами компании.
Комментарий: Опыт работы с системой позволяет выделить следующие ее преимущества.
В целом, мы довольны работой системы и очень рады, что есть возможность ее доработки, так что в процессе работы мы можем учитывать какие-то особенности именно нашей организации и подстраивать под них систему. |
Предыдущая статья: Создание электронного архива с системой веб-доступа для Центрального государственного исторического архива Республики Башкортостан (ЦГИА РБ) |
Скачайте обзор бесплатно! |