Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng
Электронные архивы: теория и практика внедрений

Создание электронного архива для проектной организации в компании ЗАО «Центр проектов развития промышленности» (ЦПРП)

Заказчик: ЗАО «Центр проектов развития промышленности» (ЦПРП)
Исполнитель: Компания «Креативные бизнес-технологии»
Отрасль: Промышленность, экспорт
Вид электронного архива (тип документации): Внедрение архива проектной документации
Электронный архив финансово-договорной документации
Используемые решения: Система управления бизнесом Электронный офис Креативных бизнес-технологий
Объем внедрения: На всех рабочих местах (во всей организации)
Сроки проекта: 2010 г. – по настоящее время
Статус проекта: В работе (исходя из запросов Заказчика, Исполнитель разрабатывает новые модули для более эффективного функционирования системы)

О заказчике

ЗАО «Центр проектов развития промышленности» (ЦПРП) было учреждено в Санкт-Петербурге в 1995 году с целью исследования проблем, возникающих при экспорте продукции бывших предприятий ВПК, и разработки проектов содействия экспорту. Базой для создания специализированного предприятия послужил многолетний опыт основных его сотрудников в области экспорта-импорта высоких технологий, полученный ими еще в период существования СССР, а затем и экономических преобразований в России.

Одним из основных направлений деятельности компании стал экспортный контроль. Ее специалисты в частности проводят экспертизу, которая определяет, подпадает ли под запрет передача продукции и технологий двойного назначения иностранным компаниям и организациям.

Условия в компании

Сотрудники «ЦПРП» ежемесячно регистрируют около 4,5 тыс. электронных писем, к которым прилагается суммарно более 16 тысяч документов. Каждый день, в адрес компании поступает порядка 200 регистрируемых входящих сообщений, объем входящих документов составляет в среднем - 800 документов в день. Документы поступают как в бумажном, так и в электронном виде, по e-mail и по факсу. Каждый документ требует рассмотрения, принятия решения об открытии заказа и начала работы по нему. Вся эта масса принятых от клиентов документов анализировалась и рассматривалась поэтапно внутри компании. При этом потеря сообщений, как и задержка обработки заказов, была крайне нежелательна, а, порой - даже недопустима.

Предпосылки внедрения

«ЦПРП» использовал в своей работе информационную систему на платформе «Консультант», которая позволяла регистрировать открытые заказы, контролировать их выполнение при помощи статусов, планировать работу сотрудников и автоматизировала процесс подготовки заключений экспертов. Однако система не удовлетворяла требованиям по организации взаимодействия сотрудников, не обеспечивала ведение электронного архива и электронного документооборота.

Имеющиеся недостатки было решено исправить внедрением системы электронного документооборота DocsVision, но из-за сложности системы, компания не смогла полноценно организовать работу даже с входящими документами.

Требования заказчика

Для «ЦПРП» важно максимально эффективно использовать время основных сотрудников — экспертов, которые работают с документами и образцами продукции, предоставленными клиентами. Им приходилось тратить колоссальное количество времени на поиск заявок и документов. Иногда сообщения с приложенными к ним документами терялись и приходилось просить заказчика прислать их повторно. Поэтому было очень важно создать такой электронный архив, который позволил бы не только регистрировать и хранить большое количество различной документации, но и обеспечивал одновременный доступ к имеющимся документам нескольких сотрудников, а также предлагал несколько вариантов удобного поиска документов по разным параметрам.

Решение: этапы работы

Использование Электронного офиса позволило в короткие сроки организовать эффективную работу с входящими документами за счет автоматизации распознавания отправителя сообщений e-mail и факсов.

На первом этапе был обеспечен контроль принятия решений по входящим документам, организована работа с заказами. Теперь карточка заказа не только отражает информацию и текущее состояние заказа, но и содержит все связанные с ним документы, задачи, переписку - это значительно сокращает время получения необходимой информации. Ввод в строй централизованных справочников Контрагентов, Договоров, контактных лиц контрагентов, заказов также обеспечил быстрый поиск необходимой информации.

Далее был создан электронный архив документов, автоматизирована процедура заказа дел в архиве и контроль их возврата.

Для минимизации затрат ЦПРП было предложено воспользоваться облачным решением, которое позволило начать работу с системой, не тратя время на ее внедрение. Обучение сотрудников практически не проводилось, так как принципы работы с документами остались прежними.

Впоследствии был выполнен перенос информации на сервер заказчика в течение 2 дней, при этом работа организации не прерывалась.

Результаты проекта

Благодаря автоматизации распознавания отправителя сообщений e-mail или факсов и простоте загрузки в систему документации вдовое сократилось количество сотрудников, занимающихся регистрацией входящих документов. Исключились потери данных. Улучшилось качество обслуживания клиентов и скорость принятия решения менеджерами компании.


Комментарий:

Опыт работы с системой позволяет выделить следующие ее преимущества.

  • Возможность хранить большое количество документации в электронном архиве. Все данные удобно структурированы, не надо тратить время на их поиск. Для нас данная функция очень важна данная, так как мы используем большие объемы технической документации.
  • Система не перегружена функциями и понятна для пользователей различного уровня опытности, нет необходимости тратить деньги на обучение персонала. Это особенно важно для компаний, которые не могут позволить себе лишних расходов.
  • Система доступна в любой точке мира, и позволяет работать всем сотрудникам в едином информационном пространстве. Эта функция особенно полезна для тех компаний, чьи сотрудники часто бывают в командировке.
  • В базе клиентов системы можно фиксировать все этапы общения и переговоров. Это очень удобно, если с клиентом ведется долгосрочный проект.

В целом, мы довольны работой системы и очень рады, что есть возможность ее доработки, так что в процессе работы мы можем учитывать какие-то особенности именно нашей организации и подстраивать под них систему.


Предыдущая статья:
Создание электронного архива с системой веб-доступа для Центрального государственного исторического архива Республики Башкортостан (ЦГИА РБ)

Скачайте обзор бесплатно!



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.