Создание электронного архива для проектной организации в компании ЗАО «Центр проектов развития промышленности» (ЦПРП)

О заказчике

ЗАО «Центр проектов развития промышленности» (ЦПРП) было учреждено в Санкт-Петербурге в 1995 году с целью исследования проблем, возникающих при экспорте продукции бывших предприятий ВПК, и разработки проектов содействия экспорту. Базой для создания специализированного предприятия послужил многолетний опыт основных его сотрудников в области экспорта-импорта высоких технологий, полученный ими еще в период существования СССР, а затем и экономических преобразований в России.

Одним из основных направлений деятельности компании стал экспортный контроль. Ее специалисты в частности проводят экспертизу, которая определяет, подпадает ли под запрет передача продукции и технологий двойного назначения иностранным компаниям и организациям.

Условия в компании

Сотрудники «ЦПРП» ежемесячно регистрируют около 4,5 тыс. электронных писем, к которым прилагается суммарно более 16 тысяч документов. Каждый день, в адрес компании поступает порядка 200 регистрируемых входящих сообщений, объем входящих документов составляет в среднем - 800 документов в день. Документы поступают как в бумажном, так и в электронном виде, по e-mail и по факсу. Каждый документ требует рассмотрения, принятия решения об открытии заказа и начала работы по нему. Вся эта масса принятых от клиентов документов анализировалась и рассматривалась поэтапно внутри компании. При этом потеря сообщений, как и задержка обработки заказов, была крайне нежелательна, а, порой - даже недопустима.

Предпосылки внедрения

«ЦПРП» использовал в своей работе информационную систему на платформе «Консультант», которая позволяла регистрировать открытые заказы, контролировать их выполнение при помощи статусов, планировать работу сотрудников и автоматизировала процесс подготовки заключений экспертов. Однако система не удовлетворяла требованиям по организации взаимодействия сотрудников, не обеспечивала ведение электронного архива и электронного документооборота.

Имеющиеся недостатки было решено исправить внедрением системы электронного документооборота DocsVision, но из-за сложности системы, компания не смогла полноценно организовать работу даже с входящими документами.

Требования заказчика

Для «ЦПРП» важно максимально эффективно использовать время основных сотрудников — экспертов, которые работают с документами и образцами продукции, предоставленными клиентами. Им приходилось тратить колоссальное количество времени на поиск заявок и документов. Иногда сообщения с приложенными к ним документами терялись и приходилось просить заказчика прислать их повторно. Поэтому было очень важно создать такой электронный архив, который позволил бы не только регистрировать и хранить большое количество различной документации, но и обеспечивал одновременный доступ к имеющимся документам нескольких сотрудников, а также предлагал несколько вариантов удобного поиска документов по разным параметрам.

Решение: этапы работы

Использование Электронного офиса позволило в короткие сроки организовать эффективную работу с входящими документами за счет автоматизации распознавания отправителя сообщений e-mail и факсов.

На первом этапе был обеспечен контроль принятия решений по входящим документам, организована работа с заказами. Теперь карточка заказа не только отражает информацию и текущее состояние заказа, но и содержит все связанные с ним документы, задачи, переписку - это значительно сокращает время получения необходимой информации. Ввод в строй централизованных справочников Контрагентов, Договоров, контактных лиц контрагентов, заказов также обеспечил быстрый поиск необходимой информации.

Далее был создан электронный архив документов, автоматизирована процедура заказа дел в архиве и контроль их возврата.

Для минимизации затрат ЦПРП было предложено воспользоваться облачным решением, которое позволило начать работу с системой, не тратя время на ее внедрение. Обучение сотрудников практически не проводилось, так как принципы работы с документами остались прежними.

Впоследствии был выполнен перенос информации на сервер заказчика в течение 2 дней, при этом работа организации не прерывалась.

Результаты проекта

Благодаря автоматизации распознавания отправителя сообщений e-mail или факсов и простоте загрузки в систему документации вдовое сократилось количество сотрудников, занимающихся регистрацией входящих документов. Исключились потери данных. Улучшилось качество обслуживания клиентов и скорость принятия решения менеджерами компании.