Актуальные требования к поиску данных: какие задачи должен решать корпоративный поиск в рамках ECM-системы?

Оптимальная «формула находимости», которую выводят эксперты на основе актуальных запросов заказчиков, общее требование к корпоративному поиску – это возможность реализовывать сложные поисковые запросы, адаптируемые для каждого сотрудника и к его роли в процессе, возможности наглядного представления результатов, соблюдение правил доступа и, при этом минимальное время выполнения запросов (с учетом перспектив увеличения объемов на ближайшие несколько лет).
Чтобы добиться этого, в список требований к поиску необходимо включать следующие:

• обеспечение быстродействия системы;
• автоматическое извлечение атрибутов;
• поддержка роста объемов информации, хранимой в компании или важной для принятия решений;
• поддержка роста количества пользователей системы;
• возможность разграничения прав доступа к данным;
• соблюдение политик безопасности;
• возможность обмена данными с различными системами аналитической обработки;
• организация поиска с привязкой к конкретным бизнес-процессам;
• возможность усложнения сценариев поиска.

Александр Костюченко,
руководитель группы Pre-Sale & Consulting, ABBYY

От размера организации зависит количество информации, с которым каждый день взаимодействуют её сотрудники. Для эффективного поиска информации на предприятии внедряются поисковые системы, решающие задачи разных уровней. Самая простая задача – поиск по ключевым словам. Этот функционал должен быть реализован в любой ECM-системе. Но, чем больше компания, тем больше документов приходится обрабатывать. Усложняется иерархическая структура, возникает необходимость объединить несколько хранилищ и искать уже по ним, появляется территориально-распределённая система. В крупной компании организационная структура непроста, поэтому возникают задачи разделения права доступа при работе с поисковой системой: кто-то должен иметь возможность находить и просматривать конкретные документы, а кто-то нет. Подробнее...

Сергей Полтев,
руководитель направления современных ECM-решений компании ЭОС

Наиболее очевидная задача систем поиска – получение требуемых данных за разумное время ожидания и представление результатов поиска в удобном для последующей обработки виде. Эту задачу условно можно разделить на две – достаточное быстродействие системы и предоставление гибко-настраиваемых возможностей поиска, как по содержимому хранимых файлов, так и по любому набору его атрибутов. Для повышения эффективности поиска могут использоваться не только явно обозначенные атрибуты документа, но и такие данные как, например, дата последнего изменения, дата и автор последних изменений и т.п. К примеру, в основных наших продуктах предусмотрена возможность использования порядка 170 таких дополнительных параметров. Подробнее...

Константин Чермак,
руководитель направления развития ключевых заказчиков DIRECTUM

Принимая во внимание запросы крупных заказчиков, можно выделить несколько потребностей, касающихся облегчения поиска. Стандартных возможностей поиска порой не хватает, когда ECM-система разрастается настолько, что охватывает десятки удаленных филиалов или иных крупных структурных единиц, являющихся по факту самостоятельными (к примеру, органы управления в структуре Правительства). Представители разных независимых подразделений заносят в систему контент, который может пересекаться и даже дублироваться. Часто права доступа к документу выдаются всем пользователям. В этом случае в результатах поиска, проведенного конкретным пользователем, оказывается избыточное количество документов, релевантных запросу, но в большинстве вообще ему не нужных, занесенных в систему представителями чужих подразделений. Поэтому заказчики хотят, чтобы ECM-система, выдавая поисковые результаты, учитывала «релевантность по подразделениям». Подробнее...