Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Проект внедрения СЭД для упрощения документооборота

Заказчик: ЗАО «Новомет-Пермь»
Исполнитель: ЗАО «ИВС»
Отрасль: Промышленность
Задача для оптимизации находимости данных: Сокращение времени поиска документов за счет выстраивания процессов работы с договорами и корреспонденцией.
Используемые решения: DIRECTUM

Цель:

Упростить работу с большим потоком корреспонденции, выстроить процессы управления договорами и совещаниями, в соответствии с принятыми стандартами компании – эти задачи стали ключевыми в проекте внедрения СЭД DIRECTUM в «Новомет-Пермь». В результате, уменьшилось количество бумажных документов на 70%, уровень исполнительской дисциплины вырос на 40%, время поиска документов сократилось в 6 раз.

Заказчик:

ЗАО «Новомет-Пермь» – один из крупнейших в России производителей нефтепогружного оборудования. Компания ведет собственную конструкторскую разработку оборудования, и имеет ряд международных патентов на изобретения. Основными потребителями продукции предприятия являются «ТНК», «Лукойл», «Сибнефть», «Роснефть», «Сургутнефтегаз».

Размер бизнеса/внедрения:

В компании работают более 3000 человек. В ходе проекта автоматизирована работа 350 сотрудников основного состава компании «Новомет-Пермь» и сервисного подразделения («Новомет-Сервис»).

Отрасль:

Промышленность.

Исполнитель:

Авторизованный партнер компании DIRECTUM – ЗАО «ИВС».

Задачи:

В рамках проекта было сформировано несколько главных задач:

  • перевод документооборота в электронный вид;
  • ускорение процесса согласования документов;
  • повышение эффективности исполнения решений;
  • снижение рисков случайных утечек информации;
  • минимизация потерь документов.
Кроме основных задач необходимо было облегчить процесс поиска документов. Поиск необходимого документа занимал достаточно много времени, это приводило к несвоевременному решению деловых задач.

Требования:

В компании полностью выстроены внутренние бизнес-процессы, однако, для повышения их эффективности руководство «Новомет-Пермь» приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. СЭД должна была упростить документооборот, облегчить поиск нужного документа, ускорить процесс согласования документов, наладить контроль исполнения.
Для выбора СЭД было разработано техническое задание. Главными требованиями стали:

  • возможность одновременной работы нескольких пользователей с одним документом,
  • создание типовых и произвольных маршрутов согласования документов,
  • ограничение и разграничение прав доступа различных пользователей,
  • фиксация и хранение истории документов, полнотекстовый поиск,
  • использование типовых форм и шаблонов документов,
  • интеграция с 1С и MS Office и другими системами.
Кроме этих требований, необходимо было реализовать возможность параллельного согласования и внесения изменений в документ.
Проанализировав предложения от DIRECTUM, DocsVision, Евфрат, FlowPoint, предпочтение было отдано ЕСМ-системе DIRECTUM. По итогам выбора рабочая группа, в которую вошли представители канцелярии, юридического отдела, программисты, специалисты по договорной работе сформировали окончательное техническое задание.

Сроки проекта

Проект стартовал в марте 2012 года. Промышленная эксплуатация системы началась в апреле 2013 года.

Решение:

В соответствии с действующим в компании стандартом предприятия «Управление организационной, распорядительной и информационной документацией» были разработаны маршруты согласования проектов приказов и распоряжений, проектов исходящих писем, рассмотрения входящей корреспонденции, отправка поручений, оформление командировок, а также отчеты: «Информация на согласование», «Реестр почты за период», «Печать конверта», «Результат ознакомления с Приказом/Распоряжением» и другие.
Маршруты согласования договоров, как поступивших от контрагентов, так и подготовленных внутри компании были разработаны в соответствии с действующим в компании Положением о порядке согласования договоров. Помимо этого была произведена интеграция бизнес-решений «Управление совещаниями и заседаниями» с «Управление договорами». В процессе согласования договора сотрудник юридического отдела отправляет его на одобрение советом директоров, если это необходимо. Автоматически этот вопрос включается в повестку заседания. В зависимости от принятого на совещании решения договор или подписывается, или отклоняется. На основании Положения о совете директоров и Положения о порядке подготовки материалов к заседаниям совета директоров автоматизирован процесс проведения корпоративных процедур, формируются отчеты: «Корпоративные процедуры», «Отчет СД общий»

Результат:

Внедрение DIRECTUM позволило существенно повысить эффективность бизнес-процессов компании «Новомет-Пермь». В дальнейших планах компании – развитие функционала системы и автоматизация специфических бизнес-процессов.

В дальнейших планах компании - развитие функционала системы и автоматизация специфических бизнес процессов.


Комментарий:

Теплых Юлия Анатольевна , начальник юридического отдела, руководитель проекта «Новомет-Пермь»

«В настоящий момент в системе работает около 350 пользователей, включая сотрудников всех отделов, задействованных в процессе документооборота, таких как канцелярия, договорной отдел, юридический отдел, бухгалтерия, финансовый отдел, служба качества, отдел организационного развития и т.д., включая руководство компании. В результате внедрения системы DIRECTUM уменьшилось количество бумажных документов на 70%, уровень исполнительской дисциплины вырос на 40%, время поиска документов сократилось в 6 раз».


Предыдущая статья:
Проект внедрения СЭД для автоматизации бизнес-процессов

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Проект создания автоматизированной системы управления закупками.



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.