Проект создания автоматизированной системы управления закупками.
Заказчик: | ОАО «Ленэнерго» |
Исполнитель: | Conteq (ООО «Контек») |
Отрасль: | Энергетика |
Задача для оптимизации находимости данных: | Внедрение полнотекстового и атрибутивного поиска с возможностью анализа данных. |
Используемые решения: | Microsoft SharePoint Server 2010 Система управления документами и бизнес-процессами DocSpace Система хранения неструктурированной информацией Saperion |
Сроки проекта: | Октябрь, 2012 — Ноябрь, 2013 |
Статус проекта: | Промышленная эксплуатация |
Цель:
Внедрение автоматизированной системы управления закупками за счет автоматизации рутинных операций, контроля исполнительской дисциплины и частичного реинжиниринга процессов.
Заказчик:
ОАО «Ленэнерго» – одна из крупнейших распределительных сетевых компаний страны, основными функциями которой являются передача электрической энергии, а также присоединение потребителей к электрическим сетям на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области. Приоритеты компании - совершенствование корпоративного управления, привлечение масштабных инвестиций в строительство и реконструкцию электросетевых объектов для обеспечения опережающего развития энергетического комплекса по отношению к экономическому росту, надежное энергоснабжение Санкт-Петербурга и Ленинградской области.
Использованное ПО:
- Microsoft SharePoint Server 2010
- Система управления документами и бизнес-процессами DocSpace
- Система хранения неструктурированной информацией Saperion
Описание проекта
Проект по автоматизации управления закупками направлен на повышение эффективности организации за счет приобретения необходимых материально-технических ресурсов и услуг установленного качества, требуемого количества, в нужное время, в нужное место и с наименьшими затратами. Оперативный поиск нужной информации является неотъемлемой задачей проекта автоматизации. Кроме стандартных механизмов поиска организованного контента по различным метаданным, система предусматривает и косвенный поиск через аналитические данные. Такой поиск экстремальных значений показателей позволяет своевременно найти некорректные данные, детально рассмотреть механизм их появления и принять нужные меры для исправления возникшей ситуации.
Проект подразделялся на следующие этапы:
- Обследование бизнес-процессов, проектирование и разработка системы.
- Обучение пользователей и администраторов.
- Развертывание системы и тиражирование на все подразделения.
В рамках реализации и внедрения Автоматизированной системы управления закупками были автоматизированы основные этапы закупочной деятельности:
- Формирование и согласование годовой комплексной программы закупок (ГКПЗ);
- Проведение закупочной процедуры;
- Определение победителя;
- Отправка сведений о победителе для заключения договора;
- Исполнение поручений;
- Регламентированные отчеты по исполнению ГКПЗ;
Реализованы важные функции мониторинга, в том числе:
- Мониторинг исполнения ГКПЗ;
- Мониторинг исполнения поручений с возможностью самостоятельного построения отчетных форм пользователями;
- Мониторинг производительности системы.
Система включает автоматизацию основных задач документооборота на базе решения DocSpace: процессов создания, обработки, хранения и доставки документов любых форматов и типов. В результате выполнения проекта достигнута поставленная цель - существенно возросла эффективность закупочной деятельности ОАО "Ленэнерго" за счет использования информационных технологий и средств электронного документооборота.
Результат
Внедрение автоматизированной системы управления закупками позволило:
- Ускорить процесс разработки и согласования/утверждения закупочной документации;
- Контролировать соблюдение установленных регламентов обработки документов;
- Повысить уровень исполнительской дисциплины;
- Снизить объем хранимых бумажных копий документов;
- Организовать статистический анализ процессов и оперативного вносить изменения по результатам анализа.
- Организовать контекстный поиск по различным параметрам, как по данным системы, так и в рамках архивного хранилища;
- Обеспечить быстрый доступ к необходимым документам по всем закупкам при помощи атрибутивного и полнотекстового поиска по документам.
Уникальность проекта
Данный проект стал первым в отечественной электроэнергетике комплексным портальным решением по управлению конкурсными процедурами.
- Проект охватил все структурные подразделения, процессы управления закупками охватывают все виды деятельности предприятия, к системе подключены все территориально распределенные подразделения компании;
- Высокая скорость запуска системы в промышленную эксплуатацию – за счет применения готового решения для автоматизации бизнес-процессов DocSpace система была внедрена в промышленную эксплуатацию через три месяца после старта проекта и развивалась в ходе эксплуатации;
- Создан полноценный BI инструмент для статистического и on-line анализа состояния процессов, выявления слабых мест в бизнес-процессах и в исполнительской дисциплине. Система позволяет проводить реинжиниринг автоматизированных бизнес-процессов в замкнутом цикле, накапливая статистику по процессу и проводя изменения его параметров.
- Внедрена концепция оценки производительности системы, используя положения методики APDEX (Application Performance Index – Индекс производительности информационных систем), в соответствии с которой производительность системы оценивается с точки зрения субъективного восприятия пользователями процесса работы с ней. Внедрение данной технологии позволяет отслеживать состояние системы по набору комплексных показателей, которые включают в себя взаимоувязанные натуральные технические показатели производительности отдельных компонент.
Работу автоматизированной системы управления закупками в течение нескольких месяцев оценивали ведущие эксперты в области информационных технологий. В феврале 2014 года разработка признана лучшим российским IT-проектом 2013 года в категории BPM (Управление эффективностью бизнеса).
Рекомендации по итогам внедрения
- Развитие системы для увеличения доли автоматизированных операций: от формирования комплекта закупочной документации до автоматического выбора победителя торгов и формирования договора для подписания.
- Автоматизированная система управления закупками рекомендована для применения на других предприятиях отрасли.
Комментарий: Юрий Цветков - директор по информационным технологиям ОАО «Ленэнерго» «Система позволяет сделать достаточно сложный процесс организации закупок прозрачным и понятным для всех участников – инициаторов закупки, сотрудников, отвечающих за организацию и проведение конкурсных процедур, юристов, финансистов», - отметил директор по информационным технологиям ОАО «Ленэнерго» |
Предыдущая статья: Проект внедрения СЭД для упрощения документооборота |
Скачайте обзор бесплатно! |
Следующая статья: Внедрение веб-ориентированной системы управления электронными документами |