Проект создания автоматизированной системы управления закупками.

Цель:

Внедрение автоматизированной системы управления закупками за счет автоматизации рутинных операций, контроля исполнительской дисциплины и частичного реинжиниринга процессов.

Заказчик:

ОАО «Ленэнерго» – одна из крупнейших распределительных сетевых компаний страны, основными функциями которой являются передача электрической энергии, а также присоединение потребителей к электрическим сетям на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области. Приоритеты компании - совершенствование корпоративного управления, привлечение масштабных инвестиций в строительство и реконструкцию электросетевых объектов для обеспечения опережающего развития энергетического комплекса по отношению к экономическому росту, надежное энергоснабжение Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Использованное ПО:

• Microsoft SharePoint Server 2010
• Система управления документами и бизнес-процессами DocSpace
• Система хранения неструктурированной информацией Saperion

Описание проекта

Проект по автоматизации управления закупками направлен на повышение эффективности организации за счет приобретения необходимых материально-технических ресурсов и услуг установленного качества, требуемого количества, в нужное время, в нужное место и с наименьшими затратами. Оперативный поиск нужной информации является неотъемлемой задачей проекта автоматизации. Кроме стандартных механизмов поиска организованного контента по различным метаданным, система предусматривает и косвенный поиск через аналитические данные. Такой поиск экстремальных значений показателей позволяет своевременно найти некорректные данные, детально рассмотреть механизм их появления и принять нужные меры для исправления возникшей ситуации.

Проект подразделялся на следующие этапы:

• Обследование бизнес-процессов, проектирование и разработка системы.
• Обучение пользователей и администраторов.
• Развертывание системы и тиражирование на все подразделения.

В рамках реализации и внедрения Автоматизированной системы управления закупками были автоматизированы основные этапы закупочной деятельности:

• Формирование и согласование годовой комплексной программы закупок (ГКПЗ);
• Проведение закупочной процедуры;
• Определение победителя;
• Отправка сведений о победителе для заключения договора;
• Исполнение поручений;
• Регламентированные отчеты по исполнению ГКПЗ;

Реализованы важные функции мониторинга, в том числе:

• Мониторинг исполнения ГКПЗ;
• Мониторинг исполнения поручений с возможностью самостоятельного построения отчетных форм пользователями;
• Мониторинг производительности системы.

Система включает автоматизацию основных задач документооборота на базе решения DocSpace: процессов создания, обработки, хранения и доставки документов любых форматов и типов. В результате выполнения проекта достигнута поставленная цель - существенно возросла эффективность закупочной деятельности ОАО "Ленэнерго" за счет использования информационных технологий и средств электронного документооборота.

Результат

Внедрение автоматизированной системы управления закупками позволило:

• Ускорить процесс разработки и согласования/утверждения закупочной документации;
• Контролировать соблюдение установленных регламентов обработки документов;
• Повысить уровень исполнительской дисциплины;
• Снизить объем хранимых бумажных копий документов;
• Организовать статистический анализ процессов и оперативного вносить изменения по результатам анализа.
• Организовать контекстный поиск по различным параметрам, как по данным системы, так и в рамках архивного хранилища;
• Обеспечить быстрый доступ к необходимым документам по всем закупкам при помощи атрибутивного и полнотекстового поиска по документам.

Уникальность проекта

Данный проект стал первым в отечественной электроэнергетике комплексным портальным решением по управлению конкурсными процедурами.

• Проект охватил все структурные подразделения, процессы управления закупками охватывают все виды деятельности предприятия, к системе подключены все территориально распределенные подразделения компании;
• Высокая скорость запуска системы в промышленную эксплуатацию – за счет применения готового решения для автоматизации бизнес-процессов DocSpace система была внедрена в промышленную эксплуатацию через три месяца после старта проекта и развивалась в ходе эксплуатации;
• Создан полноценный BI инструмент для статистического и on-line анализа состояния процессов, выявления слабых мест в бизнес-процессах и в исполнительской дисциплине. Система позволяет проводить реинжиниринг автоматизированных бизнес-процессов в замкнутом цикле, накапливая статистику по процессу и проводя изменения его параметров.
• Внедрена концепция оценки производительности системы, используя положения методики APDEX (Application Performance Index – Индекс производительности информационных систем), в соответствии с которой производительность системы оценивается с точки зрения субъективного восприятия пользователями процесса работы с ней. Внедрение данной технологии позволяет отслеживать состояние системы по набору комплексных показателей, которые включают в себя взаимоувязанные натуральные технические показатели производительности отдельных компонент.

Работу автоматизированной системы управления закупками в течение нескольких месяцев оценивали ведущие эксперты в области информационных технологий. В феврале 2014 года разработка признана лучшим российским IT-проектом 2013 года в категории BPM (Управление эффективностью бизнеса).

Рекомендации по итогам внедрения

• Развитие системы для увеличения доли автоматизированных операций: от формирования комплекта закупочной документации до автоматического выбора победителя торгов и формирования договора для подписания.
• Автоматизированная система управления закупками рекомендована для применения на других предприятиях отрасли.