Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Проект создания автоматизированной системы управления закупками.

Заказчик: ОАО «Ленэнерго»
Исполнитель: Conteq (ООО «Контек»)
Отрасль: Энергетика
Задача для оптимизации находимости данных: Внедрение полнотекстового и атрибутивного поиска с возможностью анализа данных.
Используемые решения: Microsoft SharePoint Server 2010
Система управления документами и бизнес-процессами DocSpace
Система хранения неструктурированной информацией Saperion
Сроки проекта: Октябрь, 2012 — Ноябрь, 2013
Статус проекта: Промышленная эксплуатация

Цель:

Внедрение автоматизированной системы управления закупками за счет автоматизации рутинных операций, контроля исполнительской дисциплины и частичного реинжиниринга процессов.

Заказчик:

ОАО «Ленэнерго» – одна из крупнейших распределительных сетевых компаний страны, основными функциями которой являются передача электрической энергии, а также присоединение потребителей к электрическим сетям на территории Санкт-Петербурга и Ленинградской области. Приоритеты компании - совершенствование корпоративного управления, привлечение масштабных инвестиций в строительство и реконструкцию электросетевых объектов для обеспечения опережающего развития энергетического комплекса по отношению к экономическому росту, надежное энергоснабжение Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

Использованное ПО:

  • Microsoft SharePoint Server 2010
  • Система управления документами и бизнес-процессами DocSpace
  • Система хранения неструктурированной информацией Saperion

Описание проекта

Проект по автоматизации управления закупками направлен на повышение эффективности организации за счет приобретения необходимых материально-технических ресурсов и услуг установленного качества, требуемого количества, в нужное время, в нужное место и с наименьшими затратами. Оперативный поиск нужной информации является неотъемлемой задачей проекта автоматизации. Кроме стандартных механизмов поиска организованного контента по различным метаданным, система предусматривает и косвенный поиск через аналитические данные. Такой поиск экстремальных значений показателей позволяет своевременно найти некорректные данные, детально рассмотреть механизм их появления и принять нужные меры для исправления возникшей ситуации.

Проект подразделялся на следующие этапы:

  • Обследование бизнес-процессов, проектирование и разработка системы.
  • Обучение пользователей и администраторов.
  • Развертывание системы и тиражирование на все подразделения.

В рамках реализации и внедрения Автоматизированной системы управления закупками были автоматизированы основные этапы закупочной деятельности:

  • Формирование и согласование годовой комплексной программы закупок (ГКПЗ);
  • Проведение закупочной процедуры;
  • Определение победителя;
  • Отправка сведений о победителе для заключения договора;
  • Исполнение поручений;
  • Регламентированные отчеты по исполнению ГКПЗ;

Реализованы важные функции мониторинга, в том числе:

  • Мониторинг исполнения ГКПЗ;
  • Мониторинг исполнения поручений с возможностью самостоятельного построения отчетных форм пользователями;
  • Мониторинг производительности системы.

Система включает автоматизацию основных задач документооборота на базе решения DocSpace: процессов создания, обработки, хранения и доставки документов любых форматов и типов. В результате выполнения проекта достигнута поставленная цель - существенно возросла эффективность закупочной деятельности ОАО "Ленэнерго" за счет использования информационных технологий и средств электронного документооборота.

Результат

Внедрение автоматизированной системы управления закупками позволило:

  • Ускорить процесс разработки и согласования/утверждения закупочной документации;
  • Контролировать соблюдение установленных регламентов обработки документов;
  • Повысить уровень исполнительской дисциплины;
  • Снизить объем хранимых бумажных копий документов;
  • Организовать статистический анализ процессов и оперативного вносить изменения по результатам анализа.
  • Организовать контекстный поиск по различным параметрам, как по данным системы, так и в рамках архивного хранилища;
  • Обеспечить быстрый доступ к необходимым документам по всем закупкам при помощи атрибутивного и полнотекстового поиска по документам.

Уникальность проекта

Данный проект стал первым в отечественной электроэнергетике комплексным портальным решением по управлению конкурсными процедурами.

  • Проект охватил все структурные подразделения, процессы управления закупками охватывают все виды деятельности предприятия, к системе подключены все территориально распределенные подразделения компании;
  • Высокая скорость запуска системы в промышленную эксплуатацию – за счет применения готового решения для автоматизации бизнес-процессов DocSpace система была внедрена в промышленную эксплуатацию через три месяца после старта проекта и развивалась в ходе эксплуатации;
  • Создан полноценный BI инструмент для статистического и on-line анализа состояния процессов, выявления слабых мест в бизнес-процессах и в исполнительской дисциплине. Система позволяет проводить реинжиниринг автоматизированных бизнес-процессов в замкнутом цикле, накапливая статистику по процессу и проводя изменения его параметров.
  • Внедрена концепция оценки производительности системы, используя положения методики APDEX (Application Performance Index – Индекс производительности информационных систем), в соответствии с которой производительность системы оценивается с точки зрения субъективного восприятия пользователями процесса работы с ней. Внедрение данной технологии позволяет отслеживать состояние системы по набору комплексных показателей, которые включают в себя взаимоувязанные натуральные технические показатели производительности отдельных компонент.

Работу автоматизированной системы управления закупками в течение нескольких месяцев оценивали ведущие эксперты в области информационных технологий. В феврале 2014 года разработка признана лучшим российским IT-проектом 2013 года в категории BPM (Управление эффективностью бизнеса).

Рекомендации по итогам внедрения

  • Развитие системы для увеличения доли автоматизированных операций: от формирования комплекта закупочной документации до автоматического выбора победителя торгов и формирования договора для подписания.
  • Автоматизированная система управления закупками рекомендована для применения на других предприятиях отрасли.

Комментарий:

Юрий Цветков - директор по информационным технологиям ОАО «Ленэнерго»

«Система позволяет сделать достаточно сложный процесс организации закупок прозрачным и понятным для всех участников – инициаторов закупки, сотрудников, отвечающих за организацию и проведение конкурсных процедур, юристов, финансистов», - отметил директор по информационным технологиям ОАО «Ленэнерго»


Предыдущая статья:
Проект внедрения СЭД для упрощения документооборота

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Внедрение веб-ориентированной системы управления электронными документами



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.