Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Внедрение веб-ориентированной системы управления электронными документами

Заказчик: Группа Компаний А+
Исполнитель: Conteq (ООО «Контек»)
Отрасль: Индустриальная недвижимость
Задача для оптимизации находимости данных: Внедрение полнотекстового и атрибутивного поиска с возможностью ранжирования выдачи.
Используемые решения: Microsoft SharePoint Server 2013
Система управления документами и бизнес-процессами DocSpace
Сроки проекта: Август 2013 – ноябрь 2013 (4 месяца)
Статус проекта: Промышленная эксплуатация

Цель:

Внедрение системы «Электронный офис» на основе решения DocSpace своевременно позволило Группе компаний А+ преодолеть трудности, свойственные быстрорастущим компаниям.

Название проекта:

Создание системы «Электронный офис – HappyOffice.Pro» на основе коробочного решения DocSpace – системы управления документами и рабочими процессами.

Заказчик:

Группа Компаний А+ (компании A Plus Development и Property M) предоставляет полный комплекс услуг в сфере индустриальной недвижимости: от идеи и проектирования до строительства и эксплуатации объекта. Сегодня Группа объединяет более 150 сотрудников.

Описание решения:

Внедрение веб-ориентированной системы управления электронными документами DocSpace позволило организации избежать классических трудностей роста компаний, в том числе «неуправляемости», которая возникает в ситуации отсутствия четких регламентов работы. Объединение информационных ресурсов, бизнес-процессов и компетенций сотрудников в единую бизнес-среду позволило поддержать принцип «одного окна». Такой подход обеспечил удобное наполнение бизнес-среды полнофункциональными данными и быстрый поиск необходимой информации.

Использованное ПО

  • Microsoft SharePoint Server 2013
  • Система управления документами и бизнес-процессами DocSpace
«Наша команда приготовилась стать первопроходцами новой версии SharePoint - весной 2013 года, пожалуй, только Conteq готов был реализовать необходимую функциональность на базе готового решения, созданного на платформе SharePoint 2013», - говорит руководитель внутренних проектов Екатерина Киселева.

Внедрение

Запуск системы в промышленную эксплуатацию проводился поэтапно:

  • Управление договорами - система автоматизации процесса подготовки, согласования и подписания договоров. Данная система позволила осуществить многоступенчатый процесс, учитывая особенности проектного бизнеса и специфику работы Группы Компаний. Реализованы несколько маршрутов подготовки, согласования и подписания договоров в соответствии с принятыми в организации регламентами. Особенностями этих регламентов являются, например, различные сроки согласования договоров на разных этапах, а также сложная структура условий маршрута – предмет договора, юридические лица, финансовые лимиты.
  • Новостная лента. Внедрение и активное использование ленты новостей значительно повысило эффективность внутренних коммуникаций.
  • Офисные сервисы – полезные ежедневные инструменты: сервис бронирования переговорных помещений, организация работы курьерской службы.
  • Деловая корреспонденция. Автоматизация процесса электронной регистрации входящих и исходящих писем стал необходимым и чрезвычайно полезным решением не только для сотрудников административного отдела, но и для бухгалтерии, финансовой службы, руководителей проектов.
Отдельно стоит отметить внедрение удобного инструмента поиска, который предоставляет DocSpace за счет использования SharePoint в качестве базовой платформы. Данный инструмент очень похож на привычный интерфейс поисковых систем в интернет.

Результаты поиска ранжируются по степени релевантности, то есть в соответствии с новизной файлов, пользовательскими действиями и т.п. Кроме этого, найденная выборка имеет очень удобный вид – сразу обозначается тип документа (например, значок Word или Excel), а для предварительного просмотра содержимого достаточно навести указатель мыши на соответствующую строчку. Функции поиска помогают пользователям быстро возвращаться к важной информации и документам, запоминая, что пользователи искали ранее и какие действия выполняли.

Таким образом, с одной стороны, система предусматривает привычный атрибутивный поиск и фильтрацию по различным параметрам, например, по номеру договора, контрагенту, дате. С другой стороны, организован полнотекстовый поиск по различным типам контента.

Важной задачей группы компаний А+ является поддержка высокого уровня конфиденциальности информации, поэтому в системе предусмотрено разграничение прав пользователей. Поиск нужных документов осуществляется в соответствии с предоставленными правами.

В настоящий момент все процессы запущены в эксплуатацию, осуществляются работы по внедрению новых функций в области управления взаимоотношений с клиентами.

Результаты проекта

Результатами создания информационной системы «Электронный офис– HappyOffice.Pro» на основе коробочного решения DocSpace являются:

  • удобное единое бизнес-пространство для взаимодействия сотрудников и работы с различным типом контента: электронные документы (в табличном и текстовом виде), презентации, аудио- и видео- файлы;
  • оптимизация и автоматизация бизнес-процессов в области организационно-распорядительного и договорного документооборота;
  • автоматизация процесса регистрации входящей и исходящей корреспонденции, обеспечение достаточной полноты данных в бизнес-среде;
  • настройка разнообразных сценариев поиска контента: атрибутивного и контекстного;
  • автоматизация офисных сервисов.

Комментарий:

Екатерина Киселева - руководитель внутренних проектов:

«Наша команда приготовилась стать первопроходцами новой версии SharePoint - весной 2013 года, пожалуй, только Conteq готов был реализовать необходимую функциональность на базе готового решения, созданного на платформе SharePoint 2013»

Директор департамента управления проектами об электронном офисе:

«За три месяца мы сократили средний срок прохождения договоров на одну неделю, процесс стал полностью прозрачным и понятным для всех сотрудников, мы смогли оценить объем документооборота, проанализировать работу, выявить «узкие места», провести организационные изменения. В первом квартале 2014 года мы планируем сократить сроки еще в 3 раза! Процесс стал управляемым».


Предыдущая статья:
Проект создания автоматизированной системы управления закупками.

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Дополнительные материалы



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.