Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Аргументы в пользу перехода на электронный межкорпоративный документооборот

Аргументы в пользу перехода на электронный межкорпоративный документооборот Большую мотивирующую роль в переходе на электронное взаимодействие с контрагентами играет государство, которое постепенно повышает давление на бизнес. Также инициатором могут служить и бизнес-партнеры, условия заключения сделок.

Главные аргументы за

безбумажный документооборот

для руководителей – это:
  • существенные экономические выгоды,
  • радикальное ускорение процессов,
  • снижение рисков потери или рассогласования документов.
А также:
  • сокращение сроков возмещения НДС,
  • минимизация рисков несвоевременного предоставления отчетов в налоговые органы или предоставление отчетов с ошибками,
  • повышение специализации труда сотрудников,
  • минимизация отвлечения квалифицированных работников при проверках,
  • повышение имиджа компании и другие.
Межкорпоративный электронный документооборот – это единовременные инвестиции, которые в долгосрочной перспективе позволяют сократить прямые издержки ровно в 10 раз. Однако экономический эффект от перехода на ЭДО могут за короткий срок ощутить далеко не все компании. К ключевым факторам, которые влияют на вероятность успешного перехода на ЭДО относится наличие достаточного количества постоянных клиентов и повторяющихся сделок, наличие большого количества номенклатуры, сокращение работы с которой и дает эффект от ЭДО, а также возможность оказывать влияние на контрагентов. Подробнее об этих факторах в комментариях экспертов рынка.

Максим Еременко, Руководитель направления «Обмен электронными документами», фирма «1С»
Максим Еременко, Руководитель направления «Обмен электронными документами», фирма «1С»

Речь идет о таких новациях, как обязательная сдача электронной отчетности по НДС с начала 2014 года или включение в отчетность по НДС книги покупок и продаж в электронном виде с начала 2015 года. Эти изменения повышают вовлечение предприятий в использование безбумажных технологий, создают привычку к электронным документам, увеличивают долю предприятий, обладающих сертификатом электронной подписи, до 90%.

В некоторых ситуациях роль «кнута» играют контрагенты или условия заключения сделок. Например, участие в электронной торговой площадке невозможно без использования ЭДО; ряд компаний, переходя на ЭДО, в обязательном порядке переводят на ЭДО своих поставщиков.

Роль «пряника» играет экономическая выгода от перехода на ЭДО.

Так как перейти сразу со всеми контрагентами на ЭДО, по разным причинам, пока не предоставляется возможным, то справедливости ради нужно признать, что экономический эффект от перехода на ЭДО могут за короткий срок (6-12 месяцев) ощутить далеко не все компании, в основном средние и крупные компании, причем и среди них не все.

По опыту ряда проектов можно выделить ключевые факторы, которые влияют на вероятность успешного перехода на ЭДО и уровень получаемой экономии для рассматриваемой компании:
  • постоянные контрагенты - в ином случае подключение новых контрагентов может стать очень ресурсоемким процессом и значительно снизить экономию от перехода на ЭДО;
  • повторяющиеся сделки - для ограниченного количества типов сделок проще разработать и исполнять регламент по обмену ЭД как поставщику, так и покупателю; исполнение регламента значительно повышает шанс на успешный исход проекта перехода на ЭДО для обоих контрагентов:
  • большое количество номенклатуры - при обмене ЭД существует возможность сопоставления номенклатуры, а значит, наиболее ресурсоемкая часть обработки документов поддается полной или частичной автоматизации; это дает экономию времени и денег после перехода на ЭДО.
  • средняя/высокая степень влияния на контрагентов - многие компании переоценивают степень своего влияния на контрагентов, которые по ряду причин отказываются от перехода на ЭДО. Таким образом, только при высокой или средней степени влияния заказчика ЭДО на контрагентов можно просчитать с возможный экономический эффект от перехода на ЭДО.
При низкой степени влияния оценить экономию от ЭДО очень сложно, и вряд ли даст желаемый сильно положительный результат на текущей стадии развития ЭДО в РФ.

Анализ этих факторов показывает, что отказ от курьерских и почтовых услуг далеко не всегда является ключевым для перехода компаниями на ЭДО и точно не является ключевым при расчете экономических последствий перехода на ЭДО.
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW

Аргументов «за» - более чем достаточно. Ситуация с внедрением технологий обмена электронными документами очень напоминает ситуацию с распространением облачных технологий: выгоды от экономии на масштабе и изменении моделей использования облачных технологий настолько очевидны, что рано или поздно миграция в облака станет неизбежной. Однако процесс этот идет очень медленно. Происходит это, в основном, из-за недоверия к новым технологиям: переход к ним всегда сопряжен с большими психологическими сложностями. Конечно, недоверие — это не единственное препятствие: для радикального решения проблемы полного перехода на безбумажный документооборот еще не сформированы условия, но в достаточно большом количестве сценариев все остальные барьеры уже сейчас преодолимы.

Электронный документообороттакая же неизбежность, как миграция большинства корпоративных ИС в облака: рано или поздно это произойдет, вопрос лишь в том, насколько вы готовы стать пионерами в этом процессе. Главный аргумент за безбумажный документооборот для руководителей – это существенные экономические выгоды, радикальное ускорение процессов и снижение рисков потери или рассогласования документов.
Александр Бейдер, Директор по развитию направления ECM компании TerraLink, член Экспертного совета DOCFLOW
Александр Бейдер, Директор по развитию направления ECM компании TerraLink, член Экспертного совета DOCFLOW

Таким образом, переход на межкорпоративный электронный документооборот – это единовременные инвестиции, которые в долгосрочной перспективе позволяют сократить прямые издержки ровно в 10 раз!

К другим выгодам, к которым следует привлечь внимание потенциальных пользователей, относятся следующие.
  • Сокращение сроков возмещения НДС за счет гарантированного завершения обмена всеми необходимыми документами. Компания экономит на оборотном капитале, и, возможно, на банковских процентах за его использование.
  • Минимизация рисков несвоевременного предоставления отчетов в налоговые органы или предоставление отчетов с ошибками. Организация избегает необоснованных доначислений налога на прибыль и НДС.
Имеются и другие качественные выгоды, которые не всегда можно выразить в цифрах, но все заказчики их хорошо понимают. Это повышение специализации труда сотрудников, минимизация отвлечения квалифицированных работников при проверках, повышение имиджа компании и другие.
Расчет возврата инвестиций может быть относительно легко выполнен профессиональными экономистами.
Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член МСА
Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член МСА
  • использование электронных документов открывает компании совершенно новые возможности для ведения деловой деятельности и, соответственно, появляются новые источники дохода;
  • использование электронных документов позволяет существенно повысить эффективность работы зарабатывающих подразделений;
  • использование электронных документов дает возможность существенно сэкономить, отказавшись от затратных традиционных процессов,
  • использование электронных документов необходимо для исполнения законодательно-нормативных, контрактных и иных обязывающих требований, несоблюдение которых чревато болезненными санкциями как для компании, так и лично для первых лиц;
  • использование электронных документов – это модно и «красиво», и таким образом можно улучшить свой имидж.
Иван Агапов, руководитель группы аналитики и внедрения Synerdocs
Иван Агапов, аналитик Synerdocs (компания DIRECTUM)

Конечно, у топ-менеджмента, особенно в крупных производственных предприятиях, еще сохраняется определенная степень осторожности по отношению к новой технологии обмена. Мотив «вы обменивайтесь, как хотите, но исходящие документы я буду подписывать на бумаге» еще встречается и будет встречаться в ближайшее время. Но этот вопрос основан на простых привычках и отсутствии повсеместной практики обмена, он не ставит глобальных препятствий для внедрения электронных документов.

Но иногда, все-таки, убеждать приходится. Только не руководство, а контрагентов абонента. И делать это лучше всего на конкретных примерах и кейсах других компаний, показывающих нюансы практики, возможности и перспективы электронных документов. Если, конечно, абонент не может попросту «продавить» решение.
Василий Зудин, Заместитель коммерческого директора ООО «Такском»
Василий Зудин, Заместитель коммерческого директора ООО «Такском»

И главный убедительный довод для руководства – это экономия. Экономия затрат, времени и ресурсов. Все подлежит математическому счету: если 1 лист бумаги калькулирует 60–-70 руб. затрат для компании (печать, пересылка, время на обработку, хранение и т.п.), то стоимость 1 электронного документа составляет не более 10 руб. А если таких документов тысячи, десятки тысяч? На наш взгляд, это вполне убедительно.

Предыдущая статья:
Шаги по переходу на межкорпоративный обмен электронными документами

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Экономические последствия перехода на электронный обмен документами





Партнеры обзора:
Дополнительные материалы Дополнительные материалы Дополнительные материалы
КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.

27.03.2019
Коммерческие компании все чаще переходят с иностранных продуктов на российские
Илья Зайчиков, product owner СЭД «Тезис», компания Haulmont, в интервью TAdviser рассказал о развитии системы электронного документооборота, результатах её продвижения на мировом рынке, а также опыте замещения и особенностях замены иностранных решений подобного класса.