Расчет экономии будет связан не только с логистическими издержками (передача, хранение, эксплуатация помещений, поддержки процесса передачи и поиска документов внутри компании и пр.), но и с оптимизацией работы бухгалтерских, юридических, административных и других подразделений компании, принимающих участие в обработке бумажных документов. Такой глубокий анализ перед переходом на ЭДО, на текущий момент, проводят единицы компаний, в связи с чем у операторов и вендоров мало объективной информации о реальном экономическом эффекте от перехода на ЭДО.

Фирма «1С» подсчитала собственную экономию от перехода с учетом стоимости услуг оператора ЭДО после подключения к обмену ЭД более, чем 2000 партнеров. Результат – экономия по сопровождению одной бумажной сделки по сравнению с электронной – 80 рублей. Подобные оценки дают и компании из других отраслей, не относящихся к ИТ-индустрии.

• экономию на пересылке бумажных документов (минимальная стоимость пересылки бумажного документа составляет в среднем 25 руб., а реальная – гораздо больше),
• экономию на средствах хранения (хранение электронных документов уже сейчас на порядок дешевле),
• экономию на организации процессов контроля доставки, сбора, формирования отчетности и ее предоставления в соответствующие органы (все эти процессы в электронном виде существенно дешевле).

Уже эти факторы позволяют в короткие периоды окупить издержки на внедрения соответствующих технологий. Однако есть еще и другие выгоды, рассчитать которые сложнее, но они имеют гораздо больший эффект. Прежде всего, это ускорение процессов организации на порядки (скорость доставки документов – причина задержки в бизнес-процессах - повышается с нескольких дней до нескольких минут). Другой радикальной выгодой от внедрения полностью безбумажных технологий является возможность автоматического контроля наличия критичных (в контексте того или иного бизнес-процесса) документов и сроков их формирования. В реальной жизни потеря или несвоевременная подготовка только одного документа или действия по нему может стоить организации дороже, чем вся стоимость проекта внедрения соответствующих технологий.

При расчете текущих затрат учитываются затраты на расходные материалы (бумага, обслуживание принтеров и др.), организацию хранения, содержание персонала, занятого в процессах обмена первичными документами (бухгалтерия, курьерская служба), и другие.

Необходимо также детально проанализировать будущие выгоды. При этом крайне важно учесть, как прямые, так и косвенные выгоды, а также риски, которые мы сможем избежать при внедрении ЭДО.

Такая работа называется построением бизнес-кейса. В сложных случаях это может стать неотъемлемой частью проекта. Ее обычно выполняет наше подразделение консалтинга, и тогда для оценки эффективности внедрения мы используем наш опыт проектов для компаний аналогичного профиля. Но заказчик, естественно, может выбрать любую консалтинговую компанию из представленных на рынке.

Особенно велик риск в том случае, когда электронные документы не заменяют бумажный документооборот, а используются параллельно с ним (т.е. нет возможности сэкономить на отказе от бумажных технологий), и при этом нет четкого плана получения деловой отдачи от внедрения электронных документов.

Рассчитать (или хотя бы по-крупному оценить) экономические последствия такого перехода можно и нужно, однако для выполнения подобной оценки нужны высококвалифицированные специалисты, способные объективно анализировать ситуацию и не поддаваться искушению смотреть на процесс внедрения современных технологий через розовые очки.

Это довольно просто считать, но за скобками остается целый комплекс издержек – это работа конкретных людей, стоимость бизнес-процессов, связанных с документами, собственно время (в том число и время контрагентов), возможные штрафы, задержки, потери и т.п. Это можно было бы объяснить особым русским характером (как в поговорке про рака на горе) и традиционно низкой стоимостью труда по сравнению с западными странами: некоторые могут считать, что дешевле оплачивать труд дополнительной группы делопроизводителей, чем внедрять электронный документооборот. Представьте, каково удивление этих людей, когда они внезапно узнают, сколько конкретных рублей стоит бизнес-процесс формирования и отправки, скажем, акта и счета-фактуры.

А если считать «в лоб», то экономическая эффективность обнаруживается достаточно просто: можно сравнить стоимость бумажных отправлений со стоимостью услуг оператора обмена. Компания, отправляющая хотя бы несколько сотен документов в месяц, уже тратит около 200 тысяч* рублей в год на одну только отправку. Когда мы начинаем добавлять к этой стоимости издержки неочевидные, то цифра увеличивается на порядок.

Да и в целом, вопрос использования электронных документов не упирается в одну только экономическую эффективность конкретной компании. Стоит помнить о контрагентах, которые хотят получать качественный сервис от нее, хотят видеть надежного партнера с соответствующей деловой репутацией, хотят получать товар или услуги быстро и с безупречным качеством исполнения.

*Простой расчет: 500 конвертов по 34 рубля * 12 месяцев