Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Подготовка организации к переходу на межкорпоративный электронный обмен

Как подготовить организацию и сотрудников к переходу на электронный обмен документами?


Подготовка организации к переходу на межкорпоративный электронный обмен Внутренние сложности компании по переходу на межкорпоративный электронный обмен, как правило связаны с тремя факторами:
  • отсутствие общей ИТ-инфраструктуры;
  • неготовность сотрудников;
  • сложности в формировании требований, разработке процедур и регламентов при планировании перехода.
Когда в компании есть сложившаяся ИТ-культура работы с электронными документами, первый кластер проблем не актуален. Сложности появляются тогда, когда эта инфраструктура не сформирована. В этом случае проект подразумевает не только перевод абонента и его контрагентов на обмен электронными документами, но решение интеграционных задач.

Также проблема может возникнуть на уровне пользователей. Сотрудники знают, что технологические перемены способны стать причиной увольнений. Им следует показать, что с этими переменами также связаны возможности для профессионального и карьерного роста, для существенного повышения зарплаты. Для этого, следует заранее продумать меры стимулирования, усилия по информированию и повышению квалификации сотрудников. А также обеспечить комфортную работу пользователей. Разработка процедур и регламентов работы с электронными документами на этапе тестирования ЭДО поможет сразу определить проблемные участки и найти оптимальный способ реинжиниринга процесса, в ходе которого привычки сотрудников смогут измениться.

В целом, эти сложности не являются специфичными для обсуждаемых технологий, сопротивление возникает при любых изменениях. Эксперты предлагают решать перечисленные сложности также, как при внедрении любой ИТ системы в интересах бизнеса.

Максим Еременко, Руководитель направления «Обмен электронными документами», фирма «1С»
Максим Еременко, Руководитель направления «Обмен электронными документами», фирма «1С»

Если в компании существует отдел разработки и внедрения бизнес-процессов - рекомендуем задействовать это подразделение с самых первых этапов проекта перехода на ЭДО.

Да, внедрение ЭДО зачастую требует изменений в бизнес-процессах компании, но это тоже не обязательно плохо. Наоборот, пересмотр сложившихся процессов часто позволяет выявить внутренние проблемы и «узкие места», получить дополнительные бонусы в виде сокращения времени обработки документов, снижения количества потерянных и «забытых» документов, уменьшения объемов бюрократических процедур и т.п.

Если ЭДО встроен в учетную систему, то серьезных изменений в существующей ИТ инфраструктуре не происходит, поэтому переход на новую версию процесса обмена документами происходит легче. Например, встроенный в ПП 1С сервис ЭДО требует только наличия ключей электронной подписи и доступа в Интернет. Все остальное у пользователя уже есть - непосредственно в программе 1С.

Но при этом нужно учитывать, что в информационной базе 1С хранятся оригиналы юридически значимых электронных документов, поэтому стоит как минимум актуализировать политики резервного копирования баз 1С в организации и оценить прирост размера ИБ 1С (по нашим оценкам +5-10% от «естественного» прироста).
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW

Основные приемы преодоления этого сопротивления хорошо известны. Однако имеется и определенная специфика: внедрение безбумажного кросс-организационного документооборота (если речь идет о более или менее крупной компании), как правило, следует за внедрением системы автоматизации внутреннего документооборота. Функции внешнего документооборота являются логичным дополнением функциональности современной корпоративной СЭД: базовые сценарии взаимодействия пользователя с системой практически не меняются, а выгоды становятся очевидны сразу. Поэтому успешность и степень сложности внедрения этих технологий напрямую зависят от успешности внедрения внутрикорпоративной СЭД.

Если пользователи «приняли» систему и оценили ее эффективность в своей работе, то появление в ней дополнительной функциональности не вызовет существенных затруднений.
Александр Бейдер, Директор по развитию направления ECM компании TerraLink, член Экспертного совета DOCFLOW
Александр Бейдер, Директор по развитию направления ECM компании TerraLink, член Экспертного совета DOCFLOW

Мы рекомендуем работу с ЮЗД осуществлять через один привычный интерфейс корпоративной ERP-системы. Это позволит свести к минимуму возможное негативное восприятие перехода на электронный межкорпоративный обмен документами.

Никаких новых требований к инфраструктуре ЭДО не предъявляет, за исключением необходимости приобретения носителей с ЭП. Более того, последнее, уже давно знакомо всем компаниям, передающим отчеты в налоговую в электронном виде.

Внедрение такой системы ничем не отличается от внедрения любой ИТ-системы в интересах бизнеса. Сегодня почти любой бухгалтер прекрасно ориентируется в работе очень сложных и серьезных систем, каковыми являются SAP ERP или 1C. Для него ЮЗД – это просто один из инструментов.
Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член МСА
Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член МСА

Им следует показать, что с этими переменами также связаны возможности для профессионального и карьерного роста, для существенного повышения зарплаты. Следует заранее продумать меры стимулирования – как «кнут», так и «морковки».

Сама организация должна понимать, что лучше владеющие технологиями сотрудники неизбежно будут стоить дороже, и планировать рост зарплаты так, чтобы не возникало сильного несоответствия текущей цене этих сотрудников на рынке труда.

Определиться с требованиями к ИТ-инфраструктуре также не слишком сложно, тем более, что потенциальные поставщики услуг обычно готовы в этом помочь. Наверное, самое сложное – так спланировать обновление своей ИТ-инфраструктуры, чтобы не накупить раньше времени дорогостоящей техники (и услуг), которая затем годами будет простаивать.
Иван Агапов, аналитик Synerdocs (компания DIRECTUM)
Иван Агапов, аналитик Synerdocs (компания DIRECTUM)

В таких условиях задача оператора обмена – научиться «доставать» документы из нужных мест, отправлять их контрагентам и доставлять входящие. Хорошо, когда в компании есть своя сложившаяся ИТ-культура работы с электронными документами. В этом случае, компанию готовить к электронному обмену не надо, достаточно научить больше не печатать документы.

Сложности появляются тогда, когда этой инфраструктуры либо нет вообще, либо она не сформирована. Тогда нам приходится не только переводить абонента и его контрагентов на обмен электронными документами, но и решать для него множество интеграционных задач, приводить в порядок форматы документов, обеспечивать хранение и обработку документов. Словом, формировать эту самую инфраструктуру. У нас в этой области богатый опыт: DIRECTUM решает внутренние задачи, а Synerdocs вопросы внешнего обмена. Автоматизация начинается с одного процесса, например, с финансово-учетной документации, который может и не затрагивать другие процессы. Потом решение выходит далеко за пределы работы с первичкой.

Что касается привычек, то они ломаются так же, как и в процессе перехода на внутренний электронный документооборот – авторитетом руководства и планомерной работой с пользователем.

Предыдущая статья:
Особенности работы с несколькими операторами ЭДО

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Как преодолеть проблемы регулирования межкорпоративного электронного обмена





Партнеры обзора:
Дополнительные материалы Дополнительные материалы Дополнительные материалы
КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
13.12.2018
Безграничные возможности цифровизации
Каков вклад мобильных технологий в формирование цифровой экономики, рассуждает директор департамента цифровых мобильных технологий Samsung Electronics Александр Терехов.
12.12.2018
В России разработают стандарты для искусственного интеллекта, квантовых коммуникаций и «умного города»
К марту 2019 года планируется разработать документы технической стандартизации в области квантовых коммуникаций, искусственного интеллекта и «умного города».
27.11.2018
OFD.ru запустил собственную систему электронного документооборота «Поток»
OFD.ru начал предоставлять услуги по электронному документообороту (ЭДО).