Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Как преодолеть проблемы регулирования межкорпоративного электронного обмена

Как изменится законодательство в области ЭДО в ближайшие 5 лет?


Подготовка организации к переходу на межкорпоративный электронный обмен Одним из опасений компаний на пути организации межкорпоративного электронного обмена документами являются слабости текущего законодательства: ограничения по обмену конкретными типами документов, введение избыточных требований по хранению промежуточных технических подтверждений подписанных документов, сложности перевыставления счетов-фактур и прочее.

Эксперты спешат успокоить пользователей и отмечают, что законодательство в поддержку ЭДО активно развивается. МинФин и ФНС целенаправленно работают над развитием законодательства и расширением охвата предприятий электронным документооборотом, расширяет состав типов документов. Ситуация улучшается на глазах. Есть предположение, что в ближайшие 5 лет не менее 75% оборота будет осуществляться в электронном виде.

Если проблемы все же возникают, эффективный способ решение – это коллективная выработка предложений коммерческими организациями и операторами.

Альберт Салимов, Руководитель направления «Новые проекты», фирма «1С»
Альберт Салимов, Руководитель направления «Новые проекты», фирма «1С»

Требования по хранению служебных ЭД также не являются проблемой, т.к. практически все клиентское ПО для ЭДО убирает работу с ними «под капот», т.е. пользователь напрямую не работает со служебными ЭД. Размер служебных документов, как правило, меньше, чем содержательных электронных документов (счетов-фактур и др.), т.е. хранение служебных ЭД не существенно увеличивает размер электронного архива. С другой стороны, наличие служебных ЭД, подтверждающих отправку и получение первичных ЭД, позволяет определить и показать пользователю статус обмена электронными документами по конкретной сделке, т.е. упрощает работу пользователя.
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW

Все это не позволяет полностью отказаться от бумаги. Однако процессы формализации идут достаточно активно (насколько это вообще возможно в таком большом государстве). Внесены изменения в большое количество законодательных актов, практически готовы все необходимые процедуры по работе со счетами-фактурами, разработан регламент и формат обмена электронными документами между государственными органами, а также подготовлены базовые документы и концепции по организации электронного архива документов долгосрочного хранения. Существенную часть документов уже сейчас можно перевести в электронный вид.

В основном, сейчас реализуются проекты по переводу в безбумажный вид внутрихолдинговых документов (там проще всего преодолеть возникающие опасения), но мне известны проекты по автоматизации обмена первичными документами между организацией и ее контрагентами, и даже перевода кадрового делопроизводства в безбумажный вид (правда, пока это возможно только для дистанционных сотрудников). Выгоды от внедрения безбумажных технологий настолько велики, что компании-инноваторы ищут возможности для перевода максимального количества документов в электронный вид, и мы уверены, что этот процесс будет продолжаться.
Александр Бейдер, Директор по развитию направления ECM компании TerraLink, член Экспертного совета DOCFLOW
Александр Бейдер, Директор по развитию направления ECM компании TerraLink, член Экспертного совета DOCFLOW

Я уверен, что вопрос о слабостях законодательства поднимается только в целях самооправдания или отсутствия финансирования. На сегодняшний день уже имеется масса компаний, которые работают именно так, и побуждают к этому своих контрагентов.

Я предполагаю, что в ближайшие 5 лет не менее 75% оборота будет осуществляться в электронном виде. Те, кто останется на бумаге, будут терять рынок и эффективность. А может быть, еще и платить дополнительные налоги или штрафы.
Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член МСА
Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член МСА

Опыт перевода других видов документов в электронную форму показывает, что имеющиеся недостатки будут достаточно быстро устраняться, особенно там и тогда, где и когда это будет влиять на собираемость налогов.

К словам о «слабости законодательства» мы склонны относиться с юмором. Да, у нашего законодательство хватает недостатков, однако в условиях быстрых изменений в праве и технологиях избыточное регулирование часто куда вреднее, чем недостаточное. Иногда удобнее оставить «серые зоны», правила поведения в которых будут складываться на практике и подтверждаться судебной практикой.

Наверное, самый эффективный способ решение возникающих проблем – это коллективная выработка предложений коммерческими организациями и операторами (например, в рамках саморегулируемых ассоциаций) и прямой диалог с ФНС. Налоговая служба у нас в числе тех немногих ведомств, которые научились, при необходимости, очень оперативно «подкручивать» «свои» законы и нормативные правовые акты. Наверняка свое слово скажет и судебная практика.

По аналогии с событиями предшествующих лет можно предположить, что (в случае даже относительного успеха этой системы) использование электронных счетов-фактур через несколько лет станет обязательным. Соответственно, принимать решение о переходе прямо сейчас на электронные счета-фактуры нужно обдуманно, с учетом целого ряда факторов и рисков (в т.ч. связанных с более жестким налоговым контролем), но готовиться к такому переходу в среднесрочной перспективе нужно всем. Оптимальное время перехода для разных компаний будет разное. Очевидно, что первыми следует это сделать тем компаниям, для которых экономия от использования электронных счетов-фактур настолько велика, что они могут себе позволить даже довольно значительные дополнительные затраты и риски.
Иван Агапов, аналитик Synerdocs (компания DIRECTUM)
Иван Агапов, аналитик Synerdocs (компания DIRECTUM)

Хотя есть и специализированные, заточенные под электронный документооборот, ГОСТы, появившиеся недавно: ГОСТ Р 54989-2012 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» и ГОСТ Р 54471-2011 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности». Они не заменяют собой законодательство, но в определенных ситуациях ими можно пользоваться.

От законодательства мы ждем, прежде всего, конкретных рекомендаций по различным аспектам работы с электронными документами, все то, к чему уже готова практика. Ждем разъяснений по долгосрочному хранению электронных документов, как будет выглядеть выездная налоговая проверка при ЭДО (как будет происходить изъятие документов, на каком носителе, как инспектор сможет их просмотреть и т.п.).

Есть много противоречий между НПА и практикой, например, по закону в бумажной товарной накладной может быть и три, и пять подписей, а в электронной – по одной с каждой стороны. На бумаге можно ставить прочерки, а в электронных документах – нет. Непонятно, какие последствия могут повлечь нарушения в оформлении электронных документов, какое наказание понесет налогоплательщик.

Таких мелочей много, мы уже умеем с ними работать, поскольку не стесняемся писать письма в контролирующие органы, конкретно в ФНС с вопросами и разъяснениями. Но в целом рынку сильно не хватает адекватно описанной логики работы с такими нюансами в соответствующих НПА. Вот этого мы ждем в ближайшее время.
Александр Тупицын, технический директор компании «Такском»
Александр Тупицын, технический директор компании «Такском»

А документов с такими ограничениями очень немного. По крайней мере, первичные бухгалтерские документы, которыми мы в основном занимаемся, могут переводиться в электронный вид без всяких ограничений.

Требования по хранению технических подтверждений вместе с электронными счетами-фактурами (ЭСФ) не несут никакой нагрузки на пользователей. Все эти технические документы создаются и сохраняются в автоматическом режиме в системах операторов ЭДО. В большинстве случаев пользователь их даже не видит и уж точно не предпринимает никаких дополнительных действий по администрированию этих подтверждений.

Если говорить про сложности перевыставления счетов-фактур, то порядок един для бумажного и электронного документа. Есть нормативные требования и их нужно выполнять, независимо от бумажной или электронной формы документа.
Василий Зудин, Заместитель коммерческого директора ООО «Такском»
Василий Зудин, Заместитель коммерческого директора ООО «Такском»

Утверждены форма и формат электронного счета-фактуры, рекомендованы форматы для акта выполненных работ и товарной накладной. Сейчас на стадии утверждения – форматы универсального передаточного документа и корректировочного. Налоговые инспекции готовы к истребованию электронных документов у налогоплательщиков в рамках проведения контрольных мероприятий.

Активно реализуется дорожная карта Агентства стратегических инициатив «Совершенствование налогового администрирования», предусматривающая мероприятия по стимулированию перехода на электронный документооборот и сокращению за счет этого издержек.

Раздел, посвященный электронному документообороту, в частности, проблема «стыковых налоговых периодов» при выставлении и получении счетов-фактур, являющейся основным барьером для активного перехода на электронные счета-фактуры, неоднократно была предметом дискуссий бизнес-сообщества на заседаниях Рабочей группы по вопросам электронного документооборота при Экспертном совете ТПП России.

На заседаниях Рабочей группы, в которую входят специалисты компании «Такском», ведущие эксперты и представители бизнеса, активно обсуждаются и высказываются различные позиции по совершенствованию правового поля в стране. Все предложения бизнеса аккумулируются и доводятся до контролирующих органов. На основании этих инициатив в действующее законодательство, регулирующее сферу электронного документооборота, вносятся изменения и дополнения.

Так, большинство предложений, озвученных на заседаниях Рабочей группы, легли в основу дорожной карты и стали отправной точкой для принятия новых законопроектов. Например, продление сроков выставления счетов-фактур и сроков представления налоговой декларации.

Теперь эти проблемы, которые неоднократно были предметом дискуссии Рабочей группы, устранены.

Так что, если у вас возникли вопросы и предложения, то приглашаем вас на наши заседания.

Предыдущая статья:
Подготовка организации к переходу на межкорпоративный электронный обмен

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Какие требования должны быть учтены при организации долгосрочного хранения электронных документов, подписанных ЭП?





Партнеры обзора:
Дополнительные материалы Дополнительные материалы Дополнительные материалы
КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
13.12.2018
Безграничные возможности цифровизации
Каков вклад мобильных технологий в формирование цифровой экономики, рассуждает директор департамента цифровых мобильных технологий Samsung Electronics Александр Терехов.
12.12.2018
В России разработают стандарты для искусственного интеллекта, квантовых коммуникаций и «умного города»
К марту 2019 года планируется разработать документы технической стандартизации в области квантовых коммуникаций, искусственного интеллекта и «умного города».
27.11.2018
OFD.ru запустил собственную систему электронного документооборота «Поток»
OFD.ru начал предоставлять услуги по электронному документообороту (ЭДО).