Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Какие требования должны быть учтены при организации долгосрочного хранения электронных документов, подписанных ЭП?


Какие требования должны быть учтены при организации долгосрочного хранения электронных документов, подписанных ЭП? На сегодняшний день пока что нет четких законодательно-нормативных требований к хранению электронных документов вообще, но требования к хранению электронных документов не должны кардинально отличаться от требований к хранению и управлению бумажными юридически-значимыми документами. Следует обеспечить надежность хранения и воспроизводилось документов.





Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член МСА
Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член МСА

В первую очередь следует:

Фактически создать систему менеджмента, разработав внутреннюю нормативную базу хранения документов, обучив персонал (и задокументировав это), действуя строго в соответствии с этой базой (и документируя это), выявляя и устраняя недостатки и разбираясь с инцидентами (и также документируя это). При разработке такой нормативной базы можно, в частности, воспользоваться такими стандартами, как:
  • ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR 15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»;
  • ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492-2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».
В частности, следует обеспечить доказуемую целостность и аутентичность всех электронных документов и квитанций, используя для этого существующие методы (электронные подписи, контрольные суммы, хеши, носители однократной записи и их уникальные заводские номера и т.д.);

По возможности, желательно создавать электронные документы в форматах, подходящих для длительного хранения, с тем, чтобы они как можно дольше оставались пригодными к использованию даже в условиях устаревания технологий без необходимости проведения их конверсии/миграции;

При использовании документов, подписанных электронными подписями, следует позаботиться о сборе дополнительных доказательств (квитанций, сертификатов, списков отозванных сертификатов и т.п.) – либо убедиться, что эти доказательства собирает и хранит доверенная третья сторона.

Своевременно уничтожать документы с истекшими сроками хранения, которые более не нужны самой организации.

Следить за изменениями законодательства и за судебной практикой, в том числе связанными с использованием услуг доверенной третьей стороны и с условиями проведения конверсии/миграции электронных документов таким образом, чтобы не было ущерба для их юридической значимости и доказательной силы.
Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член МСА
Артем Танан, Руководитель проектов, «Обмен Электронными Документами», Фирма «1С»
Главное требование – надежность хранения. Сложности проверки валидности электронной подписи через несколько лет после окончания срока действия сертификата пользователя должны быть решены законодательно и, надеемся, будут ретроспективными, т.е. решение будет применимо и к тем ЭД, которые уже хранятся в электронных архивах налогоплательщиков.
Александр Бейдер, Директор по развитию направления ECM компании TerraLink, член Экспертного совета DOCFLOW
Александр Бейдер, Директор по развитию направления ECM компании TerraLink, член Экспертного совета DOCFLOW
Особенных требований для обеспечения долгосрочного хранения электронных документов, подписанных ЭП, не требуется. А требование учета подписания ЭП вообще не является существенным.

Для хранения таких документов мы используем нормальные промышленные системы управления контентом, лучше – специализированные архивные серверы.
Иван Агапов, аруководитель группы аналитики и внедрения Synerdocs
Иван Агапов, аналитик Synerdocs (компания DIRECTUM)

Эти законы не делают принципиальных различий между бумажным и электронным документом, тем не менее, следует учитывать важные нюансы.

Во-первых, где хранить. Вам придется решать, где хранить документы, на каких носителях, локально или в облаке. Также придется учитывать, что современные физические носители имеют свойство стареть, как и все материальное в этом мире. Оптические и полупроводниковые накопители имеют свойство терять контент со временем, магнитные диски изнашиваются.

Во-вторых, как воспроизвести. Нужно обеспечить возможность адекватно воспроизвести информацию, прочитать ее, получить данные об электронной подписи. Форматы электронных документов имеют свойство меняться. Появляются новые редакторы, в том числе бесплатные и облачные, сложно говорить о том, как сегодняшние форматы будут совместимы с ними завтра.

Как видите, в практике множество белых пятен, мы не знаем, как будут меняться форматы документов, что станет с цифровыми носителями и средствами воспроизведения через 20-30 лет, поэтому оригиналы документов, требующие долговременного хранения (более 15 лет, 75 лет, бессрочно, кадровые документы), мы рекомендуем хранить в бумаге, пока это наименее рискованный вариант.

А с документами, срок хранения которых менее 10-15 лет (счета-фактуры, первичка – 5 лет), уже все понятно, мы рекомендуем переводить их в электронный вид и никогда не печатать на бумаге. Иначе, в чем смысл перехода на электронные документы?

Хранить тоже в электронном виде. Причем это может быть и локальное хранилище (на сервере, выделенном вашей IT-службой), еще удобнее использовать специальные электронные архивы, при этом вы получаете хороший инструмент по управлению документами. В этом случае нужно помнить о резервном копировании документов и о постоянной замене носителей. И третий вариант, это облачное хранилище, новый, перспективный инструмент, который в том числе может предложить вам и оператор электронного документооборота. О сохранности документов, их резервном копировании и носителях позаботится уже ЦОД.
Александр Тупицын, технический директор компании «Такском»
Александр Тупицын, технический директор компании «Такском»

На Западе существуют стандарты, позволяющие готовить документ к долговременному хранению. Эти стандарты предписывают сохранять вместе с документом дополнительные отметки, позволяющие доказать, что сертификат был действителен на момент подписания документа. Кроме того, следует сохранять все промежуточные сертификаты удостоверяющих центров, входящих в цепочку доверия сертификата подписанта. Но у нас эти стандарты пока не прижились. В этих условиях такую доказательную базу формируют операторы ЭДО. Программные комплексы операторов проверяют действительность ЭП и валидность сертификата подписи, некоторые операторы даже сертифицируют свое программное обеспечение на соответствие утвержденным регламентам обмена документами, как, например, наша компания. Подтверждения, формируемые операторами и сохраняемые вместе с документами, позволяют зафиксировать время попадания документа в систему оператора, что позволяет доказать, что сертификат был действителен на момент отправки и получения документа. Применимость этих процедур доказывает уже почти пятнадцатилетнее существование систем электронной отчетности в контролирующие органы, которые практически не имеют судебных прецедентов непризнания подлинности документов с ЭП после истечения срока действия сертификата ЭП.

Предыдущая статья:
Как преодолеть проблемы регулирования межкорпоративного электронного обмена

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
С помощью каких носителей и процедур рекомендуется организация долговременного хранения документов в электронном виде?





Партнеры обзора:
Дополнительные материалы Дополнительные материалы Дополнительные материалы
КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
13.12.2018
Безграничные возможности цифровизации
Каков вклад мобильных технологий в формирование цифровой экономики, рассуждает директор департамента цифровых мобильных технологий Samsung Electronics Александр Терехов.
12.12.2018
В России разработают стандарты для искусственного интеллекта, квантовых коммуникаций и «умного города»
К марту 2019 года планируется разработать документы технической стандартизации в области квантовых коммуникаций, искусственного интеллекта и «умного города».
27.11.2018
OFD.ru запустил собственную систему электронного документооборота «Поток»
OFD.ru начал предоставлять услуги по электронному документообороту (ЭДО).