Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

С помощью каких носителей и процедур рекомендуется организация долговременного хранения документов в электронном виде?

Максим Еременко, Руководитель направления «Обмен электронными документами», фирма «1С»
Максим Еременко, Руководитель направления «Обмен электронными документами», фирма «1С»
Большинство современных компаний давно разработали и применяют средства долгосрочного хранения резервных копий информации компании в электронном виде. Внедрение ЭДО не создает принципиально новых задач для организации хранения электронных документов. Возможно, потребуется актуализация регламентов резервного копирования и хранения информации.
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW

Естественно, нужно позаботиться о наиболее распространенном и стандартном формате хранения документов и формате хранения электронной подписи. Например, PDF или DOC - форматы хранения файлов и PKCS#7 - для электронной подписи. Что же касается документов, для которых имеются форматы и протоколы обмена, то, естественно, необходимо поддерживать в приложениях ЭДО именно эти форматы и протоколы. Например, XML для хранения счетов-фактур и соответствующие протоколы для обмена с оператором ЭДО. Что касается документов, для которых требуется долгосрочное хранение, то переход на полностью безбумажный документооборот пока невозможен. Но это не означает, что нельзя автоматизировать процессы подготовки, обработки и хранения этих документов для оптимизации бизнес-процессов в работе с ними.
Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член МСА
Наталья Храмцовская, к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «Электронные Офисные Системы», эксперт ИСО, член МСА

Небольшие объемы информации может быть проще сохранять на носителях однократной записи (таких, как оптические диски). В этом случае достаточно просто доказать время записи информации на носитель, отсутствие изменений в информации, аутентичность самого носителя. При разработке нормативной базы можно опереться на существующие международные стандарты, а также на Указание Банка России от 25.11.2009 N 2346-У «О хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета».

Для хранения больших объемом информации придется использовать информационные системы и базы данных с усиленными функциональными возможностями в плане обеспечения защищенности и поддержки управления документами. В отсутствие законодательно-нормативных требований к хранению такого рода, возможно, потребуется договариваться с ФНС о минимальных требованиях к системам и о порядке сертификации/аккредитации – или в индивидуальном порядке, или коллективно.

В случае полноценной легитимизации услуг доверенной третьей стороны по хранению электронных документов, такой способ хранения также заслуживает внимания.

Заметим, что в случае обмена электронными счетами-фактурами подлинником будет электронный документ (поскольку именно он будет отослан контрагенту и взятая именно из него информация «осядет» в базах ФНС). Статус бумажного документа будет сомнителен, и нужно будет посмотреть, как к нему отнесутся суды. Однако если организация сочтет связанные с хранением электронных документов риски слишком большими, а использование бумажных документов – юридически эффективной и экономически оправданной подстраховкой, то, конечно же, в этом случае и у бумажных документов может найтись своя ниша.
Александр Тупицын, технический директор компании «Такском»
Александр Тупицын, технический директор компании «Такском»

Многие операторы предлагают такую услугу, и ряд организаций с удовольствием доверяет им хранение документов. Некоторые предпочитают забирать документы из программных комплексов оператора и сохранять их локально, используя корпоративные возможности: на дисках, магнитных лентах и т.п. Крупные организации часто осуществляют проекты внедрения систем электронного архива, которые есть на рынке, сохраняя в единой среде документы с ЭП и сканы бумажных документов.

Такой подход позволяет применить единые внутренние процедуры архивирования и хранения документов, независимо от вида документа, бумажного или электронного. Кроме того, такой подход позволяет упростить процедуры поиска и отбора документов при необходимости их представления, например, по истребованию ФНС. По существующему порядку, в ФНС сейчас можно представить, как электронный документ с ЭП, так и скан бумажного документа, подписанный ЭП. Сегодня уже нет никакого смысла отвозить куда-либо бумагу, т.к. электронные документы не нужно распечатывать.

Предыдущая статья:
Какие требования должны быть учтены при организации долгосрочного хранения электронных документов, подписанных ЭП?

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Проект внедрения обмена электронными документами на базе СЭД DIRECTUM и сервиса Synerdocs в компании ОАО «Белгородэнергосбыт»





Партнеры обзора:
Дополнительные материалы Дополнительные материалы Дополнительные материалы
КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
13.12.2018
Безграничные возможности цифровизации
Каков вклад мобильных технологий в формирование цифровой экономики, рассуждает директор департамента цифровых мобильных технологий Samsung Electronics Александр Терехов.
12.12.2018
В России разработают стандарты для искусственного интеллекта, квантовых коммуникаций и «умного города»
К марту 2019 года планируется разработать документы технической стандартизации в области квантовых коммуникаций, искусственного интеллекта и «умного города».
27.11.2018
OFD.ru запустил собственную систему электронного документооборота «Поток»
OFD.ru начал предоставлять услуги по электронному документообороту (ЭДО).