Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Проект внедрения обмена электронными документами на базе СЭД DIRECTUM и сервиса Synerdocs в компании ОАО «Белгородэнергосбыт»

Заказчик: ОАО «Белгородская сбытовая компания»
Исполнитель: ООО «ДИРЕКТУМ», сервис обмена электронными документами Synerdocs
Отрасль: Энергосбытовая деятельность
Задачи в области межорганизационного и межведомственного документооборота: Перевести обмен документами с контрагентами ОАО «Белгородэнергосбыт» по сбытовой и по хозяйственной деятельности в электронный вид.

Обеспечить связку двух систем генерирующих трафик документов (1С, СТЭК Энерго).

Автоматизировать процесс согласования входящих и исходящих документов в компании.

Автоматизировать и ускорить процесс подготовки к проверкам контролирующих органов в ОАО «Белгородэнергосбыт»
Используемые решения: Бизнес-решение «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» на платформе DIRECTUM Cервис обмена электронными документами Synerdocs


Объем внедрения
17 000 контрагентов по сбытовой и хозяйственной деятельности; 34 000 документов в месяц.

Сроки проекта
Внедрение DIRECTUM: старт – ноябрь 2013г., введение в промышленную эксплуатацию – май 2014г. Внедрение Synerdocs: старт – июнь 2014г., завершение тиражирования на контрагентов – июнь 2015г.

Статус проекта: в работе

Описание ситуации в компании заказчика на момент принятия решения о необходимости внедрения
Компания является гарантирующим поставщиком электроэнергии и мощности на все территории Белгородской области. Для обеспечения клиентского сервиса по всей территории области развернуто 22 центра обслуживания. Все они являются генераторами трафика финансово-учетных документов, каждый для своей группы контрагентов, в зависимости от территориальной принадлежности и потребляемой мощности.

Организационная структура компании насчитывает в общей сложности 60 подразделений. В бизнес-процессах подготовки, обработки и отправки, исходящих первичных бухгалтерских документов контрагентам последовательно задействовано до 4 подразделения. В бизнес-процессе приема и обработки входящих бухгалтерских документов таких подразделений 6.

В итоге: высокие затраты на документооборот, длительные процессы обмена и случающиеся невозвраты.

Предпосылки внедрения
Первичные документы по энергосбытовой деятельности формируются в биллинговой системе «Стек-Энерго», она используется для расчета с потребителями и работы с их лицевыми счетами. Хозяйственный учет ведется в 1С. Компания была готова к использованию электронных документов, рассматривала возможность перехода уже давно.

Требования заказчика
Интеграция с 1С, интеграция со СТЭК Энерго, роуминг операторами клиентов.

В первую очередь, интересовало следующее:
  • сокращение прямых издержек: на доставку документов контрагентам и на печать документов, обеспечение их хранения и уничтожения;
  • сокращение трудозатрат на подготовку к налоговым и аудиторским проверкам:

    просмотр содержания первичных учетных документов, принятых через системы обмена или созданных в учетной системе, формирование комплектов документов;
    выборка и предоставление документов в электронном виде, истребованных ФНС в рамках камеральных и встречных проверок;

  • разграничение прав доступа к документам в соответствии с полномочиями должностных лиц;
  • сокращение рисков доначисления НДС и налога на прибыль, связанных с возможной утратой документов в ходе обмена с контрагентами;
  • снижение стоимости процессов занесения информации из входящих первичных учетных документов в учетную систему.
Лица, принимающие участие в процессе выдвижения требований и реализации проекте Департамент информационных технологий, Бухгалтерия, Отдел логистики и закупок, Начальники участков.

Описание процесса выбора, причин выбора продукта, решения
Система должна уметь работать и с бумажными и с электронными документами. Внешний документооборот должен быть интегрирован с внутренним. Система должна обеспечить связку двух систем генераторов трафика по разным видам деятельности (энергосбытовая деятельность, хозяйственная деятельность).

Смотрели в сторону комплексных продуктов, позволяющих полностью закрыть задачи по работе с первичкой с оглядкой на то, что не все контрагенты смогут быстро перейти на электронный обмен, то есть, бумажные документы будут сохраняться какое-то время. Остановили выбор на решении «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» на платформе системы DIRECTUM и сервиса Synerdocs.

Этапы внедрения
DIRECTUM: 1. Исследование 2. Проектирование 3. Внедрение 4. Тестовая эксплуатация 5. Опытная эксплуатация 6. Промышленная эксплуатация (проект полностью завершен в течение 6 месяцев).

Synerdocs: 1. Исследование 2. Оптимизация форматов документов (акт, акт сверки в PDF) 3. Тестовый обмен с группой контрагентов (15 крупных компаний) 4. Тестирование роуминга с контрагентами 5. Тиражирование обмена на контрагентов (в процессе).

Общая продолжительность 6 месяцев.

Результаты проекта
Создание, выгрузка, согласование финансово-учетных документов полностью автоматизировано за счет системы DIRECTUM. Организован роуминг. Идет тиражирование электронного документооборота на контрагентов.

Во внутреннем контуре автоматизации в DIRECTUM перешли процессы формирования, согласования, учета, выставления и последующего архивного хранения первичной финансовой документации (счет-фактура, акт выполненных работ, акт сверки, накладная, счет на оплату, договор), разработаны специализированные шаблоны документов и настроены типовые маршруты согласования по входящим и исходящим первичным документам. На будущее заложили перспективу автоматизации работы с перепиской, согласование и утверждение служебных записок, согласование и утверждение приказов и распоряжений.

На сегодняшний день с решением «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» работают более 130 сотрудников ОАО «Белгородэнергосбыт». Внедрение решения позволило упорядочить работу с первичными финансовыми документами, сократить время согласования и выставления первичных документов, снизить затраты на отправку и хранение, а также ускорить поиск и подготовку первичных документов для проверки органами ФНС.

Комментарий заказчика
Сергей Четвериков, руководитель Департамента информационных технологий ОАО «Белгородэнергосбыт»:

«Главная особенность перехода Белгородской сбытовой компании на электронный документооборот в том, что параллельно с автоматизацией внутренних процессов, мы переводили в электронный вид взаимодействие и с внешними контрагентами. Это потребовало от всех участников проекта особого внимания к различным юридическим и техническим нюансам – от тонкой настройки платформы до скрупулезного изучения форматов первичных документов. Внедрение решения «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» на платформе системы DIRECTUM и сервиса Synerdocs позволило закрыть целый комплекс проблем, связанных со своевременным выставлением документов, контролем их возврата, а также с эффективной работой с первичкой в целом. Мы приобрели уникальный опыт и готовы активно делиться другим компаниям отрасли переход на обмен электронными документами».

Предыдущая статья:
С помощью каких носителей и процедур рекомендуется организация долговременного хранения документов в электронном виде?

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Проект перехода на электронный документооборот с поставщиками в компании Wildberries





Партнеры обзора:
Дополнительные материалы Дополнительные материалы Дополнительные материалы
КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.

27.03.2019
Коммерческие компании все чаще переходят с иностранных продуктов на российские
Илья Зайчиков, product owner СЭД «Тезис», компания Haulmont, в интервью TAdviser рассказал о развитии системы электронного документооборота, результатах её продвижения на мировом рынке, а также опыте замещения и особенностях замены иностранных решений подобного класса.