Проект внедрения обмена электронными документами на базе СЭД DIRECTUM и сервиса Synerdocs в компании ОАО «Белгородэнергосбыт»
| Заказчик: | ОАО «Белгородская сбытовая компания» |
| Исполнитель: | ООО «ДИРЕКТУМ», сервис обмена электронными документами Synerdocs |
| Отрасль: | Энергосбытовая деятельность |
| Задачи в области межорганизационного и межведомственного документооборота: | Перевести обмен документами с контрагентами ОАО «Белгородэнергосбыт» по сбытовой и по хозяйственной деятельности в электронный вид.
Обеспечить связку двух систем генерирующих трафик документов (1С, СТЭК Энерго). Автоматизировать процесс согласования входящих и исходящих документов в компании. Автоматизировать и ускорить процесс подготовки к проверкам контролирующих органов в ОАО «Белгородэнергосбыт» |
| Используемые решения: | Бизнес-решение «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» на платформе DIRECTUM Cервис обмена электронными документами Synerdocs |
Объем внедрения
17 000 контрагентов по сбытовой и хозяйственной деятельности; 34 000 документов в месяц.
Сроки проекта
Внедрение DIRECTUM: старт – ноябрь 2013г., введение в промышленную эксплуатацию – май 2014г. Внедрение Synerdocs: старт – июнь 2014г., завершение тиражирования на контрагентов – июнь 2015г.
Статус проекта: в работе
Описание ситуации в компании заказчика на момент принятия решения о необходимости внедрения
Компания является гарантирующим поставщиком электроэнергии и мощности на все территории Белгородской области. Для обеспечения клиентского сервиса по всей территории области развернуто 22 центра обслуживания. Все они являются генераторами трафика финансово-учетных документов, каждый для своей группы контрагентов, в зависимости от территориальной принадлежности и потребляемой мощности.
Организационная структура компании насчитывает в общей сложности 60 подразделений. В бизнес-процессах подготовки, обработки и отправки, исходящих первичных бухгалтерских документов контрагентам последовательно задействовано до 4 подразделения. В бизнес-процессе приема и обработки входящих бухгалтерских документов таких подразделений 6.
В итоге: высокие затраты на документооборот, длительные процессы обмена и случающиеся невозвраты.
Предпосылки внедрения
Первичные документы по энергосбытовой деятельности формируются в биллинговой системе «Стек-Энерго», она используется для расчета с потребителями и работы с их лицевыми счетами. Хозяйственный учет ведется в 1С. Компания была готова к использованию электронных документов, рассматривала возможность перехода уже давно.
Требования заказчика
Интеграция с 1С, интеграция со СТЭК Энерго, роуминг операторами клиентов.
В первую очередь, интересовало следующее:
- сокращение прямых издержек: на доставку документов контрагентам и на печать документов, обеспечение их хранения и уничтожения;
- сокращение трудозатрат на подготовку к налоговым и аудиторским проверкам:
просмотр содержания первичных учетных документов, принятых через системы обмена или созданных в учетной системе, формирование комплектов документов;
выборка и предоставление документов в электронном виде, истребованных ФНС в рамках камеральных и встречных проверок;
- разграничение прав доступа к документам в соответствии с полномочиями должностных лиц;
- сокращение рисков доначисления НДС и налога на прибыль, связанных с возможной утратой документов в ходе обмена с контрагентами;
- снижение стоимости процессов занесения информации из входящих первичных учетных документов в учетную систему.
Описание процесса выбора, причин выбора продукта, решения
Система должна уметь работать и с бумажными и с электронными документами. Внешний документооборот должен быть интегрирован с внутренним. Система должна обеспечить связку двух систем генераторов трафика по разным видам деятельности (энергосбытовая деятельность, хозяйственная деятельность).
Смотрели в сторону комплексных продуктов, позволяющих полностью закрыть задачи по работе с первичкой с оглядкой на то, что не все контрагенты смогут быстро перейти на электронный обмен, то есть, бумажные документы будут сохраняться какое-то время. Остановили выбор на решении «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» на платформе системы DIRECTUM и сервиса Synerdocs.
Этапы внедрения
DIRECTUM: 1. Исследование 2. Проектирование 3. Внедрение 4. Тестовая эксплуатация 5. Опытная эксплуатация 6. Промышленная эксплуатация (проект полностью завершен в течение 6 месяцев).
Synerdocs: 1. Исследование 2. Оптимизация форматов документов (акт, акт сверки в PDF) 3. Тестовый обмен с группой контрагентов (15 крупных компаний) 4. Тестирование роуминга с контрагентами 5. Тиражирование обмена на контрагентов (в процессе).
Общая продолжительность 6 месяцев.
Результаты проекта
Создание, выгрузка, согласование финансово-учетных документов полностью автоматизировано за счет системы DIRECTUM. Организован роуминг. Идет тиражирование электронного документооборота на контрагентов.
Во внутреннем контуре автоматизации в DIRECTUM перешли процессы формирования, согласования, учета, выставления и последующего архивного хранения первичной финансовой документации (счет-фактура, акт выполненных работ, акт сверки, накладная, счет на оплату, договор), разработаны специализированные шаблоны документов и настроены типовые маршруты согласования по входящим и исходящим первичным документам. На будущее заложили перспективу автоматизации работы с перепиской, согласование и утверждение служебных записок, согласование и утверждение приказов и распоряжений.
На сегодняшний день с решением «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» работают более 130 сотрудников ОАО «Белгородэнергосбыт». Внедрение решения позволило упорядочить работу с первичными финансовыми документами, сократить время согласования и выставления первичных документов, снизить затраты на отправку и хранение, а также ускорить поиск и подготовку первичных документов для проверки органами ФНС.
Комментарий заказчика
Сергей Четвериков, руководитель Департамента информационных технологий ОАО «Белгородэнергосбыт»:
«Главная особенность перехода Белгородской сбытовой компании на электронный документооборот в том, что параллельно с автоматизацией внутренних процессов, мы переводили в электронный вид взаимодействие и с внешними контрагентами. Это потребовало от всех участников проекта особого внимания к различным юридическим и техническим нюансам – от тонкой настройки платформы до скрупулезного изучения форматов первичных документов. Внедрение решения «Межкорпоративный финансово-учетный документооборот» на платформе системы DIRECTUM и сервиса Synerdocs позволило закрыть целый комплекс проблем, связанных со своевременным выставлением документов, контролем их возврата, а также с эффективной работой с первичкой в целом. Мы приобрели уникальный опыт и готовы активно делиться другим компаниям отрасли переход на обмен электронными документами».
