Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Проект внедрения СЭД для межорганизационного и межведомственного документооборота в администрации г. Омска

Заказчик: Администрация г. Омска
Исполнитель: Компания «ИнтерТраст»
Отрасль: Органы государственной власти
Задачи в области межорганизационного и межведомственного документооборота: Создание единой рабочей среды для информационного взаимодействия
Используемые решения: Система электронного документооборота CompanyMedia


Заказчик
Администрация города Омска, возглавляемая Мэром города Омска.
Основная задача Администрации города Омска — обеспечение функций и полномочий, предоставленных исполнительно-распорядительному органу муниципального образования город Омск действующим законодательством и муниципальными правовыми актами.

Цель
СЭД предназначена для автоматизации деятельности сотрудников Администрации города Омска, связанной с использованием и хранением документации, контролем исполнительской дисциплины и управлением документами.
Операторами системы являются 27 структурных подразделений Администрации города Омска, 18 из которых являются самостоятельными юридическими лицами, и 9 казенных учреждений (всего – более 1400 рабочих мест).

Целями внедрения СЭД CompanyMedia являются:
  • создание ядра информационной инфраструктуры Администрации города Омска;
  • формирование единой (унифицированной) технологии работы с документами в Администрации города Омска;
  • создание единого пространства хранения и обработки документации для всех структурных подразделений Администрации города Омска и муниципальных учреждений;
  • повышение уровня исполнительской дисциплины и личной ответственности за результаты работ.
Состав проекта
СЭД содержит следующий состав подсистем и модулей:
  • «Делопроизводство» — подсистема учета и контроля исполнения входящей, исходящей и внутренней служебной корреспонденции;
  • «Правовые акты» — подсистема подготовки, регистрации, рассылки, контроля исполнения нормативно-правовых актов и организационного распорядительных документов;
  • «Делопроизводство — обращения граждан» - подсистема учета и контроля исполнения писем и обращений граждан;
  • «Служба одного окна» — подсистема для автоматизации обеспечения предоставления гражданам и юридическим лицам муниципальных услуг города Омска: прием заявлений, регистрация, передача на исполнение, создание запросов, контроль исполнения, формирование отчета об исполнении;
  • «Заседания» — подсистема автоматизации процесса документооборота, сопровождающего проведение заседаний коллегиальных органов управления»;
  • модуль централизованного контроля исполнения документов «Контроль заданий»;
  • модуль интеграции СЭД с официальным сайтом Администрации города Омска;
  • модуль интеграции СЭД с единой системой электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области.
Сроки и этапы проекта
2009 год. СЭД была спроектирована и развернута на серверах и рабочих местах сотрудников; были обучены базовые группы групп администраторов и пользователей.
2010 год. СЭД была введена в опытную эксплуатацию, архитектура системы претерпела некоторые изменения. Продолжилось обучение пользователей.
2011–2012 годы. СЭД поэтапно вводилась в промышленную эксплуатацию. Окончательно оформились подсистемы «Служебная корреспонденция», «Правовые акты (учет)», «Заседания», «Обращения граждан».
2013 год. Начался обмен документами (входящими/исходящими) с органами исполнительной власти Омской области и Омским городским советом, где функционируют СЭД на базе IBM Lotus Notes/Domino.


Разработку СЭД и внедрение обеспечивали компания «ИнтерТраст» и отдельный сектор Казенного учреждения города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий» (УИКТ). Проектировщики «ИнтерТраста» выстраивали архитектуру и определяли методологию развития системы, инженеры УИКТ формализовали пожелания пользователей и участвовали во внедрении системы

Результаты проекта
С использованием системы осуществляются действия с входящими, исходящими и внутренними документами, правовыми актами, обращениями граждан, а также с заявлениями, поступающими в Службу одного окна. Обеспечен прием документов (обращений граждан, заявлений на предоставление услуг) с официального сайта Администрации города Омска. С использованием СЭД организовано предоставление 49 муниципальных услуг и документов в сферах: жилищно-коммунального хозяйства, благоустройства, образования, социальной политики, жилищной политики, имущественных отношений, архитектуры и градостроительства.

По итогам 2013 года в системе обрабатывалось более 440 тысяч документов и более 1 млн. поручений. Операторами системы являются 27 структурных подразделений Администрации города Омска, 9 казенных учреждений.
Опросы пользователей СЭД, проведенные в 2014 году, выявили следующие преимущества системы для участников документооборота:
  • Все документы, включая созданные продолжительное время назад, всегда под рукой с гарантией сохранности на уровне защищенных серверов, а не жесткого диска офисного компьютера.
  • Любой документ легко найти, задав условия поиска.
  • По каждому документу можно отследить ход исполнения, установить горизонтальные связи с вовлеченными в исполнение сотрудниками других подразделений.
Подводя итоги создания СЭД в Администрации города Омска можно констатировать что:
  • создана единая учетная система документов;
  • создано единое хранилище информации;
  • обеспечена оперативность передачи документов, прозрачность движения документов, упрощение поиска и обработки информации;
  • объединены в рамках единых деловых процессов работы с документами сотрудники всех структурных подразделений Администрации города Омска, в том числе территориально удаленных,
  • в деловых процессах активно используются «горизонтальные» связи;
  • преодолен психологический барьер в работе с СЭД;
  • получен опыт решения масштабных организационных и технических задач.
Сегодня СЭД может рассматриваться как технологическая основа для:
  • внутриведомственного взаимодействия (структурных подразделений, муниципальных учреждений);
  • межведомственного взаимодействия (Омский городской Совет, органы исполнительной власти Омской области);
  • а также для взаимодействия с гражданами и организациями – через Портал Администрации города Омска и службу «одного окна».
Комментарий Заказчика
Сухинина Ольга Леонидовна, заместитель директора Казенного учреждения города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий»: «СЭД — это современная технологическая основа для быстрого и удобного внутриведомственного и межведомственного взаимодействия, без которой было бы невозможно повышение эффективности труда и улучшение качества предоставления услуг. Развертывание СЭД в Администрации города Омска дало ценный опыт решения масштабных организационных и технических задач и заложило фундамент инфраструктуры информационного общества».

Предыдущая статья:
Проект перехода на электронный документооборот с поставщиками в компании Wildberries

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Проект внедрения ЭДО в Группе компаний HeadHunter





Партнеры обзора:
Дополнительные материалы Дополнительные материалы Дополнительные материалы
КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
13.12.2018
Безграничные возможности цифровизации
Каков вклад мобильных технологий в формирование цифровой экономики, рассуждает директор департамента цифровых мобильных технологий Samsung Electronics Александр Терехов.
12.12.2018
В России разработают стандарты для искусственного интеллекта, квантовых коммуникаций и «умного города»
К марту 2019 года планируется разработать документы технической стандартизации в области квантовых коммуникаций, искусственного интеллекта и «умного города».
27.11.2018
OFD.ru запустил собственную систему электронного документооборота «Поток»
OFD.ru начал предоставлять услуги по электронному документообороту (ЭДО).