Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Проект внедрения СЭД для межорганизационного и межведомственного документооборота в администрации г. Омска

Заказчик: Администрация г. Омска
Исполнитель: Компания «ИнтерТраст»
Отрасль: Органы государственной власти
Задачи в области межорганизационного и межведомственного документооборота: Создание единой рабочей среды для информационного взаимодействия
Используемые решения: Система электронного документооборота CompanyMedia


Заказчик
Администрация города Омска, возглавляемая Мэром города Омска.
Основная задача Администрации города Омска — обеспечение функций и полномочий, предоставленных исполнительно-распорядительному органу муниципального образования город Омск действующим законодательством и муниципальными правовыми актами.

Цель
СЭД предназначена для автоматизации деятельности сотрудников Администрации города Омска, связанной с использованием и хранением документации, контролем исполнительской дисциплины и управлением документами.
Операторами системы являются 27 структурных подразделений Администрации города Омска, 18 из которых являются самостоятельными юридическими лицами, и 9 казенных учреждений (всего – более 1400 рабочих мест).

Целями внедрения СЭД CompanyMedia являются:
  • создание ядра информационной инфраструктуры Администрации города Омска;
  • формирование единой (унифицированной) технологии работы с документами в Администрации города Омска;
  • создание единого пространства хранения и обработки документации для всех структурных подразделений Администрации города Омска и муниципальных учреждений;
  • повышение уровня исполнительской дисциплины и личной ответственности за результаты работ.
Состав проекта
СЭД содержит следующий состав подсистем и модулей:
  • «Делопроизводство» — подсистема учета и контроля исполнения входящей, исходящей и внутренней служебной корреспонденции;
  • «Правовые акты» — подсистема подготовки, регистрации, рассылки, контроля исполнения нормативно-правовых актов и организационного распорядительных документов;
  • «Делопроизводство — обращения граждан» - подсистема учета и контроля исполнения писем и обращений граждан;
  • «Служба одного окна» — подсистема для автоматизации обеспечения предоставления гражданам и юридическим лицам муниципальных услуг города Омска: прием заявлений, регистрация, передача на исполнение, создание запросов, контроль исполнения, формирование отчета об исполнении;
  • «Заседания» — подсистема автоматизации процесса документооборота, сопровождающего проведение заседаний коллегиальных органов управления»;
  • модуль централизованного контроля исполнения документов «Контроль заданий»;
  • модуль интеграции СЭД с официальным сайтом Администрации города Омска;
  • модуль интеграции СЭД с единой системой электронного документооборота органов исполнительной власти Омской области.
Сроки и этапы проекта
2009 год. СЭД была спроектирована и развернута на серверах и рабочих местах сотрудников; были обучены базовые группы групп администраторов и пользователей.
2010 год. СЭД была введена в опытную эксплуатацию, архитектура системы претерпела некоторые изменения. Продолжилось обучение пользователей.
2011–2012 годы. СЭД поэтапно вводилась в промышленную эксплуатацию. Окончательно оформились подсистемы «Служебная корреспонденция», «Правовые акты (учет)», «Заседания», «Обращения граждан».
2013 год. Начался обмен документами (входящими/исходящими) с органами исполнительной власти Омской области и Омским городским советом, где функционируют СЭД на базе IBM Lotus Notes/Domino.


Разработку СЭД и внедрение обеспечивали компания «ИнтерТраст» и отдельный сектор Казенного учреждения города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий» (УИКТ). Проектировщики «ИнтерТраста» выстраивали архитектуру и определяли методологию развития системы, инженеры УИКТ формализовали пожелания пользователей и участвовали во внедрении системы

Результаты проекта
С использованием системы осуществляются действия с входящими, исходящими и внутренними документами, правовыми актами, обращениями граждан, а также с заявлениями, поступающими в Службу одного окна. Обеспечен прием документов (обращений граждан, заявлений на предоставление услуг) с официального сайта Администрации города Омска. С использованием СЭД организовано предоставление 49 муниципальных услуг и документов в сферах: жилищно-коммунального хозяйства, благоустройства, образования, социальной политики, жилищной политики, имущественных отношений, архитектуры и градостроительства.

По итогам 2013 года в системе обрабатывалось более 440 тысяч документов и более 1 млн. поручений. Операторами системы являются 27 структурных подразделений Администрации города Омска, 9 казенных учреждений.
Опросы пользователей СЭД, проведенные в 2014 году, выявили следующие преимущества системы для участников документооборота:
  • Все документы, включая созданные продолжительное время назад, всегда под рукой с гарантией сохранности на уровне защищенных серверов, а не жесткого диска офисного компьютера.
  • Любой документ легко найти, задав условия поиска.
  • По каждому документу можно отследить ход исполнения, установить горизонтальные связи с вовлеченными в исполнение сотрудниками других подразделений.
Подводя итоги создания СЭД в Администрации города Омска можно констатировать что:
  • создана единая учетная система документов;
  • создано единое хранилище информации;
  • обеспечена оперативность передачи документов, прозрачность движения документов, упрощение поиска и обработки информации;
  • объединены в рамках единых деловых процессов работы с документами сотрудники всех структурных подразделений Администрации города Омска, в том числе территориально удаленных,
  • в деловых процессах активно используются «горизонтальные» связи;
  • преодолен психологический барьер в работе с СЭД;
  • получен опыт решения масштабных организационных и технических задач.
Сегодня СЭД может рассматриваться как технологическая основа для:
  • внутриведомственного взаимодействия (структурных подразделений, муниципальных учреждений);
  • межведомственного взаимодействия (Омский городской Совет, органы исполнительной власти Омской области);
  • а также для взаимодействия с гражданами и организациями – через Портал Администрации города Омска и службу «одного окна».
Комментарий Заказчика
Сухинина Ольга Леонидовна, заместитель директора Казенного учреждения города Омска «Управление информационно-коммуникационных технологий»: «СЭД — это современная технологическая основа для быстрого и удобного внутриведомственного и межведомственного взаимодействия, без которой было бы невозможно повышение эффективности труда и улучшение качества предоставления услуг. Развертывание СЭД в Администрации города Омска дало ценный опыт решения масштабных организационных и технических задач и заложило фундамент инфраструктуры информационного общества».

Предыдущая статья:
Проект перехода на электронный документооборот с поставщиками в компании Wildberries

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Проект внедрения ЭДО в Группе компаний HeadHunter





Партнеры обзора:
Дополнительные материалы Дополнительные материалы Дополнительные материалы
КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.

27.03.2019
Коммерческие компании все чаще переходят с иностранных продуктов на российские
Илья Зайчиков, product owner СЭД «Тезис», компания Haulmont, в интервью TAdviser рассказал о развитии системы электронного документооборота, результатах её продвижения на мировом рынке, а также опыте замещения и особенностях замены иностранных решений подобного класса.