Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Проект внедрения ЭДО в Группе компаний HeadHunter

Заказчик: ГК HeadHunter
Исполнитель: «Такском»
Отрасль: Услуги
Задачи в области межорганизационного и межведомственного документооборота: Оптимизация взаимодействия с контрагентами
Используемые решения: «1С-Такском»


Комментарий Заказчика
«HeadHunter - пример из числа компаний, работающих в сфере высоких технологий. Вся отчетность компании представляется в государственные контролирующие органы только в электронном виде, - комментирует Елена Плетнева, главный бухгалтер группы компаний HeadHunter. - У нас огромное количество контрагентов как в России, так и за рубежом. Ежемесячно формируется и отправляется более 55 тыс. документов. Ранее все документы необходимо было заносить в учетные системы входящей документации вручную. К тому же иногда документы шли до партнеров в течение очень продолжительного времени. Учитывая все это, мы стремились сделать взаимодействие с контрагентами более удобным и продуктивным. Хотелось избежать ручной обработки документов в процессе ввода в учетную систему, уйти от больших расходов на создание и хранение документов, длительных сроков подготовки и отправки, трудностей во взаимодействии между партнерами и неприятных последствий задержки и утери документов в случае курьерской доставки. После ознакомления с законодательной базой по электронному документообороту была проведена оценка расходов на реализацию проекта перехода на ЭДО. В результате мы пришли к выводу: с электронными документами работать значительно выгоднее и эффективнее. Компания приняла решение перейти на электронный документооборот».

Ситуация в компании на момент принятия решения о внедрении
Об использовании электронных документов группа компаний HeadHunter задумалась еще в 2009 г. В условиях работы с большим количеством контрагентов по всему миру приоритетной задачей компании по оптимизации бизнес-процессов стала ежедневная потребность в минимальные сроки создавать и обрабатывать тысячи документов, подтверждающих бизнес-операции.

Решение
При ознакомлении с техническими решениями и предложениями рынка было принято решение использовать в качестве технической платформы для обмена документами в электронном виде «1С-Такском».

Решение «1С-Такском», являющееся совместной разработкой компании «Такском» и фирмы «1С», уже является частью конфигураций программ «1С:Предприятие 8». То есть все функции подготовки, отправки и хранения документов, а также подключения к сервису обмена через оператора электронного документооборота «Такском» реализованы непосредственно в программных продуктах системы «1С:Предприятие 8», а не в отдельной (внешней) программе. Все входящие документы информационной базы 1С формируются автоматически на основе поступивших документов. Отправляется документ нажатием одной кнопки.

Компания «Такском» гарантирует доставку документов адресату в соответствии с требованиями нормативных актов, регулирующих обмен юридически значимыми электронными документами.

При работе с «1С-Такском» принимаются сертификаты электронной подписи, выданные любым из удостоверяющих центров, входящих в пространство доверия ФНС России, например, сертификаты, уже применяемые пользователями для сдачи электронной отчетности.

Также в решении «1С-Такском» для удобства пользователей предусмотрена возможность приглашать к обмену контрагентов из программ «1С:Предприятие 8» в несколько «кликов».

Реализация
Группа компаний HeadHunter перешла на систему электронного документооборота с апреля 2012 г. Примерный срок подготовки на реализацию проекта составил один квартал.

Основные этапы подготовки: техническая реализация, подготовка и обучение персонала, юридическая основа, маркетинговая активность.

В целях подготовки и обучения персонала (менеджеров по продажам, сотрудников юридической службы, служб поддержки продаж, регистрации, технической поддержки, биллинга, бухгалтерии), были проведены ознакомительные сессии (краткий обзор законодательства, ознакомление с планами компании по проекту и предстоящими изменениями, ознакомление с инструкцией для общения с контрагентами) и обучение сотрудников перед внедрением каждого очередного этапа по разработанному и протестированному функционалу.

Кроме того, было разработано Соглашение об использовании электронных документов, определяющее тонкие юридические нюансы, условия работы с электронными документами.

Было решено, что с контрагентами будет подписываться оригинальной подписью на бумаге только данное Соглашение. Все дальнейшие отношения будут проходить через электронные каналы связи. Со временем, когда будет наработана судебная практика и определяющие работу с электронными документами новые законы и разъяснения, планируется отказаться и от этой бумаги.

Для привлечения контрагентов к ЭДО проведена разъяснительная работа по преимуществам, реализации проекта, подготовлены специальные страницы на сайте компании, рассылки, раздаточные материалы, организованы семинары, вебинары, телефонные консультации для клиентов и т.п.

Результаты
Экономия времени:
  • на изготовление, подписание и доставку документов со стороны Исполнителя;
  • на прием, подписание, отправку документов со стороны Заказчика;
  • на занесение операций в бухгалтерские учетные системы по входящей документации у Заказчика (более 1 тыс. комплектов документов ежемесячно);
  • на изготовление бухгалтерской, управленческой отчетности и при необходимости изготовления отчетности по МСФО. При использовании электронных документов происходит автоматическое заполнение данных по хозяйственной операции, исключается возможность возникновения ошибок;
  • при сокращении количества этапов обработки.
Рациональное использование трудовых ресурсов.

Клиентоориентированность и повышение лояльности клиентов.

Экономия расходов:
  • на почтовые и курьерские услуги;
  • на бумагу, конверты, папки и другие канцелярские расходные материалы;
  • на количестве и обслуживании печатных устройств и расходных материалов к ним;
  • на обслуживание систем учета поступления и отправки документов;
  • на архивацию и хранение документов.
Оптимизация бизнес-процессов.

Исключение потребности в двойной работе:
  • печать одного документа в нескольких экземплярах при первичной обработке;
  • при внешних запросах (ФНС России, суды и т.п.);
  • в дублировании документов при их утере почтовыми и курьерскими службами, между службами компании, при смене адресов корреспонденции.
Комментарии заказчика по результатам
«Решение «1С-Такском» не только выполняет все необходимые функции, включая отправку и прием документов, но и на основе полученных электронных документов формирует документы информационной базы «1С:Предприятия 8», - рассказывает Елена Плетнева, главный бухгалтер группы компаний HeadHunter. - Мы получаем документ в привычном виде и сразу можем принять его к учету. Нет необходимости отдельно устанавливать и обновлять программу оператора электронного документооборота или работать на его веб-ресурсе. В решении поддерживается обмен не только счетами-фактурами, но и другими юридически значимыми первичными учетными документами - накладными, актами, счетами, заказами. Список контрагентов, с которыми компания работает, ведется в форме Соглашения с контрагентами об использовании электронных документов через оператора ЭДО. Добавив нового контрагента в этот список, можно сразу оправить ему приглашение. Для работы в системе мы успешно используем ту же электронную подпись, что и при работе с электронной отчетностью».

«При вступлении нового законодательства в силу, когда ФНС и Минфин России дали достаточное количество разъяснений и поддержали инициативу, для перехода на электронный документооборот требовалось только наше желание, - комментирует Елена Плетнева. - Такие перемены, по сути, естественное и органичное решение, логическое продолжение уже автоматизированной цепочки электронных процессов. Ведь интернет сегодня - это мгновенное поступление информации, высокая скорость продаж, поступления денежных средств. Такой темп требует одновременно мобильности бизнеса, упрощения самих бизнес-процессов и высокой скорости обработки информации. Появилась прекрасная возможность оптимизировать работу целого блока процессов. С другой стороны, электронный документооборот - отличный способ проявить бережное отношение не только к ресурсам компании, но и к ресурсам планеты».

Предыдущая статья:
Проект внедрения СЭД для межорганизационного и межведомственного документооборота в администрации г. Омска

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Проект внедрения СЭД для автоматизации работы с договорами в корпоративном режиме в компании «Энергопром менеджмент»





Партнеры обзора:
Дополнительные материалы Дополнительные материалы Дополнительные материалы
КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.

27.03.2019
Коммерческие компании все чаще переходят с иностранных продуктов на российские
Илья Зайчиков, product owner СЭД «Тезис», компания Haulmont, в интервью TAdviser рассказал о развитии системы электронного документооборота, результатах её продвижения на мировом рынке, а также опыте замещения и особенностях замены иностранных решений подобного класса.