Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Проект внедрения ЭДО в Группе компаний HeadHunter

Заказчик: ГК HeadHunter
Исполнитель: «Такском»
Отрасль: Услуги
Задачи в области межорганизационного и межведомственного документооборота: Оптимизация взаимодействия с контрагентами
Используемые решения: «1С-Такском»


Комментарий Заказчика
«HeadHunter - пример из числа компаний, работающих в сфере высоких технологий. Вся отчетность компании представляется в государственные контролирующие органы только в электронном виде, - комментирует Елена Плетнева, главный бухгалтер группы компаний HeadHunter. - У нас огромное количество контрагентов как в России, так и за рубежом. Ежемесячно формируется и отправляется более 55 тыс. документов. Ранее все документы необходимо было заносить в учетные системы входящей документации вручную. К тому же иногда документы шли до партнеров в течение очень продолжительного времени. Учитывая все это, мы стремились сделать взаимодействие с контрагентами более удобным и продуктивным. Хотелось избежать ручной обработки документов в процессе ввода в учетную систему, уйти от больших расходов на создание и хранение документов, длительных сроков подготовки и отправки, трудностей во взаимодействии между партнерами и неприятных последствий задержки и утери документов в случае курьерской доставки. После ознакомления с законодательной базой по электронному документообороту была проведена оценка расходов на реализацию проекта перехода на ЭДО. В результате мы пришли к выводу: с электронными документами работать значительно выгоднее и эффективнее. Компания приняла решение перейти на электронный документооборот».

Ситуация в компании на момент принятия решения о внедрении
Об использовании электронных документов группа компаний HeadHunter задумалась еще в 2009 г. В условиях работы с большим количеством контрагентов по всему миру приоритетной задачей компании по оптимизации бизнес-процессов стала ежедневная потребность в минимальные сроки создавать и обрабатывать тысячи документов, подтверждающих бизнес-операции.

Решение
При ознакомлении с техническими решениями и предложениями рынка было принято решение использовать в качестве технической платформы для обмена документами в электронном виде «1С-Такском».

Решение «1С-Такском», являющееся совместной разработкой компании «Такском» и фирмы «1С», уже является частью конфигураций программ «1С:Предприятие 8». То есть все функции подготовки, отправки и хранения документов, а также подключения к сервису обмена через оператора электронного документооборота «Такском» реализованы непосредственно в программных продуктах системы «1С:Предприятие 8», а не в отдельной (внешней) программе. Все входящие документы информационной базы 1С формируются автоматически на основе поступивших документов. Отправляется документ нажатием одной кнопки.

Компания «Такском» гарантирует доставку документов адресату в соответствии с требованиями нормативных актов, регулирующих обмен юридически значимыми электронными документами.

При работе с «1С-Такском» принимаются сертификаты электронной подписи, выданные любым из удостоверяющих центров, входящих в пространство доверия ФНС России, например, сертификаты, уже применяемые пользователями для сдачи электронной отчетности.

Также в решении «1С-Такском» для удобства пользователей предусмотрена возможность приглашать к обмену контрагентов из программ «1С:Предприятие 8» в несколько «кликов».

Реализация
Группа компаний HeadHunter перешла на систему электронного документооборота с апреля 2012 г. Примерный срок подготовки на реализацию проекта составил один квартал.

Основные этапы подготовки: техническая реализация, подготовка и обучение персонала, юридическая основа, маркетинговая активность.

В целях подготовки и обучения персонала (менеджеров по продажам, сотрудников юридической службы, служб поддержки продаж, регистрации, технической поддержки, биллинга, бухгалтерии), были проведены ознакомительные сессии (краткий обзор законодательства, ознакомление с планами компании по проекту и предстоящими изменениями, ознакомление с инструкцией для общения с контрагентами) и обучение сотрудников перед внедрением каждого очередного этапа по разработанному и протестированному функционалу.

Кроме того, было разработано Соглашение об использовании электронных документов, определяющее тонкие юридические нюансы, условия работы с электронными документами.

Было решено, что с контрагентами будет подписываться оригинальной подписью на бумаге только данное Соглашение. Все дальнейшие отношения будут проходить через электронные каналы связи. Со временем, когда будет наработана судебная практика и определяющие работу с электронными документами новые законы и разъяснения, планируется отказаться и от этой бумаги.

Для привлечения контрагентов к ЭДО проведена разъяснительная работа по преимуществам, реализации проекта, подготовлены специальные страницы на сайте компании, рассылки, раздаточные материалы, организованы семинары, вебинары, телефонные консультации для клиентов и т.п.

Результаты
Экономия времени:
  • на изготовление, подписание и доставку документов со стороны Исполнителя;
  • на прием, подписание, отправку документов со стороны Заказчика;
  • на занесение операций в бухгалтерские учетные системы по входящей документации у Заказчика (более 1 тыс. комплектов документов ежемесячно);
  • на изготовление бухгалтерской, управленческой отчетности и при необходимости изготовления отчетности по МСФО. При использовании электронных документов происходит автоматическое заполнение данных по хозяйственной операции, исключается возможность возникновения ошибок;
  • при сокращении количества этапов обработки.
Рациональное использование трудовых ресурсов.

Клиентоориентированность и повышение лояльности клиентов.

Экономия расходов:
  • на почтовые и курьерские услуги;
  • на бумагу, конверты, папки и другие канцелярские расходные материалы;
  • на количестве и обслуживании печатных устройств и расходных материалов к ним;
  • на обслуживание систем учета поступления и отправки документов;
  • на архивацию и хранение документов.
Оптимизация бизнес-процессов.

Исключение потребности в двойной работе:
  • печать одного документа в нескольких экземплярах при первичной обработке;
  • при внешних запросах (ФНС России, суды и т.п.);
  • в дублировании документов при их утере почтовыми и курьерскими службами, между службами компании, при смене адресов корреспонденции.
Комментарии заказчика по результатам
«Решение «1С-Такском» не только выполняет все необходимые функции, включая отправку и прием документов, но и на основе полученных электронных документов формирует документы информационной базы «1С:Предприятия 8», - рассказывает Елена Плетнева, главный бухгалтер группы компаний HeadHunter. - Мы получаем документ в привычном виде и сразу можем принять его к учету. Нет необходимости отдельно устанавливать и обновлять программу оператора электронного документооборота или работать на его веб-ресурсе. В решении поддерживается обмен не только счетами-фактурами, но и другими юридически значимыми первичными учетными документами - накладными, актами, счетами, заказами. Список контрагентов, с которыми компания работает, ведется в форме Соглашения с контрагентами об использовании электронных документов через оператора ЭДО. Добавив нового контрагента в этот список, можно сразу оправить ему приглашение. Для работы в системе мы успешно используем ту же электронную подпись, что и при работе с электронной отчетностью».

«При вступлении нового законодательства в силу, когда ФНС и Минфин России дали достаточное количество разъяснений и поддержали инициативу, для перехода на электронный документооборот требовалось только наше желание, - комментирует Елена Плетнева. - Такие перемены, по сути, естественное и органичное решение, логическое продолжение уже автоматизированной цепочки электронных процессов. Ведь интернет сегодня - это мгновенное поступление информации, высокая скорость продаж, поступления денежных средств. Такой темп требует одновременно мобильности бизнеса, упрощения самих бизнес-процессов и высокой скорости обработки информации. Появилась прекрасная возможность оптимизировать работу целого блока процессов. С другой стороны, электронный документооборот - отличный способ проявить бережное отношение не только к ресурсам компании, но и к ресурсам планеты».

Предыдущая статья:
Проект внедрения СЭД для межорганизационного и межведомственного документооборота в администрации г. Омска

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Проект внедрения СЭД для автоматизации работы с договорами в корпоративном режиме в компании «Энергопром менеджмент»





Партнеры обзора:
Дополнительные материалы Дополнительные материалы Дополнительные материалы
КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.