Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Проект внедрения СЭД для автоматизации работы с договорами в корпоративном режиме в компании «Энергопром менеджмент»

Заказчик: ЗАО «ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ»
Исполнитель: Управление ИТ ЗАО «ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ», Компания «ИнтерТраст»
Отрасль: Промышленность
Задачи в области межорганизационного и межведомственного документооборота: Оптимизация процесса согласования договоров с участием управляющей компании и дочерних предприятий
Используемые решения: Система электронного документооборота CompanyMedia


Заказчик
Группа ЭНЕРГОПРОМ — ведущая компания углеграфитовой отрасли России. Основное направление деятельности — производство высокотехнологичной электродной, катодной и иной углеграфитовой продукции для предприятий сталелитейной, алюминиевой, ферросплавной, кремниевой, химической, атомной и машиностроительной отраслей. Группа входит в пятерку крупнейших мировых производителей углеграфитовой продукции. Компания ведет бизнес в глобальном масштабе, экспортируя более 50% продукции. Сеть продаж Группы охватывает более чем 60 стран мира. Под управлением компании находятся три электродных завода: Новочеркасский, Новосибирский и Челябинский, а также компания «Донкарб Графит», ведущий производитель и поставщик химической аппаратуры и графитовых материалов для работы в агрессивных средах. Все предприятия Группы оснащены современным высокопроизводительным оборудованием. Некоторые виды продукции и применяемые технологии не имеют аналогов в мире. По своим качественным характеристикам продукция компании соответствует лучшим мировым стандартам.

Цель
Выстроить ясную схему обработки и доставки документов в рамках всей территориально распределенной структуры компании, увеличить скорость согласования и передачи документов — в первую очередь договоров, а значит и обмена информацией и ее распространения, обеспечить автоматический контроль исполнения документов и поручений по ним.

Решение
Проект внедрения СЭД CompanyMedia, разработанной компанией «ИнтерТраст», был начат в 2007 году. На начальном этапе проекта система силами ИТ-специалистов «ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ» была установлена в головном (московском) офисе предприятия на 100 рабочих местах. Затем в связи с необходимостью обеспечить информационное взаимодействие с региональными подразделениями сотрудники ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ, прошедшие обучение администрированию в учебном центре «ИнтерТраст», самостоятельно установили систему в региональных филиалах компании: Новочеркасском, Новосибирском и Челябинском электродных заводах. При этом к системе были подключены как руководители и сотрудники службы документационного обеспечения управления, так и линейные руководители и их подчиненные.

В 2011 году был осуществлен переход на новую версию СЭД CompanyMedia, который был продиктован желанием дальнейшей оптимизации информационной системы предприятия, модернизации с ее помощью новых важных процессов. Перевод CompanyMedia с версии 3.2 на 3.6 был осуществлен специалистами «ИнтерТраст» за две недели. В результате были оптимизированы существующие и автоматизированы новые процессы.

В частности, с помощью модуля «Специализированный почтовый ящик» была организована автоматическая регистрация приходящих на общий корпоративный почтовый ящик электронных сообщений, а также автоматическая отправка зарегистрированных как исходящие сообщений. Таким образом, «Специализированный почтовый ящик» позволил интегрировать входящие и исходящие сообщения с системой электронного документооборота CompanyMedia, тем самым ускорив и упростив обработку официальных e-mail.

Посредством модуля «Справочник персон» были систематизированы и налажены хранение и использование актуальных данных о работниках внешних организаций и частных лиц. Эти данные используются в модулях «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Договоры» и «CompanyMedia-Документы».

Сервис согласования помог улучшить эффективность процессов согласования документов в холдинге, в том числе — большого объема договоров с контрагентами.

Результаты проекта
По итогам внедрения СЭД удалось решить следующие задачи:
  • повышена скорость и качество обработки документов и поручений по ним;
  • сокращено время доставки документов из одной структуры компании в другую;
  • увеличена скорость распространения и повышена контролируемость исполнения управленческих решений.
С помощью CompanyMedia были автоматизированы:
  • работа с договорами;
  • обработка корреспонденции, внутренних и организационно-распорядительных документов, подлежащих регистрации;
  • обмен электронными документами между управляющей компанией «ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ» и заводами, входящими в Группу.
На сегодняшний день система установлена на 130 рабочих местах. В ней работают руководитель и сотрудники службы документационного обеспечения управления, а также ведущие специалисты головного офиса и региональных подразделений компании. В СЭД отражаются все бизнес-процессы, в рамках которых выполняются операции по уведомлению, ознакомлению и согласованию различных документов. Это касается не только договоров, но и организационно-распорядительных документов, а также входящих и исходящих. По результатам проекта удалось перейти на полностью безбумажный документооборот в части внутренней переписки и организационно-распорядительных документов.

Переход на электронный документооборот позволил более эффективно управлять работой: выстраивать четкую схему прохождения документов, распределять ответственность и контролировать процесс исполнения задач. В настоящее время в Группе ЭНЕРГОПРОМ рассматривается возможность перехода на четвертую версию CompanyMedia.

Комментарий заказчика
Александр Кулик, руководитель управления по ИТ ЗАО «ЭНЕРГОПРОМ МЕНЕДЖМЕНТ»: «На первом этапе проекта была автоматизирована работа с договорами и приложениями к ним. К внедрению системы электронного документооборота нас подтолкнула необходимость сократить сроки согласования. Этой цели удалось достичь — средний срок согласования договора снизился с 7 до 3 дней. Во многом этот результат обусловлен тем, что нам удалось перейти от последовательного режима согласования к параллельному, реализованному в CompanyMedia. В процессе согласования договоров могут быть задействованы пользователи различных предприятий и подразделений Группы. Так, бухгалтерская сервисная компания находится в Новочеркасске, юридическая служба — в Москве, а инициатором заключения договора может быть сотрудник завода в Челябинске. В качестве экспертов к процессу согласования могут подключаться специалисты любого завода, входящего в состав Группы. Система позволяет оптимизировать договорную работу в рамках единой для всех наших предприятий рабочей среды».

Предыдущая статья:
Проект внедрения ЭДО в Группе компаний HeadHunter

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Проект внедрения ЭДО в компании Комацу СНГ





Партнеры обзора:
Дополнительные материалы Дополнительные материалы Дополнительные материалы
КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.

27.03.2019
Коммерческие компании все чаще переходят с иностранных продуктов на российские
Илья Зайчиков, product owner СЭД «Тезис», компания Haulmont, в интервью TAdviser рассказал о развитии системы электронного документооборота, результатах её продвижения на мировом рынке, а также опыте замещения и особенностях замены иностранных решений подобного класса.