Что может предложить современная ECM-система для групповой/коллективной работы с корпоративными данными

1. средства разработки контента и работы с документами;
2. средства обмена данными;
3. нструменты формирования и совместного использования выборок документов;
4. инструменты обсуждений и доступ к их истории;
5. средства планирования и управления задачами.
Также ECM-система может подразумевать подключение дополнительных модулей для кол- лективной работы, расширяющих функционал:
6. дополнительные средства социализации;
7. возможность мобильного доступа к данным;
8. функции по созданию и управлению рабочими группами, функции взаимодействия между руководителем и подчиненными;
9. управление совещаниями;
10. организация файлохранилищ;
11. корпоративный портал;
12. мобильное сканирование;
13. быстрое распознавание и перевод из бумажного в электронный вид и т.д.
Важной тенденцией, которую эксперты отмечают отдельно, является требование мобильного доступа к создаваемому контенту. Наибольшие удобства с точки зрения коммуникации вокруг создаваемого контента предоставляют ECM-системы на базе порталов (к примеру, MS SharePoint): корпоративные соц.сети, форумы, wiki, инфоленты и прочее. Наиболее развитые средства коллективной работы с задачами и документами предлагает среда адаптивного кейс-менеджмента (ACM, adaptive case management).

Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW
Также востребованы дополнительные инструменты (модули) для коллективной работы, расширяющие ECM-функционал: управление совещаниями, организация файлохранилищ, корпоративный портал, мобильное сканирование, быстрое распознавание и перевод из бумажного в электронный вид и т.д.

Вадим Ипатов, Заместитель генерального директора по развитию бизнеса, InterTrust (ИнтерТраст)
В базовом функционале СЭД должны быть реализованы, как минимум, два сервиса коллективной работы: сервис совместной подготовки проектов документов и сервис формального согласования.

Алексей Корепанов, Руководитель проектов внедрения DIRECTUM
Современные ECM-системы имеют богатый набор инструментов для обеспечения коллективной работы с данными. С практической точки зрения, я бы выделил классификацию инструментов по этапам работы с документами: создание, исполнение, хранение и повторное использование (база знаний).
Предыдущая статья: Инструменты коллективной работы в ECM |
Скачайте обзор бесплатно! |
Следующая статья: Какие возможности для коллективной работы в ECM-системах наиболее востребованы заказчиками |
Партнеры обзора:
![]() |
![]() |
Отечественные ECM-системы предлагают не только классические инструменты коллективной работы (обмен данными, работа с проектом документа (редактирование, обсуждение), формирование и совместное использование выборок документов, коммуникации и др.), но и «вертикальные» (взаимодействие между руководителем и подчиненными по схеме «выдача поручения — исполнение — отчет — управленческое решение»). ECM-системы, реализованные на базе портальных решений (например, MS SharePoint), также позволяют использовать функционал корпоративного портала — коммуникации (в том числе чат, тематические форумы, корпоративные социальные сети), инфоленты, планирование мероприятий и т.д.
Особенностью многих бизнес-процессов в отечественных организациях является их привязка к документам, а коллективная работа в ECM позволяет использовать документальную базу и уже настроенные процессы. Инструменты коммуникации в ECM-системе заменяют традиционные (электронную почту, мессенджеры и пр.), при этом вся история работы с документом (проектом) сохраняется в одном месте. Средства электронной подписи (ЭП), встроенные в ECM, позволяют однозначно юридически идентифицировать участников делового процесса, а настроенные права пользователей определяют спектр действий каждого.
Сегодня заказчики для обеспеченности непрерывности коллективной работы требуют обеспечить доступ в ECM-систему вне офиса — в мобильном и удаленном режиме (веб-доступ) с использованием технологий ЭП (электронной подписи).