Отечественные ECM-системы предлагают не только классические инструменты коллективной работы (обмен данными, работа с проектом документа (редактирование, обсуждение), формирование и совместное использование выборок документов, коммуникации и др.), но и «вертикальные» (взаимодействие между руководителем и подчиненными по схеме «выдача поручения — исполнение — отчет — управленческое решение»). ECM-системы, реализованные на базе портальных решений (например, MS SharePoint), также позволяют использовать функционал корпоративного портала — коммуникации (в том числе чат, тематические форумы, корпоративные социальные сети), инфоленты, планирование мероприятий и т.д.

Особенностью многих бизнес-процессов в отечественных организациях является их привязка к документам, а коллективная работа в ECM позволяет использовать документальную базу и уже настроенные процессы. Инструменты коммуникации в ECM-системе заменяют традиционные (электронную почту, мессенджеры и пр.), при этом вся история работы с документом (проектом) сохраняется в одном месте. Средства электронной подписи (ЭП), встроенные в ECM, позволяют однозначно юридически идентифицировать участников делового процесса, а настроенные права пользователей определяют спектр действий каждого.

Сегодня заказчики для обеспеченности непрерывности коллективной работы требуют обеспечить доступ в ECM-систему вне офиса — в мобильном и удаленном режиме (веб-доступ) с использованием технологий ЭП (электронной подписи).

Коллективная разработка контента и неформализованная работа с информацией в рамках рабочей группы являются неотъемлемой частью процессов обработки документов. Чтобы автоматизировать процессы целиком, а не отдельные их части, наличие средств групповой работы должно быть включено в инструментарий ECM-платформы. Я бы выделил четыре группы инструментов.

1. Прежде всего, это средства разработки контента: редактирование файлов (включая онлайновое групповое), ведение истории версий, средства сравнения и поиска изменений и т.д.
2. Вторая группа — инструменты обсуждений и доступ к их истории как в виде оффлайновых лент комментариев, так и средств онлайнового взаимодействия, сопровождающих ход бизнес-процесса (как правило, реализуется через интеграцию с IMS системами).
3. К третьей группе относятся средства планирования и управления задачами; как правило, вопрос решается интеграцией с Outlook, однако, в последнее время появляются новые инструменты класса Case Management, интегрированные в ECM-систему.
4. К четвертой группе относятся инструменты «социализации», которые в корпоративном измерении сводятся к удобным средствам информирования пользователей об интересующих их событиях в процессах, а также средства выделения, оценки и поиска по какому-либо вопросу.

Естественно, в современных условиях доступ к средствам группового взаимодействия (в сравнении с функциями обработки этапов структурированных процессов) требует возможности мобильного доступа и работы с различных типов устройств.

Имеется также группа функций по управлению рабочими группами: создание группы, предоставление ей пространства для

Сервисы совместной подготовки и согласования позволяют сохранить историю создания и утверждения документов, включая комментарии участников подготовки, версии документов, историю согласования. При этом согласование может быть параллельным или последовательным. В первом случае проект документа направ ляется одновременно всем участникам согласования, во втором согласование проходит поэтапно. Возможен также комбинированный вариант, когда определенный этап согласования проходит в параллельном режиме, а другой — в последовательном. Сроки согласования определяются настройками системы, либо их задает инициатор процесса.

Если по достижении срока кто-либо из участников не поставил на документе свою визу, ему автоматически посылается уведомление–напоминание.

Некоторые системы обладают сервисом online–обсуждения, который может быть связан с любым объектом системы — с документом, резолюцией или поручением, листом согла сования и т.д. Участники обсуждения получают соответствующие уведомления, могут дать собственный комментарий по тому или иному вопросу, а также привлечь к обсуждению других сотрудников организации. Основное преимущество сервиса — это возможность оперативно провести обсуждение рабочих вопросов. История обсуждений сохраняется в системе и может быть использован при решении аналогичных задач в будущем. Наиболее развитые средства коллективной работы с задачами и документами предлагает среда адаптивного кейс-менеджмента (ACM, adaptive case management). Основное назначение ACM — это управление динамично меняющимися, неструктурированными или частично структурированными процессами. Иначе говоря — кейсами, которые объединяют в едином интерфейсе различные ресурсы и инструменты горизонтального взаимодействия. Пользователям ACM доступны инструменты горизонтального взаимодействия и привлечения внутренних экспертов организации, библиотека ранее обработанных кейсов, удобные тайм-лайны и чек-листы, позволяющие отслеживать состояние работ и обнаруживать узкие места в бизнес-процессах. Для инструментов адаптивного кейс-менеджмента характерна высокая гибкость: всегда можно изменить состав участников кейса, дополнить список задач и выбрать более оптимальные пути их решения. В виде кейса могут быть представлены самые разнообразные процессы: договорная работа, открытие филиала, проведение мероприятия, организация тендеров или участие в них, прохождение проверки регулятора, сертификация на соответствие различным стандартам и т.п. Перечисленное — это лишь небольшой срез бизнес-задач, которые можно решать в формате кейсов.

Ключевая возможность, предоставляемая ECM-системой на этапе создания документа, — это работа всех пользователей с единой версией документа, а также возможность одновременного редактирования. Время на создание и согласование документа сокращается с нескольких дней до нескольких часов. Если ECM-система хранит историю обсуждений, то дополнительно упрощается процесс утверждения и исполнения документов.

Наиболее более используемый инструмент на этапе исполнения документа – Workflow (часто его называют маршрутизацией документов) в различных вариантах использования:

• в процессном подходе это задачи с регламентированным ходом процесса;
• в кейс-менеджменте это задачи с открытым маршрутом движения.

При исполнении документа используются механизмы замещения, делегирования и подключения к процессу новых исполнителей или группы исполнителей. Это позволяет быстро подключить к решению задачи нужных сотрудников и принять правильное решение с учетом истории работы.

Вся информация, формируемая на этапе создания и исполнения документов, может использоваться повторно всеми пользователями ECM-систем с учетом прав доступа.

При этом ECM-системы имеют удобные инструменты для использования базы знаний, позволяющие быстро найти нужную информацию. Это и классический атрибутивный, и полнотекстовый поиск, и структурирование данных по областям знаний, и инструменты быстрого просмотра найденной информации, и доступ с мобильных устройств.

Лично мне в работе важно всегда иметь доступ к нужной информации вне зависимости от местоположения. Так, я в любое время могу поставить задачу команде проекта и обсудить ее, подключиться к разработке или согласованию документа и выполнять другие задачи без потери эффективности.