Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Преимущества средств коллективной работы, совмещенных с ECM-системой предприятия

Коллективная работа с документами может быть реализована с помощью самых различных решений. Главным преимуществом использования инструментов для организации коллективной работы именно в ECM-системе является возможность использовать и комбинировать всю информацию, хранящуюся в системе (и структурированную, и неструктурированную) и постепенно совершенствовать бизнес-процессы за счет результатов коллективной работы. Также дополнительного эффекта для бизнеспроцессов компании можно добиться, интегрируя ECM-систему с дополнительными инструментами коллективной работы (не используя их отдельно). Таким образом, система, дополненная развитыми средствами коллективной работы, становится не просто структурированным хранилищем интеллектуальных активов организации, но и средой, хранящей результаты взаимодействия людей в ходе создания этих активов.

Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW

Таким образом, можно свободно комбинировать различные «стили» работы с информацией в рамках одного бизнес-процесса. Это дает возможность начинать автоматизацию процесса с хранения файлов и информации, сопровождающей его подготовку, в «свободном» виде, постепенно усложнять приложение, насыщая его функциями работы со структурированной информацией: как в части организации процесса, так и формы работы с самой информацией. Это дает гибкость в процессе автоматизации, охват информации с точки зрения извлечения знаний в одной системе. В противном случае, когда групповая работа происходит в одном приложении, а структурированные процессы реализуются в другом, возникает информационный разрыв и требуется интеграция. К тому же, сопровождать две системы всегда сложнее, чем одну.
Елена Иванова, руководитель управления маркетинга ЭОС
Елена Иванова, Руководитель управления маркетинга ЭОС

Следовательно, использование ECM-системы в качестве основной среды коллективной работы наиболее рационально – работа выстраивается вокруг базового объекта, который либо уже есть в системе и исполняется по определенным правилам, либо создается с помощью средств ECM (проект документа). Прочие средства, совмещенные с ECM (электронная почта, «облачные» хранилища, органайзеры и др.) получают статус вспомогательных инструментов.

ECM-система предусматривает настройку прав пользователей в зависимости от их роли в организации, и чаще всего эти роли при коллективной работе остаются неизменными (особенно в жестких иерархических структурах). А права пользователей – это не только доступ к каким-то документальным массивам и список возможных операций, это и обязательные действия, которые пользователи должны совершать в процессе работы с документами. Например, для руководителя юридического отдела таким действием будет визирование договора, кадрового приказа и т.д. Для начальника любого отдела – распределение полученных поручений (заданий) между специалистами (в ECM-системе это реализовано через механизм подчиненных резолюций). Настроив в ЕСМ права и маршруты один раз, не нужно для каждого делового процесса заново определять его участников, перечень их действий и правила игры.

Инструменты коммуникации в ECM-системе могут полностью заменить традиционные (электронную почту, мессенджеры и пр.), при этом вся история работы с документом (проектом) сохраняется в одном месте. Средства электронной подписи (ЭП), встроенные в ECM, позволяют однозначно юридически идентифицировать участников процесса, что особенно важно, если к процессу коллективной работы подключаются несколько юридических лиц.
Вадим Ипатов, Заместитель генерального директора по развитию бизнеса, InterTrust (ИнтерТраст)
Вадим Ипатов, Заместитель генерального директора по развитию бизнеса, InterTrust (ИнтерТраст)

Но эти инструменты изначально не предназначены для хранения контента. ECM-система, дополненная развитыми средствами коллективной работы, становится не просто структурированным хранилищем интеллектуальных активов организации, информации и документов, но и средой, хранящей следы взаимодействия людей в ходе создания этих активов.

Что же касается встроенных в СЭД/ЕСМ инструментов совместной работы, то подход к их использованию определяется формой управления организацией: может преобладать директивный, процессный, коллегиальный или проектный подход к решению бизнес-задач. Для иерархической вертикали наиболее востребованы средства формального взаимодействия. При этом средства коллективной работы по исполнению управленческих решений интегрируются с инструментами учета резолюций и поручений, контроля исполнительской дисциплины. В организациях проектного характера все больше востребованы инструменты неформального горизонтального взаимодействия, к которым можно отнести элементы адаптивного кейс-менеджмента. Чтобы быть эффективными, такие инструменты должны быть максимально удобными. Ведь если пользователю удобнее и проще взаимодействовать с коллегами с помощью электронной почты, именно ей он и воспользуется. А важный для организации опыт останется локализованным в ящике электронной почты вместо того чтобы сохраниться в корпоративной системе.
Алексей Корепанов, Руководитель проектов внедрения DIRECTUM
Алексей Корепанов, Руководитель проектов внедрения DIRECTUM

Во многих системах налажена интеграция с системами обмена мгновенными сообщениями, например, с Microsoft Lync. Это позволяет быстро решать оперативные вопросы, на пример, обсудить спорный вопрос в документе со всеми согласующими — потребуется всего 2–3 клика, чтобы собрать конференцию. А благодаря интеграции с Microsoft Outlook можно одним кликом отправить документ контрагенту или разослать приглашения на совещание, предварительно согласованное в ECM-системе.

Часто путем интеграции решаются и задачи, находящиеся на стыке коллективной и индивидуальной работы. Например, результаты индивидуальной работы сотрудников формируются в отчеты и выгружаются на портал SharePoint, где группа статистики проводит анализ результатов или наоборот, результаты работы группы в ECM-системе передается в ERP-систему в качестве согласованного основания для «проводки».

За счет интеграции многократно увеличивается эффект от внедрения ИТ-решений. Исключается дублирование и двойной ввод информации, значительно упрощается выполнение типовых операций и агрегация результатов групповой работы.

Предыдущая статья:
Какие возможности для коллективной работы в ECM-системах наиболее востребованы заказчиками

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Сложности и ошибки интеграции системы управления контентом и средств коллективной работы





Партнеры обзора:
Дополнительные материалы Дополнительные материалы
КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.