Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Сложности и ошибки интеграции системы управления контентом и средств коллективной работы

В целом, эксперты отмечают, что залогом успешного использования средств коллективной работы для получения дополнительного эффекта для бизнеса является необходимость целенаправленного контроля коллективной работой. Процесс управления должен начинаться с выделения четких задач, которые должны решаться внедряемыми инструментами, заканчиваться периодическим мониторингом того, как результаты коллективной работы могут совершенствовать существующую систему и процессы.

Елена Иванова, руководитель управления маркетинга ЭОС
Елена Иванова, Руководитель управления маркетинга ЭОС

К результатам стратегических ошибок относится и сохранение параллельных каналов коммуникации, используемых при коллективной работе – например, пересылка документа или какого-то иного инфообъекта средствами ECM-системы или по e-mail. Так как участники процесса могут использовать разные каналы, в итоге история работы хранится в разных местах. При правильной стратегии всего этого можно избежать. Хороший результат дает и разъяснение пользователям правил работы в интегрированных системах, в идеале – в процессе организованного обучения.
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW

Это ведет к удорожанию системы, к появлению информационного разрыва, что усложняет оперативную работу с информацией и приводит к ограничению возможностей управления знаниями. Это разделение имеет несколько корней. С одной стороны, средства групповой работы в ECM не всегда соответствуют требованиям организации, а с другой — наличие в организации стандартных средств групповой работы на момент внедрения ECM платформы. В подобной ситуации, в организации необходимо продумывать инструменты сохранения информации, накопленной в рамках средств групповой работы, которая может пригодиться для дальнейшего анализа в ECM. К счастью, с каждым годом платформы ECM наполняются либо встроенными средствами групповой работы, либо предоставляют инструменты интеграции с наиболее распространенными инструментами групповой работы (например, возможность использовать Microsoft Lync для организации обсуждений в рамках рабочей группы, работающей над разработкой документа).
Вадим Ипатов, Заместитель генерального директора по развитию бизнеса, InterTrust (ИнтерТраст)
Вадим Ипатов, Заместитель генерального директора по развитию бизнеса, InterTrust (ИнтерТраст)

Решения СЭД/ECM воспринимаются рынком как формальные системы регламентированного учета и применяются соответственно. Добавление возможностей для неформального взаимодействия может остаться при таком подходе незамеченным. Вместо этого будут использоваться привычные средства: телефон, электронная почта и т.д. Необходимо создавать прецеденты, а для этого важно мотивировать коллективную работу непосредственно в системе.
Алексей Корепанов, Руководитель проектов внедрения DIRECTUM
Алексей Корепанов, Руководитель проектов внедрения DIRECTUM

От этого в значительной степени зависит качество и корректность выбора. В выборе инструментов коллективной работы заказчику должны помогать вендоры ECM-систем.

Чтобы инструменты были удобными и гармонично вписались в текущую работу пользователей, при проектировании интеграции следует учитывать сложившуюся практику работы специалистов. Таким образом, решится основная проблема внедрения инструментов коллективной работы — обучение ваших сотрудников правильному и эффективному использованию новых инструментов в их работе. Обучение стоит проводить по типовым кейсам из жизни обучаемых.

Важно помнить об организационной составляющей — любой коллективной работой необходимо управлять, и не всегда это возможно с помощью ИТ-решений.

В крупных и холдинговых компаниях часто сталкиваются с проблемой обеспечения взаимодействия разрозненных групп специалистов. Зачастую проблема усугубляется тем, что в разных структурных подразделениях используются разные инструменты коллективной работы. Стандартизация парка решений и рекомендации по использованию единых инструментов коллективной работы обычно решают указанную проблему.

Предыдущая статья:
Преимущества средств коллективной работы, совмещенных с ECM-системой предприятия

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Проект внедрения в Группе Синара: маршрутизация документов и разграничение доступа





Партнеры обзора:
Дополнительные материалы Дополнительные материалы
КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.