Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Что такое мобильная работа с корпоративными данными? Каковы сценарии мобильного использования бизнес-контента сегодня?

Под корпоративной мобильностью, чаще всего, понимают возможность сотрудников организации удаленно решать любые бизнес-задачи, используя либо собственные мобильные устройства (планшеты, смартфоны, ноутбуки, нетбуки), либо стационарные компьютеры, но не подключенные к локальной сети организации. Основным вопросом становится доступ к внутренним информационным системам компании и возможность полноценной работы с контентом.

В рамках данного Обзора рассмотрены возможности, угрозы и перспективы мобильной работы с данными в ECM-системах и СЭД.

Данные исследований

Мобильность стала неотъемлемым и одним из самых динамичных направлений развития систем управления контентом. По данным DOCFLOW, мобильный доступ к ECM-системе/СЭД есть уже в 53% компаний, еще 18% планируют внедрить. В трети организаций доступ к данным корпоративных систем через мобильные устройства есть уже у всех сотрудников компании. По мнению IDC, 60% ИТ-директоров будут использовать мобильные технологии к 2017 г.

Кто имеет доступ к ECM-системе/СЭД/электронному архиву/ через мобильные устройства в вашей организации?

сэд с телефона, мобильность в сэд

Мобильность стоит на одном из первых мест среди технологий, инвестиции в которые будут расти. Даже с учетом экономической ситуации и сокращения бюджетов, многие заказчики выделяют это направление как перспективное.

Топ-6 технологий, на которые компании увеличичивают свои расходы в 2013/2014гг

мобильность, мобильность в ECM, мобильность в СЭД, смартфоны СЭД

Вместе с тем, существуют различные подходы к применению «мобильности» в работе с документами организации: от использования удаленного доступа на ноутбуке к виртуальному рабочему месту до разработки кастомизированных мобильных приложений для различных категорий сотрудников внутри компании под смартфоны и планшеты.

Наиболее распространенный подход к работе с контентом с помощью мобильных устройств – «консьмеристкий» (получение уведомлений, просмотр, быстрое согласование, ЭП, относительно небольшие изменения метаданных документов, контроль поручений). Именно с этих сценариев начинается мобильная работа с контентом со стороны руководства.

Следующий этап – «контрибуторский», т.е., предоставление возможности пользователю полномасштабной разработки структуры и контента документа на мобильном устройстве. Однако далеко не все эксперты считают, что будущее корпоративной мобильности за полнофункциональными мобильными приложениями ИС. Есть мнение, что «мобильное создание» контента ограничится использованием преимуществ самих мобильных устройств (голосовой ввод, распознавание фото, фиксация геолокации).

Основным препятствием на пути к «всеобщей» мобильности и повальному расширению функционала мобильных приложений к ECM-системам, в частности, остается безопасность данных. На втором месте – прозрачность экономической выгоды и стоимость разработок. Мы попросили экспертов со стороны вендоров и руководителей со стороны заказчиков охарактеризовать их понимание «мобильности» и актуальных бизнес-сценариев ее использования.

Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW
Василий Бабинцев, Директор по маркетингу DIRECTUM

Конечно, если рассматривать мобильный доступ к корпоративной почте, расшаривание файлов, то этот вопрос уже давно изучен, активно используется малым бизнесом и не вызывает у него вопросов. Но если речь заходит о мобильном доступе к корпоративной ECM-системе для крупной распределенной компании, то ситуация резко меняется. Например, до сих пор нет устоявшихся методик обеспечения безопасности работы с контентом и однозначных примеров, как органично вписать мобильность во внутреннюю архитектуру компании с несколькими инсталляциями связанных ECM-систем.

Тем не менее, крупные заказчики начинают «прощупывать» поле мобильности в своей работе. Как правило, это касается лиц, принимающих решения, распоряжающихся бюджетом, которым хочется попробовать новые и более удобные способы персональной работы в ECM-окружении. Они закрывают глаза на ряд ограничений в области безопасности или построения ИТ-инфраструктуры (факт остается фактом). Откровенно говоря, такие шаги не решают большого пласта незакрытых ИТ-проблем, и не помогают массовому подключению сегмента рядовых пользователей. Но при этом становятся бизнес-драйверами развития мобильности в компании. А решение задач в области безопасности и архитектуры передаются вендорам, интеграторам и ИТ-специалистам. На этой волне и развиваются текущие мобильные решения.

Среди основных сценариев использования топ-менеджеры выделяют:

  • ознакомление с общим входящим потоком,
  • рассмотрение и визирование документов ЭП,
  • выдачу и контроль исполнения поручений.

Со своей стороны, как вендор, мы не останавливаемся на приложениях только для руководства, нами разрабатываются решения и для широкого круга сотрудников, создающих бизнес-окружение (тем самым обеспечивая контентом топ-менеджмент). Для них важной функциональностью становится:

  • работа с архивом документов и поиск,
  • выдача задач по поручениям и контроль исполнения,
  • использование ЭП.
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW
Ирина Соколова, начальник отдела мобильных устройств компании «ИнтерТраст»

Развитие функциональности мобильных приложений, как и раньше, идет вслед за развитием основной системы с некоторым запозданием. Скажем, инструменты адаптивного кейс-менеджмента в нашей системе появились несколько лет назад и только около полугода назад появились мобильные кейсы.

В части традиционной ECM-функциональности развитие мобильных приложений, по нашим наблюдениям, затормозилось, что в общем-то логично. С помощью планшета уже сейчас доступны все те функции использования контента, которые существуют в традиционных web-приложениях ECM. Кроме того, нужно учитывать влияние экономического фактора: ИТ-бюджеты сокращаются, свободных денег нет ни у бизнеса, ни у госструктур. Сейчас редкий клиент заказывает разработку чего-то принципиально нового, в основном пользуются теми возможностями, которые уже есть.

«ИнтерТраст» всегда делал ставку на разработку нативных приложений, и мы не собираемся от этого отказываться, но мы считаем, что помимо нативных приложений, позволяющих работать в оффлайн-режиме, необходимо адаптировать веб-интерфейс системы под работу на мобильных устройствах. На данный момент мы работаем над этим.

Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW
Алексей Чернышев, эксперт направления автоматизации бизнес-процессов, Digital Design

Чем сложнее процессы, поддерживаемые ECM-системой, тем большей кастомизации подвергаются сценарии мобильной работы. Разброс сценариев зависит от того, что конкретно желает получить заказчик. Это может быть минимальный набор возможных действий — просмотр документов, оставление комментариев — до полноценного рабочего места на мобильном устройстве.
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW
Альберт Бертяков, независимый эксперт

Мобильность в таком варианте состоит, в основном, в отсутствии привязки к рабочему месту в офисе и к корпоративной сети и, как следствие, в необходимости обеспечения безопасности информации и документов при работе через открытые сети. «Новая» мобильность – это как раз то, что большинство экспертов, вендоров и пользователей, собственно, и понимают сейчас под этим словом, т.е. использование в качестве мобильных рабочих инструментов планшетов и смартфонов. По моему мнению, о «старой» мобильности напрасно забывают в угоду модным веяниям мобильности «новой». При этом, именно «старая» мобильность в настоящее время и в обозримом будущем (3-5 лет, по крайней мере) будет оставаться доминирующей формой внеофисной работы.

Соответственно, большинство мобильных сценариев работы с документами и контентом, на мой взгляд, мало чем будет отличаться от традиционных офисных сценариев.

Ключевые особенности мобильной работы будут заключаться:

  • во-первых, в необходимости обеспечения безопасных каналов коммуникации с хранилищем информации/документов (т.е., фактически это требование, находящееся за рамками собственно ECM/IM-систем и относящееся к сфере информационной безопасности);
  • во-вторых, в необходимости обеспечения оффлайновой работы с документами, когда и если онлайновая связь с хранилищем отсутствует;
  • в-третьих, в необходимости защиты оффлайновых копий документов и информации от несанкционированного доступа при утрате/краже мобильного гаджета или ноутбука (т.е., опять-таки – это проблема из сферы ИБ, а не ECM).

Если же говорить о сценариях ECM-работы в контексте «новой» мобильности, то здесь особенности бизнес-применения диктуются особенностями самих инструментов – меньшими размерами экранов, отсутствием (как правило) эргономичной клавиатуры, наличием сенсорного интерфейса. Современные мобильные гаджеты вполне годятся в качестве устройств для консьюмеристской модели работы с документами (просмотр, согласование «галочкой», относительно небольшие изменения метаданных), но малопригодны для модели контрибуторской, т.е., собственно, полномасштабной разработки структуры и контента документов.

Для участников бизнес-процессов «в стиле ECM» современные мобильные гаджеты тоже подходят в ограниченных рамках – в основном, только для получения извещений о каких-то событиях, происходящих с документами, и оперативного реагирования на задачи, не привязанные к интенсивной работе с содержанием документа (ознакомление, визирование, выдача кратких комментариев/резолюций и т.п.)

Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW
Станислав Карамушко, Заместитель начальника управления архитектуры и анализа систем учета ПАО «Т Плюс».

Сценарии ввода информации с помощью мобильных устройств с последующей передачей в информационные системы организации:
  • сканирование
  • фотографирование
  • аудио- и видеозапись
  • заполнение электронных форм на устройствах

Сценарии доставки информации с помощью мобильных устройств:

1. доступ к коммуникационным сервисам

  • IP-телефония
  • электронная почта
  • корпоративные мессенджеры
  • внутренняя социальная сеть

2. удалённый доступ к корпоративным информационным ресурсам

  • портал
  • справочник сотрудников
  • бизнес-приложения
  • базы знаний и т.п.

3. уведомления



Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Какой функционал мобильных приложений систем управления корпоративным контентом сегодня наиболее перспективен?



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
27.02.2019
Век умных машин
Почему разработки в сфере искусственного интеллекта изменят всё. Об этом рассказывает первый выпуск нашего спецпроекта «Новая наука»
26.02.2019
Водительское удостоверение станет электронным, сообщили в ГИБДД
Электронные права могут появиться уже в 2020 году, рассказал РИА Новости начальник ГИБДД Михаил Черников.

25.02.2019
Цифровизация повышает финансовую грамотность клиентов?
Совместное исследование Аналитического центра НАФИ, Российского микрофинансового центра и Фонда Citi позволило оценить влияние цифровых каналов управления личными средствами на финансовую грамотность.