Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Чьи требования стоит учитывать при разработке решений?

Мы предложили экспертам проанализировать, кто является основным пользователем мобильных приложений ECM-систем: руководство, сотрудники; крупный бизнес или гибкий SMB; государство или бизнес?

Безусловными «драйверами» использования мобильности по-прежнему являются либо руководители крупного и среднего бизнес, либо сотрудники, чья работа связана с принятием решений и постоянными переездами, с необходимостью быть на связи. При этом, руководители среднего и крупного бизнеса чаще станут потребителями заказных разработок. В то время, как для обеспечения мобильной работы рядовых сотрудников чаще достаточно коробочных решений.

Общий тренд направлен в сторону расширения функционала, удешевления и неизбежного массового применения таких решений.

Активным сторонником использования мобильных возможностей работы с контентом для рядовых сотрудников должен стать любой руководитель, правильно оценивающий две важные тенденции. Это, во-первых, готовность все большего количества людей посвящать больше «личного» времени рабочим вопросам при наличие мобильных возможностей работы. Во-вторых, молодое поколение среди рядовых сотрудников все больше требует удобства и мобильности.

Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW
Артем Андреев, Ведущий проектировщик корпоративныx мобильныx приложений, ЭОС

Рядовые сотрудники являются пользователями коробочных решений, которые, кстати говоря, постоянно развиваются и наращивают свой функционал. Но для рядовых сотрудников очень важно, чтобы приложения были под разные OS, т.к. они достаточно часто готовы использовать для работы даже свои личные мобильные устройства.
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW
Василий Бабинцев, Директор по маркетингу DIRECTUM

Если смотреть в другой плоскости – особенностей ведения дел в организации – то существует отличия малого бизнеса от крупного (в т.ч. и государственных учреждений). Это и величина структуры управления, и накопленный опыт работы с бумажными документами, и особенности принятия решений, и стоимость владения информацией. Крупный бизнес требует отдельного, более взвешенного подхода.

Тем не менее, основными драйверами мобильности являются конкретные люди. И на их решения влияют как персональные особенности (возраст, личное окружение, реклама), так и бизнес-среда (культура принятия и поддержки нововведений, обострение конкуренции). А величина бизнеса, коммерческая или государственная структура – менее важно. Как правило, более активны лица, принимающие решения. С них и начинают продвижение мобильных решений. Они владеют бюджетами и максимально влияют на продвижение бизнес-автоматизации. Очень часто мобильное приложение к ECM-системе является для них и первым рабочим местом, поэтому они его рассматривают и как основное.

Также важно учитывать ожидания молодого поколения среди рядовых сотрудников. Для них мобильность – это норма времени, способ общения со сверстниками, получения информации. И они оценивают «продвинутость» организации, в которой работают, и лояльность к ней с позиции того, как учитываются их личные предпочтения. Не стоит забывать, что через 5-10 лет, возможно, именно они станут лицами, принимающими решения, и от удобства и эффективности их текущей работы будет зависеть дальнейшее развитие бизнес-инфраструктуры предприятия.

Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW
Владимир Андреев, президент «ДоксВижн»

Интересно отметить, что среди государственных органов также велик спрос на мобильные рабочие места, что связано с разъездным характером работы. При этом выше доля использования планшетов.
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW
Вадим Ипатов, заместителя генерального директора компании «ИнтерТраст» по развитию бизнеса

Со стороны государственных органов интерес к таким приложениям также существует, но сейчас все упирается в жесткие ограничения бюджетов на ИТ.

Что касается пользователей, то еще несколько лет назад работа с документами с помощью планшетов была привилегией руководства высшего уровня, первых лиц компаний. Учитывались именно их требования, и это накладывало свой отпечаток на разработку в том смысле, что создавались уникальные решения под потребности одного человека или нескольких руководителей высокого ранга. Сегодня мобильными решениями активно пользуется менеджмент среднего звена — уровень руководителей департаментов, отделов, а в некоторых случаях — рядовые специалисты, если они по роду деятельности часто находятся в разъездах. А значит, требования носят более универсальный характер — мобильные приложения ECM стали массовым продуктом.

Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW
Дмитрий Шушкин, Заместитель Генерального директора ABBYY Россия
Основным потребителем является тот, кто понимает, что скорость доступа и принятия решений - время, репутация, деньги. А ещё и тот, кто понимает, что благодаря мобильному доступу сотрудники могут делать свою работу в то время, которое прежде считалось их "личным", не рабочим.
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW
Альберт Бертяков, независимый эксперт

Как правило, корреляция довольно устойчивая – ограниченная ECM-функциональность, реализуемая «новыми» мобильными инструментами, наиболее востребована линейными менеджерами и руководителями организаций, а для специалистов среднего звена более приемлемым оказывается вариант мобильной работы с использованием ноутбуков.

Не следует также забывать и о так называемом «юридически значимом» электронном документообороте, что в российских реалиях в настоящий момент практически является синонимом использования электронной подписи (ЭП) в процессах обмена документами. В силу технических особенностей реализации ЭП (например, применение USB-токенов в качестве носителя закрытого ключа подписи), не каждый мобильный гаджет подойдет для использования в «юридически значимом» документообороте – что, фактически, снова приводит нас к необходимости использования «старых» мобильных инструментов.

Сравнивать и противопоставлять государство и бизнес в качестве пользователей мобильных ECM-приложений – кто «первее» и требовательней – я бы не стал, это слишком большие и абстрактные категории классификации. И в государственной деятельности, и в бизнесе в настоящее время существует достаточно большое число паттернов мобильной работы с документами/информацией, и эти паттерны весьма различны. Но если ставить знак приблизительного равенства между понятиями «мобильный» и «оперативный», то следует, наверное, признать, что мобильность является более важной характеристикой ИТ-приложения для бизнеса, чем для госучреждения (сложно представить себе картинку, когда чиновник, сидя на «высоком» мероприятии, с планшета оперативно отвечает на какой-то вопрос простого гражданина…).

Оперативность, и как следствие, мобильность в государственном применении, наверное, наиболее важна для оперативных (тавтология ненамеренная) и специальных/силовых структур – и то, в этих случаях, как правило, речь идет об оперативном получении какой-то уже имеющейся информации, а не разработке новых документов.

Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW
Станислав Карамушко, Заместитель начальника управления архитектуры и анализа систем учета ПАО «Т Плюс».

В случае, если сотрудники будут являться основными пользователями - внедряемая функциональность будет связана со:
  • сканированием и передачей документов (ввод бизнес-информации)
  • доступом к основным сервисам
  • электронная почта
  • адресная книга компании
  • порталу и другим бизнес-приложениям.

При использовании современных систем управления контентом, одна из важнейших функций мобильных приложений - это уведомления. Когда сотруднику попадает новая задача - он сразу об этом узнаёт и должен немедленно приступить к выполнению.

Руководство

Для этой категории в мобильных приложениях важны функции согласования и получения информации. В настоящее время создаются разнообразные решения класса «Мобильное рабочее место руководителя» В них помимо делопроизводства ещё отображаются разные дэшборды и иные формы отчётов.

В любых проектах учитываются требования:

  • бизнес-заказчика
  • службы безопасности
  • ИТ-департамента
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW
Татьяна Князева, Руководитель проектов ИТ ОАО СК Альянс
Несомненно, нужно учитывать требования ключевых бизнес- пользователей. Руководство как правило оценивает целесообразность внедрения решения по представленному бизнес-кейсу. Более того, необходимо, например, предусмотреть «лайт» версию для руководства. Многие руководители начинают использовать мобильное приложение с более простого решения, используя при этом ресурс своих помощников или заместителей.
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн», член Экспертного Совета DOCFLOW
Андрей Терёхин, Руководитель группы календарно-сетевого планирования и автоматизации процессов строительства в ОАО "ТАИФ-НК"
В данный момент, основными пользователями мобильных приложений ECM-систем, разумеется, являются руководители, т.к. применение мобильных решений, как правило, требует дополнительных действий ассистента руководителя. При этом, общий тренд, безусловно, направлен в сторону удешевления и неизбежного массового применения таких решений.

Предыдущая статья:
Какой функционал мобильных приложений систем управления корпоративным контентом сегодня наиболее перспективен?

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Каковы требования заказчиков к мобильным приложениям ECM/IM-системы?



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.