Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Опыт компаний по оценке эффективности внедрения ECM-систем

Для большинства организаций, внедрение информационной системы - это всего один шаг на пути к стратегической цели, которая задается на самом верхнем уровне. Без оптимизации многих процессов и принятия важных управленческих решений ее эффект может быть не полностью реализован. Означает ли это, что оценка результата внедрения – это избыточный процесс или есть другие причины, почему компании пропускают этот важный для любого проекта этап?

По данным опросов DOCFLOW, в более чем половине проектов внедрения оценка эффективности клиентами не проводится. Эксперты называют следующие причины:

  • отсутствие компетенций экономической аналитики;
  • очевидность необходимости автоматизации документооборота, вследствие чего оценка рассматривается как излишний процесс;
  • сложность расчета эффекта;
  • смена приоритетов/масштаба проекта в процессе интеграции.

Однако большая часть экспертов, как со стороны поставщиков, так и заказчиков, склоняются к тому, что этот процесс важен и является ключевым для последующего развития системы.

Проведение оценки, выгодно не столько заказчику, сколько и интегратору, поскольку позволяет представить клиенту расчеты для основательной аргументации в пользу проекта. Однако интегратору сложнее оценить эффективность внедрения, поскольку в каждой организации свои меры эффективности, приоритеты, свои показатели. В этой связи, если заказчик и интегратор нацелены на результат, на качественное выполнение проекта, работа по оценке эффекта должна проделываться совместно.

Светлин Савов, директор по развитию компании FTS Russia
Светлин Савов, директор по развитию компании FTS Russia

Проведение предварительной оценки, в первую очередь, выгодно самому интегратору, поскольку позволяет представить клиенту расчеты для основательной аргументации в пользу проекта. Такие расчеты быстрее склоняют представителей заказчика к принятию решения. А для заказчиков польза в том, что можно заблаговременно убедиться в высоком уровне ответственности интегратора.
Истомина Елена, Директор департамента консалтинга и внедрения DIRECTUM
Истомина Елена, Директор департамента консалтинга и внедрения DIRECTUM

Можно, конечно, считать экономию бумаги и сокращение рабочего времени на беготню по коридорам, но эти мелочи систему не окупят. А руководство обычно хочет видеть «а сколько денег сэкономим?». Но каким образом, например, измерить стоимость принятия правильного своевременного управленческого решения?

Внедрение информационной системы – это всего один шаг на пути к стратегической цели, которая задается на самом верхнем уровне. Причем ECM-система - это даже не способ достижения цели, а один из инструментов, и работать на компанию она будет только вкупе с остальными выполненными шагами.

Допустим, высшее руководство поставило задачу увеличить прибыль компании к концу года. Один из этапов – увеличить объемы продаж на 10%. Для этого в штат сотрудников дополнительно приняли квалифицированных продавцов, разработали маркетинговую акцию по привлечению покупателей. Дополнительно автоматизировали процесс согласования договоров, в результате которого коммерческие предложения стали уходить клиентам в течение 1-2 дней, а не спустя неделю. Сказать, что именно ECM-система обеспечила 10% продаж нельзя, но и без нее этого результата бы не было. А просто показатель ускорения согласования договоров в 3 раза, без привязки к системе KPI компании ни о чем не говорит.

Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн»
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн»

Во-первых, решение о внедрении системы зачастую принимается в момент, когда для руководства становится очевидно: без автоматизации документооборота, без управления договорными процессами вести бизнес невозможно. В этом случае речь идет не о простом повышении эффективности, а о жизнеспособности бизнеса.

Во-вторых, часто в организациях отсутствует компетенция экономической аналитики, и руководство вынуждено опираться на «качественные соображения» - повышение собственного удобства, соответствие требованиям вышестоящих организаций и прочее.

В-третьих, расчет экономической эффективности внедрения СЭД/ECM - действительно непростая задача. Помимо параметров, которые неплохо оцифровываются (сокращение сроков и трудоемкости процессов), имеются эффекты, которые количественно оценить сложнее, но именно они позволяют вывести бизнес на качественно новый уровень: «прослеживаемость» процессов, контроль исполнительской дисциплины и прочие. К сожалению, часто для среднего предприятия эта задача оказывается слишком сложной и дорогой, а для крупного – слишком мелкой по абсолютным величинам затрат.

Еще одной проблемой численной оценки эффективности внедрения платформы СЭД/ECM является то, что на первом этапе внедряется конкретное приложение, решающее конкретную задачу (например, согласование договоров), но внедрение платформы в перспективе может дать гораздо большие эффекты за счет расширения функциональности решений и автоматизации дополнительных контуров управления, которые на первом этапе трудно оценить.

Дмитрий Шушкин, заместитель генерального директора ABBYY Россия
Дмитрий Шушкин, заместитель генерального директора ABBYY Россия

В таких случаях системой закрывается всего одна-две задачи в рамках, например, департамента. Результат локальных задач очевиден, а для компании в целом – он не ясен. Если общее число трудозатрат сокращается на сумму, большую стоимости внедрения и сопровождения, то эффект есть. Но далеко не всегда понятно, как это посчитать. Иногда эффектом внедрения может быть просто повышение прозрачности отчетности и точности управления, что сокращает не затраты, а потери. При этом существует ряд решений, например, потоковый ввод документов и данных, системы их семантического (смыслового) анализа, управления данными, повышения их качества и т.д. В них эффект можно считать более простым, «прямым» способом.

Например, посчитать, сколько времени уходило у сотрудников на ввод документов до внедрения системы с решением потокового ввода данных и сколько после, какое количество документов обрабатывается и за какое время. В условиях быстроменяющейся экономической ситуации проекты, для которых можно четко посчитать возврат инвестиций на краткосрочном периоде, будут для интеграторов драйвером развития, потому что для клиентов они будут привлекательнее и «понятнее».

Дмитрий Романов, генеральный директор, «Преферентум» (ГК «АйТи»)
Дмитрий Романов, генеральный директор, «Преферентум» (ГК «АйТи»)

Интеграторы также часто шли «на поводу» у заказчика, не будучи заинтересованными в оценке реальной эффективности внедряемых решений. Огромный резерв повышения отдачи ECM-решений – в ускорении бизнес-процессов, использовании потенциала технологий совместной работы сотрудников, управлении знаниями и компетенциями, применении интеллектуальных технологий анализа неструктурированной информации. Сейчас появился шанс изменить ситуацию.
Елена Иванова, Руководитель Управления маркетинга ЭОС
Елена Иванова, Руководитель Управления маркетинга ЭОС

Поэтому эффективность должна считаться организацией, в которой идет внедрение. Интегратор может предоставить лишь обобщенные, некие усредненные данные. Если же оценка не проводится, что тоже не удивительно, то это значит, что в организации нет общей сложившейся меры и методики, как считать отдачу от электронного документооборота. Это не удивительно, тем более, что ранее могло СЭД в организации вообще не быть, и мало кто представляет, как это должно в принципе работать. Возможно, в таком случае считать эффективность имеет смысл по истечении некоего срока работы в СЭД.
Андрей Терехин, Руководитель группы календарно-сетевого планирования и автоматизации процессов строительства в ОАО «ТАИФ-НК», член Экспертного Совета DOCFLOW
Андрей Терехин, Руководитель группы календарно-сетевого планирования и автоматизации процессов строительства в ОАО «ТАИФ-НК», член Экспертного Совета DOCFLOW

Пока каждой компании, внедряющей ECM-решение, приходится делать это самостоятельно, а чаще всего – просто не делать, т.к. ввиду вышеуказанного, оценка эффекта внутри компании часто может не совпадать у руководителей разных подразделений. Должен ли интегратор подключаться к этому вопросу? Безусловно. Иначе это не интегратор, а всего лишь рядовой продавец софта.


Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Нужен ли этап оценки на практике?



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
13.12.2018
Безграничные возможности цифровизации
Каков вклад мобильных технологий в формирование цифровой экономики, рассуждает директор департамента цифровых мобильных технологий Samsung Electronics Александр Терехов.
12.12.2018
В России разработают стандарты для искусственного интеллекта, квантовых коммуникаций и «умного города»
К марту 2019 года планируется разработать документы технической стандартизации в области квантовых коммуникаций, искусственного интеллекта и «умного города».
27.11.2018
OFD.ru запустил собственную систему электронного документооборота «Поток»
OFD.ru начал предоставлять услуги по электронному документообороту (ЭДО).