После завершения внедрения, мы проводим опросы удовлетворенности клиентов и готовим резюме реализованных нами проектов. Часто клиенты реагируют сами, когда видят заметные улучшения после внедрения, то говорят нам об этом. Так или иначе, тему качественных улучшений после внедрения ECM-системы мы обсуждаем с клиентами.

Количество информационных ресурсов, которыми владеет любая компания, растет невероятными темпами, а это один из важнейших активов бизнеса, поэтому неудивительно, что почти все понимают значение и необходимость внедрения систем СЭД/ECM. Обычно компании, которые обращаются за консультацией по внедрению системы управления бизнес-информацией, уже знают, какой функционал им нужен, хотя бы в общих чертах.

Мало кто при внедрении платформы имеет детальный перспективный план автоматизации различных бизнес-процессов. Обычно такие долгосрочные задачи, как создание универсальной среды доступа к информационным ресурсам, единый инструментарий автоматизации процессов, средства контроля исполнительской дисциплины подразумеваются, и из этих соображений выбирается именно платформа, а не законченное приложение для автоматизации конкретного процесса.

Однако не всегда эти стратегические задачи имеют значительный вес при принятии решения о внедрении платформы: как правило, превалируют оперативные интересы. Очень часто СЭД/ECM платформа так и остается системой, решающей одну-две задачи, и внедрение не достигает этапа решения стратегических задач.

Если поставленные цели достигнуты, затраты остались в рамках бюджета и опрос пользователей показал их удовлетворенность результатами, то проект признается успешным. Надо отметить, что оценивать эффект сразу по завершении проекта невозможно и даже неправильно. Чаще всего нужно время, чтобы система вышла на «полные обороты». Пользователи должны пройти обучение, привыкнуть к новой модели взаимодействия. ИТ-службы, сопровождающие систему, должны научиться быстро отрабатывать предложения, замечания. Сама система должна быть растиражирована на подразделения, интегрирована с другими информационными системами компании.

С каждым новым этапом отдача от инвестиций в ПО увеличивается. Поэтому объективно оценить итоги внедрения можно спустя год или полтора после запуска системы в эксплуатацию. Кроме того, мы всегда обсуждаем перспективы развития системы. Ведь каждый дополнительно внедренный процесс будет увеличивать отдачу от первоначальных инвестиций в ПО и во внедрение базового функционала системы.

Есть понимание, что применение ИТ-систем сократит время на рутинные операции – как минимум, поиск, согласование, совместную работу. Сделает работу прозрачней, упорядоченной. Внедрение ECM/СЭД систем – это не одномоментный способ повышения эффективности. Внедрение и работа в таких системах воспринимаются именно как долгосрочное.