Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Нужен ли этап оценки на практике?

Оценка эффективности далеко не всегда является обязательной при выполнении проектов в реальных проектах, вследствие причин, указанных в предыдущей статье Обзора. Эксперты рекомендуют проводить ее либо в виде предварительных расчетов - чаще она используется как обоснование проекта еще на этапе продажи. Либо, по истечению существенного срока службы решения.

По опыту более чем 50% компаний, при внедрении СЭД или системы класса ECM преследуются конкретные краткосрочные цели, которые реализуются на первом этапе внедрения. Но оценивать эффект сразу по завершении проекта не вполне правильно. Пользователи должны пройти обучение, привыкнуть к новой модели взаимодействия; ИТ-службы, сопровождающие систему, должны научиться быстро отрабатывать предложения, замечания; сама система должна быть растиражирована на подразделения, интегрирована с другими информационными системами компании. Эксперты сходятся в том, что внедрение ECM/СЭД систем – это не одномоментный способ повышения эффективности. Внедрение и работа в таких системах, а значит и получение оцениваемого результата должны восприниматься как долгосрочные.

Светлин Савов, директор по развитию компании FTS Russia
Светлин Савов, директор по развитию компании FTS Russia

После завершения внедрения, мы проводим опросы удовлетворенности клиентов и готовим резюме реализованных нами проектов. Часто клиенты реагируют сами, когда видят заметные улучшения после внедрения, то говорят нам об этом. Так или иначе, тему качественных улучшений после внедрения ECM-системы мы обсуждаем с клиентами.

Количество информационных ресурсов, которыми владеет любая компания, растет невероятными темпами, а это один из важнейших активов бизнеса, поэтому неудивительно, что почти все понимают значение и необходимость внедрения систем СЭД/ECM. Обычно компании, которые обращаются за консультацией по внедрению системы управления бизнес-информацией, уже знают, какой функционал им нужен, хотя бы в общих чертах.

Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн»
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн»

Мало кто при внедрении платформы имеет детальный перспективный план автоматизации различных бизнес-процессов. Обычно такие долгосрочные задачи, как создание универсальной среды доступа к информационным ресурсам, единый инструментарий автоматизации процессов, средства контроля исполнительской дисциплины подразумеваются, и из этих соображений выбирается именно платформа, а не законченное приложение для автоматизации конкретного процесса.

Однако не всегда эти стратегические задачи имеют значительный вес при принятии решения о внедрении платформы: как правило, превалируют оперативные интересы. Очень часто СЭД/ECM платформа так и остается системой, решающей одну-две задачи, и внедрение не достигает этапа решения стратегических задач.

Истомина Елена, Директор департамента консалтинга и внедрения DIRECTUM
Истомина Елена, Директор департамента консалтинга и внедрения DIRECTUM

Если поставленные цели достигнуты, затраты остались в рамках бюджета и опрос пользователей показал их удовлетворенность результатами, то проект признается успешным. Надо отметить, что оценивать эффект сразу по завершении проекта невозможно и даже неправильно. Чаще всего нужно время, чтобы система вышла на «полные обороты». Пользователи должны пройти обучение, привыкнуть к новой модели взаимодействия. ИТ-службы, сопровождающие систему, должны научиться быстро отрабатывать предложения, замечания. Сама система должна быть растиражирована на подразделения, интегрирована с другими информационными системами компании.

С каждым новым этапом отдача от инвестиций в ПО увеличивается. Поэтому объективно оценить итоги внедрения можно спустя год или полтора после запуска системы в эксплуатацию. Кроме того, мы всегда обсуждаем перспективы развития системы. Ведь каждый дополнительно внедренный процесс будет увеличивать отдачу от первоначальных инвестиций в ПО и во внедрение базового функционала системы.

Елена Иванова, Руководитель Управления маркетинга ЭОС
Елена Иванова, Руководитель Управления маркетинга ЭОС

Есть понимание, что применение ИТ-систем сократит время на рутинные операции – как минимум, поиск, согласование, совместную работу. Сделает работу прозрачней, упорядоченной. Внедрение ECM/СЭД систем – это не одномоментный способ повышения эффективности. Внедрение и работа в таких системах воспринимаются именно как долгосрочное.

Предыдущая статья:
Опыт компаний по оценке эффективности внедрения ECM-систем

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Кто должен инициировать проект?



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
13.12.2018
Безграничные возможности цифровизации
Каков вклад мобильных технологий в формирование цифровой экономики, рассуждает директор департамента цифровых мобильных технологий Samsung Electronics Александр Терехов.
12.12.2018
В России разработают стандарты для искусственного интеллекта, квантовых коммуникаций и «умного города»
К марту 2019 года планируется разработать документы технической стандартизации в области квантовых коммуникаций, искусственного интеллекта и «умного города».
27.11.2018
OFD.ru запустил собственную систему электронного документооборота «Поток»
OFD.ru начал предоставлять услуги по электронному документообороту (ЭДО).