Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Кто должен инициировать проект?

Мы опросили экспертов относительно того, кто должен являться «бизнес-спонсором» (заинтересованные лица, способные поддержать и стимулировать внедрение) проекта внутри компании. Выбор корпоративный системы электронного документооборота – чаще всего ложится на ИТ-подразделение, но без активной позиции заказчика от бизнеса проект реализован не будет. Поэтому важно оценить, кто должен быть вовлечен в проект и с какими ролями.

Как правило, инициаторами внедрения СЭД/ECM платформы являются функциональные заказчики - руководители административного аппарата (для автоматизации делопроизводства), финансовая служба (договорной процесс), юристы (претензионно-исковая работа) и т.п. Руководители производственных, клиентских или административных отделов, которые напрямую заинтересованы в улучшении процессов, сокращении количества ошибок и ручных операций, лучше всех могут сформулировать практические цели оптимизации и автоматизации процессов. Однако функциональный заказчик видит задачу внедрения системы узко. В этой связи активную роль должно занимать и руководство компании.

Благоприятным сценарием будет непосредственное вовлечение в процесс выбора представителей высшего руководства. Инициировать проект должен тот, кто понимает взаимосвязь между внедрением ECM-решения и достижением стратегических целей компании. Чем выше в организационной иерархии «бизнес-спонсор», тем выше шансы на успешное внедрение системы. Непосредственными инициаторами проекта первые лица организации становятся гораздо реже, - как правило, их интересует интегральная задача. Но поддержка руководства – это неотъемлемый фактор успеха, даже если инициатором выступает другая сторона.

Реальным решением в данной ситуации может быть только выделение в орг. структуре организации ECM-подразделения, обладающего данными компетенциями и полномочиями, или создание рабочей группы, включающей и топ-менеджера, и функциональных заказчиков и ИТ-специалистов.

Светлин Савов, директор по развитию компании FTS Russia
Светлин Савов, директор по развитию компании FTS Russia

Ключевым является то, что они досконально понимают недостатки процессов и могут оценить, какие убытки это приносит. Но все зависит от конкретной ситуации в компании. В каких-то случаях инициатором внедрения целесообразнее выступить ИТ-менеджеру, если он занимается вопросами повышения эффективности бизнеса и имеет целостную картину по компании. Благоприятным сценарием будет также непосредственное вовлечение в процесс выбора представителей высшего руководства, когда решение о внедрении обсуждается всеми заинтересованными сторонами внутри компании.
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн»
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн»

Однако функциональный заказчик видит задачу внедрения системы узко, с точки зрения потребности своего подразделения и соответствующего набора бизнес-процессов. Гораздо реже инициаторами проекта становятся первые лица организации, их интересует интегральная задача - повышение управляемости, прозрачности, эффективности процессов и пр. Но у руководителя, как правило, нет необходимой предметной компетенции и времени, чтобы оценить необходимые технические решения. По нашему опыту, идеальным спонсором проекта является лицо, наделенное значительными полномочиями в организации, достаточно глубоко погруженное в задачи конкретных функциональных заказчиков и имеющее значительный ИТ-бэкграунд. Однако в реальной жизни такие персонажи встречаются редко. На практике эту роль может играть группа заинтересованных лиц, включающая топ-менеджера, функциональных заказчиков и ИТ-специалистов. В любом случае, проект внедрения СЭД/ECM нужно рассматривать как системный, учитывая как тактические, так и стратегические аспекты внедрения.
Истомина Елена, Директор департамента консалтинга и внедрения DIRECTUM
Истомина Елена, Директор департамента консалтинга и внедрения DIRECTUM
Выбор корпоративный системы электронного документооборота – чаще всего задача ИТ-подразделения, но нужен и заказчик от бизнеса, а найти идеолога СЭД, кому были бы интересны процессы предприятия в целом, очень сложно. Такими заинтересованными лицами могут быть разве что топ-менеджеры. Проще всего выделять владельцев бизнес-процессов, которые и будут выступать в роли заказчиков.
Дмитрий Романов, генеральный директор, «Преферентум» (ГК «АйТи»)
Дмитрий Романов, генеральный директор, «Преферентум» (ГК «АйТи»)
Должен инициировать тот, кто понимает взаимосвязь между внедрением ECM-решения и достижением стратегических целей компании. Это может быть владелец бизнеса, генеральный директор, представители топ-менеджмента, внешние консультанты. Чем выше в организационной иерархии бизнес-спонсор, тем выше шансы на успешное внедрение системы.
Елена Иванова, Руководитель Управления маркетинга ЭОС
Елена Иванова, Руководитель Управления маркетинга ЭОС
Руководство компании – однозначно. Именно и только с поддержкой руководства проект будет успешным. Это мы уже точно знаем по опыту. Как стимулирующий элемент – это те бизнес-подразделения, которые чаще всех работают с такими системами. Именно их мнения пожелания, специфику работы мы всегда учитываем при внедрении и выполнении проекта. Ибо они – основные пользователи, которым должно быть удобно и комфортно и которые как раз в дальнейшем и будут являться двигателями в развитии СЭД.
Андрей Терехин, Руководитель группы календарно-сетевого планирования и автоматизации процессов строительства в ОАО «ТАИФ-НК», член Экспертного Совета DOCFLOW
Андрей Терехин, Руководитель группы календарно-сетевого планирования и автоматизации процессов строительства в ОАО «ТАИФ-НК», член Экспертного Совета DOCFLOW

Реальным решением в данной ситуации может быть только выделение ECM-подразделения, обладающего данными компетенциями и полномочиями. Учитывая разнонаправленность внутрикорпоративных интересов, «бизнес-спонсором» реально может являться только генеральный директор или руководитель, отвечающий за экономику и финансы. При этом, всегда работает человеческий фактор. Иногда рядовой руководитель структурного подразделения, обладающий ясной головой, карьерными амбициями и пробивными качествами, способен полностью выстроить данную работу с нуля.

Предыдущая статья:
Нужен ли этап оценки на практике?

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Какова эффективная модель взаимодействия ИТ-департамента и бизнес-подразделений?



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
27.02.2019
Век умных машин
Почему разработки в сфере искусственного интеллекта изменят всё. Об этом рассказывает первый выпуск нашего спецпроекта «Новая наука»
26.02.2019
Водительское удостоверение станет электронным, сообщили в ГИБДД
Электронные права могут появиться уже в 2020 году, рассказал РИА Новости начальник ГИБДД Михаил Черников.

25.02.2019
Цифровизация повышает финансовую грамотность клиентов?
Совместное исследование Аналитического центра НАФИ, Российского микрофинансового центра и Фонда Citi позволило оценить влияние цифровых каналов управления личными средствами на финансовую грамотность.