Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Кто должен инициировать проект?

Мы опросили экспертов относительно того, кто должен являться «бизнес-спонсором» (заинтересованные лица, способные поддержать и стимулировать внедрение) проекта внутри компании. Выбор корпоративный системы электронного документооборота – чаще всего ложится на ИТ-подразделение, но без активной позиции заказчика от бизнеса проект реализован не будет. Поэтому важно оценить, кто должен быть вовлечен в проект и с какими ролями.

Как правило, инициаторами внедрения СЭД/ECM платформы являются функциональные заказчики - руководители административного аппарата (для автоматизации делопроизводства), финансовая служба (договорной процесс), юристы (претензионно-исковая работа) и т.п. Руководители производственных, клиентских или административных отделов, которые напрямую заинтересованы в улучшении процессов, сокращении количества ошибок и ручных операций, лучше всех могут сформулировать практические цели оптимизации и автоматизации процессов. Однако функциональный заказчик видит задачу внедрения системы узко. В этой связи активную роль должно занимать и руководство компании.

Благоприятным сценарием будет непосредственное вовлечение в процесс выбора представителей высшего руководства. Инициировать проект должен тот, кто понимает взаимосвязь между внедрением ECM-решения и достижением стратегических целей компании. Чем выше в организационной иерархии «бизнес-спонсор», тем выше шансы на успешное внедрение системы. Непосредственными инициаторами проекта первые лица организации становятся гораздо реже, - как правило, их интересует интегральная задача. Но поддержка руководства – это неотъемлемый фактор успеха, даже если инициатором выступает другая сторона.

Реальным решением в данной ситуации может быть только выделение в орг. структуре организации ECM-подразделения, обладающего данными компетенциями и полномочиями, или создание рабочей группы, включающей и топ-менеджера, и функциональных заказчиков и ИТ-специалистов.

Светлин Савов, директор по развитию компании FTS Russia
Светлин Савов, директор по развитию компании FTS Russia

Ключевым является то, что они досконально понимают недостатки процессов и могут оценить, какие убытки это приносит. Но все зависит от конкретной ситуации в компании. В каких-то случаях инициатором внедрения целесообразнее выступить ИТ-менеджеру, если он занимается вопросами повышения эффективности бизнеса и имеет целостную картину по компании. Благоприятным сценарием будет также непосредственное вовлечение в процесс выбора представителей высшего руководства, когда решение о внедрении обсуждается всеми заинтересованными сторонами внутри компании.
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн»
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн»

Однако функциональный заказчик видит задачу внедрения системы узко, с точки зрения потребности своего подразделения и соответствующего набора бизнес-процессов. Гораздо реже инициаторами проекта становятся первые лица организации, их интересует интегральная задача - повышение управляемости, прозрачности, эффективности процессов и пр. Но у руководителя, как правило, нет необходимой предметной компетенции и времени, чтобы оценить необходимые технические решения. По нашему опыту, идеальным спонсором проекта является лицо, наделенное значительными полномочиями в организации, достаточно глубоко погруженное в задачи конкретных функциональных заказчиков и имеющее значительный ИТ-бэкграунд. Однако в реальной жизни такие персонажи встречаются редко. На практике эту роль может играть группа заинтересованных лиц, включающая топ-менеджера, функциональных заказчиков и ИТ-специалистов. В любом случае, проект внедрения СЭД/ECM нужно рассматривать как системный, учитывая как тактические, так и стратегические аспекты внедрения.
Истомина Елена, Директор департамента консалтинга и внедрения DIRECTUM
Истомина Елена, Директор департамента консалтинга и внедрения DIRECTUM
Выбор корпоративный системы электронного документооборота – чаще всего задача ИТ-подразделения, но нужен и заказчик от бизнеса, а найти идеолога СЭД, кому были бы интересны процессы предприятия в целом, очень сложно. Такими заинтересованными лицами могут быть разве что топ-менеджеры. Проще всего выделять владельцев бизнес-процессов, которые и будут выступать в роли заказчиков.
Дмитрий Романов, генеральный директор, «Преферентум» (ГК «АйТи»)
Дмитрий Романов, генеральный директор, «Преферентум» (ГК «АйТи»)
Должен инициировать тот, кто понимает взаимосвязь между внедрением ECM-решения и достижением стратегических целей компании. Это может быть владелец бизнеса, генеральный директор, представители топ-менеджмента, внешние консультанты. Чем выше в организационной иерархии бизнес-спонсор, тем выше шансы на успешное внедрение системы.
Елена Иванова, Руководитель Управления маркетинга ЭОС
Елена Иванова, Руководитель Управления маркетинга ЭОС
Руководство компании – однозначно. Именно и только с поддержкой руководства проект будет успешным. Это мы уже точно знаем по опыту. Как стимулирующий элемент – это те бизнес-подразделения, которые чаще всех работают с такими системами. Именно их мнения пожелания, специфику работы мы всегда учитываем при внедрении и выполнении проекта. Ибо они – основные пользователи, которым должно быть удобно и комфортно и которые как раз в дальнейшем и будут являться двигателями в развитии СЭД.
Андрей Терехин, Руководитель группы календарно-сетевого планирования и автоматизации процессов строительства в ОАО «ТАИФ-НК», член Экспертного Совета DOCFLOW
Андрей Терехин, Руководитель группы календарно-сетевого планирования и автоматизации процессов строительства в ОАО «ТАИФ-НК», член Экспертного Совета DOCFLOW

Реальным решением в данной ситуации может быть только выделение ECM-подразделения, обладающего данными компетенциями и полномочиями. Учитывая разнонаправленность внутрикорпоративных интересов, «бизнес-спонсором» реально может являться только генеральный директор или руководитель, отвечающий за экономику и финансы. При этом, всегда работает человеческий фактор. Иногда рядовой руководитель структурного подразделения, обладающий ясной головой, карьерными амбициями и пробивными качествами, способен полностью выстроить данную работу с нуля.

Предыдущая статья:
Нужен ли этап оценки на практике?

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Какова эффективная модель взаимодействия ИТ-департамента и бизнес-подразделений?



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.

27.03.2019
Коммерческие компании все чаще переходят с иностранных продуктов на российские
Илья Зайчиков, product owner СЭД «Тезис», компания Haulmont, в интервью TAdviser рассказал о развитии системы электронного документооборота, результатах её продвижения на мировом рынке, а также опыте замещения и особенностях замены иностранных решений подобного класса.