Какова эффективная модель взаимодействия ИТ-департамента и бизнес-подразделений?
Процесс внедрения и оценки, в том числе, - это работа, к которой должны быть привлечены как функциональные заказчики, так и ИТ служба. На практике так происходит редко, но именно такой подход делает внедрение максимально эффективным.
Экспертами предложена оптимальная схема, согласно которой, на этапе выбора решений свои позиции согласуют ИТ-служба и заинтересованное бизнес-подразделение, а оценкой реального достигнутого эффекта занимается третья сторона – процессный офис, служба качества или дирекция по орг. развитию, обладающая нужным уровней компетенций.
Бизнес-подразделения – основные пользователи решения, однако общая картина может быть оценена только в комплексе и по истечению продолжительного времени. Оценкой эффекта должны заниматься экономисты.
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн»
Главное, чтобы этот процесс был организован в принципе. Необходимо регулярно уточнять цели проекта, фиксировать планы, оценивать результаты и эффективность. Особенностью внедрения СЭД/ECM является непрерывность процесса, на первом этапе внедряется платформа и базовые приложения (это самый трудоемкий и дорогой этап), в дальнейшем идет внедрение дополнительных приложений, контуров автоматизации и модулей, масштабирование системы, интеграция с другими подсистемами ИТ, оптимизация уже внедренных контуров.
Истомина Елена, Директор департамента консалтинга и внедрения DIRECTUM
Корпоративная СЭД – это не только хранилище данных, это некий «общий сервис» компании, как корпоративная почта или телефония. Принимать обращения от бизнес-подразделений и обеспечивать бесперебойную работу должно ИТ-подразделение.
Дмитрий Романов, генеральный директор, «Преферентум» (ГК «АйТи»)
На мой взгляд, наилучший вариант, когда на этапе выбора свои позиции согласуют ИТ-служба и заинтересованное бизнес-подразделение, а оценкой реального достигнутого эффекта занимается третья сторона – процессный офис, служба качества, дирекция по орг. развитию и т.п.
Елена Иванова, Руководитель Управления маркетинга ЭОС
Бизнес-подразделения – основные и главные для нас люди в организации, ведь именно они являются пользователями, они целыми днями работают в системе. Поэтому при определении эффективности они – целевая группа. Вторая целевая группа – ИТ-подразделения.
Андрей Терехин, Руководитель группы календарно-сетевого планирования и автоматизации процессов строительства в ОАО «ТАИФ-НК», член Экспертного Совета DOCFLOW
Главная задача IT-департамента – обеспечить бесперебойную работу и своевременность обновлений софта, и этого вполне достаточно. Ввиду интегрированного характера оценки экономического эффекта ECM-решения, объективно дать ее внутри организации может, в идеале само ECM-подразделение (при его наличии), либо рабочая группа, состоящая из представителей профильных подразделений (IT, системы менеджмента качества, информационной безопасности, делопроизводства и документооборота и т.д.).
| Предыдущая статья: Кто должен инициировать проект? |
Скачайте обзор бесплатно! |
Следующая статья: На что следует делать акцент при аргументации инвестиций в ECM? |
Так как необходимо спрогнозировать как количественные показатели эффективности внедрения (сокращение затрат на бумагу, на эксплуатацию копировальных аппаратов и принтеров), так и качественные (быстрый поиск документов, улучшение работы с клиентами), которые не всегда можно выразить в денежном эквиваленте, к оценке эффективности следует привлечь нескольких специалистов. С одной стороны может выступить сотрудник, отвечающий за контроль финансов в компании, а с другой – владельцы критических для внедрения процессов, например, руководитель отдела по работе с клиентами.