Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Что делать, если эффект оказался ниже ожидаемого?

Согласно опросам DOCFLOW, в случае, если оценка проекта все же была проведена, 27% компаний оценили эффект ниже ожидаемого.
Мы уточнили у экспертов, что может служить причиной? В каких случаях и на каких этапах можно предпринять меры без кардинального увеличения бюджета проекта?

Картинка каталога

Светлин Савов, директор по развитию компании FTS Russia
Светлин Савов, директор по развитию компании FTS Russia
Если ожидания заказчика не оправдались, то возможны различные варианты вплоть до прекращения проекта. Если неудачным оказалось внедрение системы первого выбора, то компания может перейти ко второму варианту. Интегратору не стоит ждать, пока проект закроется. Решением станет интенсивная коммуникация с заказчиком о причинах провала ожиданий. В ходе таких обсуждений может оказаться, что в начале проекта были неверно поставлены требования, и в реальности компании необходимо что-то другое. В таком случае требования согласуются заново и внедрение системы приводится в соответствие с ними.
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн»
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн»

А рисков при внедрении СЭД/ECM может быть достаточно много: это и недостаточная компетентность заказчика, и сопротивление внедрению изменений в бизнес-процессах, и отсутствие соответствующего опыта у команды внедрения, и недочеты платформы, и другое. Минимизировать их можно привлечением компетентного внедренца и/или вендора платформы, правильной организацией проекта, выбором проверенной в схожих проектах платформы и т.д. Увеличивать инвестиции в проект, который не достиг своих задач, имеет смысл тогда, когда это позволит компенсировать «недополучение» эффекта в предыдущие периоды. Такая ситуация может возникнуть, когда при внедрении базовой инфраструктуры и функциональности на первом этапе сыграли те или иные риски, но в целом внедрение закончилось успешно. В этом случае интенсификация внедрения дополнительной функциональности с учетом полученного опыта и минимизации этих рисков может компенсировать дополнительные издержки первого этапа.
Истомина Елена, Директор департамента консалтинга и внедрения DIRECTUM
Истомина Елена, Директор департамента консалтинга и внедрения DIRECTUM
Ситуация, когда эффект ниже ожидаемого, вполне возможна, если оценку проводить сразу после завершения проекта. Выше уже было отмечено, что нужно время: только через год или полтора можно увидеть реальную отдачу от проекта. Но могут быть и другие причины. Например, в рамках проекта РП постоянно должен сверять поступающие требования и промежуточные результаты с обозначенными результатами проекта. Если этого не делать, то можно уйти не туда. Проектом нужно управлять на протяжении всего хода работ, потому что эффект от внедрения напрямую связан с качеством управления проектом.
Дмитрий Шушкин, заместитель генерального директора ABBYY Россия
Дмитрий Шушкин, заместитель генерального директора ABBYY Россия

Это отнимает массу времени и влечет за собой ошибки, связанные с человеческим фактором. Система потокового ввода документов, внедренная в дополнение к уже имеющейся ECM-системе, позволит компании увеличить скорость ввода данных в 3-10 раз и сократить расходы на обработку документов на более чем 50%. Другой пример. Повсеместно в корпоративных информационных системах накапливается много информации, большая часть которой неструктурированная. Сама по себе эта неструктурированная информация «бесполезна», «лежит мертвым грузом», еще и поедая ресурсы компании на хранение.

Но благодаря точному поиску данных, их анализу вы можете существенно повысить качество принятия решений и эффективность бизнеса – получить пользу от тех массивов, которые уже и так накоплены. Не случайно все больше организаций сегодня интересуются системами интеллектуальной обработки и анализа информации. Для их внедрения не нужно перестраивать существующие системы, а следственно и значительно увеличивать бюджеты – можно использовать их, как дополнительных слой работы с данными. При этом скорость и качество выполнения бизнес-задач выходит на другой уровень.

Дмитрий Романов, генеральный директор, «Преферентум» (ГК «АйТи»)
Дмитрий Романов, генеральный директор, «Преферентум» (ГК «АйТи»)
Типичная ситуация. Это же оценка, которая базируется на определенных предположениях. Если реальный эффект ниже на единицы - десятки процентов – ничего страшного. Если отличия в разы (сотни процентов), то либо внедренное решение не работает (сотрудники им не пользуются), либо какие-то исходные предположения были неверными. Профилактика подобных ситуаций - пилотные проекты, на которых можно отработать решения и проверить предположения и управление изменениями и преобразованиями в проекте внедрения. Социально-психологические аспекты внедрения сложных корпоративных решений намного важнее технических и технологических.
Андрей Терехин, Руководитель группы календарно-сетевого планирования и автоматизации процессов строительства в ОАО «ТАИФ-НК», член Экспертного Совета DOCFLOW
Андрей Терехин, Руководитель группы календарно-сетевого планирования и автоматизации процессов строительства в ОАО «ТАИФ-НК», член Экспертного Совета DOCFLOW

Например, внедрение ЭЦП или иного механизма электронного согласования должно обеспечить техническую и организационную возможность сокращения среднего времени согласования документа до заданного значения.

Техническое задание должно быть сформулировано заказчиком (интегратор должен только помочь) и лечь в основу договора на внедрение ECM-решения, который, в свою очередь, должен предусматривать этапность выполнения и приемки работ, а это, в свою очередь, является гарантией своевременной корректировки возможных отклонений без увеличения бюджета проекта.


Предыдущая статья:
Что является основной причиной отказа при принятии решения о внедрении ECM?

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Нужно ли проводить срез эффективности на этапах внедрения?



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
27.02.2019
Век умных машин
Почему разработки в сфере искусственного интеллекта изменят всё. Об этом рассказывает первый выпуск нашего спецпроекта «Новая наука»
26.02.2019
Водительское удостоверение станет электронным, сообщили в ГИБДД
Электронные права могут появиться уже в 2020 году, рассказал РИА Новости начальник ГИБДД Михаил Черников.

25.02.2019
Цифровизация повышает финансовую грамотность клиентов?
Совместное исследование Аналитического центра НАФИ, Российского микрофинансового центра и Фонда Citi позволило оценить влияние цифровых каналов управления личными средствами на финансовую грамотность.