Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Какова оптимальная модель оценки эффекта от внедрения ECM?

Источники окупаемости проекта внедрения лежат в области оптимизация и ускорения процессов делопроизводства, договорной деятельности и других прикладных задач.

В этой связи оптимальным будет выработать собственную для компании методику расчета, исходя из приоритетных показателей производительности:

  • экономии времени на решение отдельных задач (через заработную плату сотрудников),
  • скорость согласования документов,
  • сокращение затрат на хранение документов,
  • уменьшение количества потерянных документов,
  • увеличение скорости обработки,
  • снижение стоимости управленческих процессов, связанное с повышением производительности труда управленцев.

Для подсчета эффекта можно использовать прямые измерения и экспертные оценки. Оценка общего эффекта от внедрения ECM-решения должна складываться в сумму из эффектов отдельных этапов внедрения, имеющих разный весовой коэффициент, в зависимости от их значимости для конкретной организации.

Светлин Савов, директор по развитию компании FTS Russia
Светлин Савов, директор по развитию компании FTS Russia

Здесь, например, можно отталкиваться от экономии времени на решение отдельных задач и показывать выгоду в денежном эквиваленте через заработную плату сотрудников.

Также для оценки эффективности внедрения ECM-системы можно использовать прогнозную методику. Т.е. до начала внедрения необходимо определить систему показателей эффективности автоматизируемых бизнес-процессов, например, скорость согласования документов, сокращение затрат на хранение документов, уменьшение количества потерянных документов, экономия рабочего времени сотрудников, увеличение скорости обработки и т.д. Это позволяет на стадии планирования проекта спрогнозировать и оценить предполагаемый эффект от внедрения и определить основные требования к функционалу системы. После завершения проекта, разработанная система показателей может быть использована для оценки реального эффекта от внедрения ECM-системы.

Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн»
Владимир Андреев, Президент компании «ДоксВижн»

Поэтому мы рекомендуем рассчитывать эффект от внедрения, используя в качестве источника окупаемости снижение стоимости управленческих процессов, связанное с повышением производительности труда управленцев. Такая методика у нас есть, и мы рекомендуем ее нашим партнерам для оценки экономического эффекта в проектах внедрения Docsvision.
Истомина Елена, Директор департамента консалтинга и внедрения DIRECTUM
Истомина Елена, Директор департамента консалтинга и внедрения DIRECTUM

В этом случае на предприятии выбирается ряд экспертов, которые должны быть непосредственными участниками оцениваемого процесса. Имеют значение общий стаж работы – не менее двух лет, время работы в системе – хотя бы два-три месяца, компетентность – ориентировать нужно в работе предприятия в целом. Как правило, перечисленным критериям отвечают топ-менеджеры, начальники отделов или ключевые специалисты. Опрос экспертов проводится в виде анкет-исследований или в виде интервью. Итоги обобщаются с использованием методов математической статистики, и формируется некая интегральная оценка проекта. Можно предложить несколько видов оценок экспертов:
  • Непосредственная численная оценка (субъективная). Метод заключается в присваивании объектам числовых значений в шкале интервалов – например, оценить на сколько быстрее стало согласование договоров, на сколько меньше тратится времени на поиск документов. Реальную численную оценку (как например, «длительность процесса согласования документов сократилась в 2 раза») эксперты, как правило, указать могут не всегда (хотя субъективная оценка, совпавшая по ощущениям нескольких экспертов, вполне может приниматься в расчет).
  • Система ранжирования (приоритеты целей). На основе знания и опыта эксперт располагает объекты в порядке предпочтения, руководствуясь одним или несколькими выбранными показателями сравнения. Например, расставить приоритеты важности бизнес-процессов, которые будут (были) автоматизированы. Достоинство метода – простота осуществления процедур, недостаток – практическая невозможность упорядочения большого числа объектов.
  • Оценка по принципу «возможно/не возможно». Например, эксперт должен отметить ситуации (и их некоторую суммарную оценку), которые стали возможными или наоборот невозможными после внедрения системы (например, потеря важного документа).
  • Балльная оценка (соответствие ожиданиям). Можно дать оценку в баллах для следующих показателей: качество внедрения, работа системы, работа консультантов на проекте и так далее.
Андрей Терехин, Руководитель группы календарно-сетевого планирования и автоматизации процессов строительства в ОАО «ТАИФ-НК», член Экспертного Совета DOCFLOW
Андрей Терехин, Руководитель группы календарно-сетевого планирования и автоматизации процессов строительства в ОАО «ТАИФ-НК», член Экспертного Совета DOCFLOW
Оценка общего эффекта от внедрения ECM-решения должна складываться в сумму из эффектов отдельных этапов внедрения, имеющих разный весовой коэффициент, в зависимости от их значимости для конкретной организации. Опять-таки, отправной точкой здесь является правильно сформулированное техническое задание.

Предыдущая статья:
Нужно ли проводить срез эффективности на этапах внедрения?

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Проект внедрения в ОАО «Сургутнефтегаз» – управление документами в компании мирового масштаба



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
13.12.2018
Безграничные возможности цифровизации
Каков вклад мобильных технологий в формирование цифровой экономики, рассуждает директор департамента цифровых мобильных технологий Samsung Electronics Александр Терехов.
12.12.2018
В России разработают стандарты для искусственного интеллекта, квантовых коммуникаций и «умного города»
К марту 2019 года планируется разработать документы технической стандартизации в области квантовых коммуникаций, искусственного интеллекта и «умного города».
27.11.2018
OFD.ru запустил собственную систему электронного документооборота «Поток»
OFD.ru начал предоставлять услуги по электронному документообороту (ЭДО).