Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Проект внедрения в ОАО «Сургутнефтегаз» – управление документами в компании мирового масштаба

Исполнитель: компания DIRECTUM
Отрасль: Нефтегазовая
Задачи в рамках обеспечения коллективной работы: 1.    Сокращение времени доставки и рассмотрения документа, как следствие более быстрое принятие ключевых управленческих решений.
2.    Контроль своевременности выполнения поручений.
3.    Создание механизмов защиты документов в электронном виде и информации о них.
4.    Контроль и безопасность использования информации;
5.    Создание системы актуализации данных (справочной информации), необходимых для корректной подготовки документов.
6.    Оперативное реагирование на отсутствие сотрудников, например, когда они в отпуске или на больничном, позволяющее снизить риски несвоевременного выполнения выданных поручений.
7.    Обеспечение бесперебойной работы всем пользователям компании.
Используемые решения: ECM-система DIRECTUM, решения SAP
Объем внедрения: 20 000 пользователей
Статус проекта: Завершен

О заказчике

ОАО «Сургутнефтегаз» – одна из крупнейших нефтяных компаний России, активно развивающая секторы разведки и добычи нефти и газа, переработку газа и производство электроэнергии, производство и маркетинг нефтепродуктов, продуктов нефте- и газохимии. На долю компании приходится около 12% добычи нефти и 20% газа, добываемых в России.

На сегодняшний день численность сотрудников предприятия составляет более 100 000 человек, а структура компании включает десятки подразделений. Стабильную и слаженную работу столь большой команды обеспечивает единая информационная система (ЕИС) ОАО «Сургутнефтегаз» – это более 200 программных продуктов, интегрированных между собой.

Предпосылки проекта

Деятельность любого предприятия, независимо от масштаба, можно представить в виде набора бизнес-процессов и задач в рамках реализации процессов. Каждая задача, как правило, выполняется на основании поступающих документов, и при отсутствии общей концепции документооборота типовые документы обрабатываются по отдельности. Это ведет к их многократному тиражированию как в электронном, так и в бумажном виде, вызывает трудности в получении актуальной информации о состоянии работ. Автоматизации делопроизводства недостаточно, требуется комплексный подход для управления информацией различных направлений деятельности: от организационной до основного производства и управления персоналом.

В условиях роста и развития, важной стратегической задачей для «Сургутнефтегаза» стало создание единой платформы для автоматизации документооборота в сквозных бизнес-процессах. На ранней стадии ее реализации были определены основные задачи:

  • сокращение времени доставки и рассмотрения документа, как следствие более быстрое принятие ключевых управленческих решений;
  • контроль своевременности выполнения поручений;
  • создание механизмов защиты документов в электронном виде и информации о них;
  • контроль и безопасность использования информации;
  • создание системы актуализации данных (справочной информации), необходимых для корректной подготовки документов;
  • оперативное реагирование на отсутствие сотрудников, например, когда они в отпуске или на больничном, позволяющее снизить риски несвоевременного выполнения выданных поручений;
  • обеспечение бесперебойной работы всем пользователям компании.

В 2010 году сотрудники компании DIRECTUM вышли с предложением решения поставленных задач. Перед организацией тендера были проведены совместные работы по проработке и реализации прототипа миграции всех документов и поручений из ранее внедренной системы в DIRECTUM, а также прототипа интеграции модуля управления персоналом – SAP HR. Успешное выполнение данных работ стало весомым фактором при принятии окончательного решения о внедрении системы DIRECTUM.

«Уникальность проекта состоит в том, что предыдущую систему мы одномоментно меняли на новую, сохранив при этом всю информацию о движении документов и поручений. Учитывая масштабность задачи, около 11 миллионов документов и 14 миллионов поручений, было решено организовать почасовой мониторинг всего процесса миграции, которая выполнялась около 7 дней. Весь руководящий состав и ведущие ИТ-специалисты работали посменно в режиме 24 часа в сутки. И каждый час выдавались сводки заинтересованным руководителям и специалистам, включая и компанию DIRECTUM».

Игорь Вагин, заместитель начальника управления ПУ «СургутАСУнефть»


Интеграция

У любого крупного промышленного предприятия особое место в ИТ-инфраструктуре занимают системы класса ERP. Интеграция DIRECTUM с автоматизированными системами управления производственными, финансовыми, кадровыми процессами в рамках ЕИС ОАО «Сургутнефтегаз» обеспечила реальное снижение затрат и рисков расхождений при работе с документами.

«В нашей компании переплетаются сотни бизнес-процессов, немалая часть которых автоматизирована. Нам необходимо было построить управление документами через ЕСМ-систему таким образом, чтобы обеспечить единые принципы обработки документов по различным направлениям деятельности, создать единое информационное поле с другими крупными системами компании, централизованно управлять изменениями программного обеспечения, справочными данными, полномочиями пользователей».

Алексей Ардамин, начальник отдела разработки и внедрения информационных технологий в документообороте Управления делами ОАО «Сургутнефтегаз»

Количество реализованных интеграционных решений, их оказалось более 10, уникально для систем ECM-класса и ранее не имело аналогов.

Картинка каталога

Примеры интеграционных решений, реализованных в ОАО «Сургутнефтегаз»

Интеграция DIRECTUM с техническими системами мониторинга инфраструктуры и системами поддержки пользователей обеспечила бесперебойную работу большого числа единовременно работающих пользователей, а также гарантировала успешное выполнение автоматизированных бизнес-процессов.

Благодаря интеграции DIRECTUM в ЕИС компании решены важные задачи:

  • В любой момент времени информация о работниках компании актуальна и доступна. Поддерживать в актуальном состоянии информацию о сотнях тысяч работников и организационной структуре компании – первоочередная задача, так как ни один процесс управления документами не может выполнятся без ее использования. Актуальная организационная структура и данные по работникам позволяют регулировать правильность назначения прав доступа на документы. В режиме реального времени из системы управления персональными данными SAP HR в систему DIRECTUM синхронизируется подробная информация о персонале и рабочем расписании.
  • Управление полномочиями пользователей осуществляется централизованно и максимально автоматизировано. Ведение полномочий пользователей системы DIRECTUM организовано через систему SAP IdM. Логические объекты SAP IdM в системе электронного документооборота представляют собой группу пользователей с определенными правами доступа на папки организационных единиц, общие документы, определенные отчеты и сценарии, устанавливается фильтрация на справочники. Назначение полномочий пользователям в системе осуществляется в автоматическом режиме в зависимости от роли пользователя – делопроизводитель, пользователь, руководитель и в зависимости от организационного присвоения.
  • Контент легкодоступен. Ежедневно в системе создаются тысячи документов, только скан-копий более 6 000. Еще одно интеграционное решение с ABBYY Recognition Server решает задачу полнотекстового распознавания электронных документов в DIRECTUM, потому что поиск по реквизитам не всегда удобен – по прошествии времени забывается от кого и когда документы были получены, кем созданы.
  • Бесперебойная работа системы в режиме 24/7. Архитектура системы DIRECTUM построена таким образом, чтобы оптимально распределить нагрузку. Поэтому службы системы, а их в ОАО «Сургутнефтегаз» порядка 30, установлены на более чем 30 серверах. В режиме реального времени ведется мониторинг состояния компонент системы в Microsoft System Center Operations Manager (SCOM). Уведомления об опасных и критичных значениях работы клиентского программного обеспечения показателей автоматически днем и ночью направляются ответственным работникам. Всего через SCOM ежеминутно выполняется мониторинг порядка 100 показателей работоспособности системы.

«Независимый 3-уровневый ИТ-ландшафт из среды разработки, тестирования и рабочей среды обеспечивает исполнение этапов техпроцесса поддержки и постоянного развития системы».

Шумцов Александр Сергеевич, заместитель начальника отдела внедрения ОАО «Сургутнефтегаз»

Еще на начальной стадии работ специалисты DIRECTUM провели сайзинг, определив плановые показатели нагрузки и требования к аппаратной части. Перед запуском системы в опытно-промышленную эксплуатацию проводилось нагрузочное тестирование, которое имитировало максимальную нагрузку на систему и оборудование. Результаты тестирования подтвердили правильность выбранной конфигурации и способность системы выдерживать высокую нагрузку.

Грамотно выстроенная архитектура с оптимальной программно-аппаратной конфигурацией и постоянный мониторинг состояния показателей «здоровья» ИТ-инфраструктуры в Microsoft SCOM обеспечивают надежную круглосуточную работу системы DIRECTUM. Это позволяет принимать решения о дальнейшем развитии функциональности и масштаба системы, в том числе уверенно выполнять плановые работы по обновлению версий прикладного и системного программного обеспечения».

Результаты проекта

На текущий момент DIRECTUM охватывает не только делопроизводство, но и не типичные для ECM-систем процессы, например, управление проектно-сметной документацией (ПСД). В ее согласовании принимают участие как минимум три стороны: структурное подразделение «Сургутнефтегаза», проектный институт «СургутНИПИнефть» и Аппарат управления. Готовый пакет ПСД распечатывался как минимум в 3 экземплярах, и дальнейшее согласование также происходило на бумаге. В силу территориальной распределенности участников все процессы затягивались. DIRECTUM же уменьшает время на создание типовых документов и согласование, полностью исключает потерю документов.

Организовано единое структурированное хранилище ПСД, при необходимости пользователи за несколько секунд найдут по уникальным атрибутам необходимые экземпляры.

Выстроить эффективную работу с кадровыми документами также помогла ECM-система. Кроме ускорения процессов, пользователи получили единую классификацию документов и удобный механизм работы с ними. Обеспечена безопасность данных за счет разграничения прав доступа и соблюдены все требования, предъявляемые к работе с конфиденциальной информацией.

По результатам проведенных работ создана уникальная система управления документами ОАО «Сургутнефтегаз», в потенциале способная обеспечить совместную работу более 20 000 сотрудников компании. Масштаб проекта не только в достигнутых технических и технологических показателях, но и в затраченных ресурсах – над проектом работали порядка 60 специалистов ОАО «Сургутнефтегаз», более 100 сотрудников компании DIRECTUM и 10 партнеров вендора.

Высокий уровень внимания проекту уделен и со стороны всего руководящего состава и ведущих специалистов.

«Наша компания придает большое значение сотрудничеству с российскими производителями, до 85% покупаемых ОАО «Сургутнефтегаз» услуг приходится именно на отечественные компании. Поэтому, нам особенно приятно, что в России есть производители, готовые взять на себя ответственность за такой крупный проект. Компания DIRECTUM полностью оправдала наше доверие. Особенно хочется отметить эффективность работы команды DIRECTUM – профессиональная и правильно выстроенная работа, четкое понимание наших требований, позволила достичь всех поставленных целей».

Гимранов Ринат, начальник Управления ИТ ОАО «Сургутнефтегаз»

ОАО «Сургутнефтегаз» по достоинству оценило совокупный эффект от внедрения DIRECTUM:

  • время доставки документа на рассмотрение адресату сокращено с 60 часов до нескольких минут, соответственно сократилось время на рассмотрение документов и принятие решений;
  • внедренный процесс контроля исполнения поручений позволил в разы уменьшить процент неисполненных (исполненных не в срок) поручений;
  • в 8 раз сократился объем документов, направляемых в бумаге;
  • риски, связанные с некорректным оформлением документа сведены на «нет» благодаря использованию более 250 шаблонов документов.

«DIRECTUM позволяет нам развивать внутренний электронный документооборот, и для этого необходимы не только внедрение и настройка системы, но и пересмотр регламентирующих документов и стандартов компании, определяющих взаимодействие между исполнителями и правила работы с документами.

ECM-система значительно повышает степень защиты информации за счет использования персонального и ролевого принципа назначения прав доступа к документам, существующих механизмов идентификации и проверки подлинности пользователей, применения средств защиты от несанкционированного копирования и распространения документов.

Проект реализован сложный, поэтому в 2015 году нам необходимо уделить особое внимание обеспечению надежной и бесперебойной работы системы. В этом направлении уже запланированы совместные с компанией DIRECTUM работы по мониторингу системы и аудиту производительности».


Лариса Лаптун, заместитель начальника Управления ИТ ОАО «Сургутнефтегаз»

Проект уникален по количеству охватываемых процессов и пользователей, по сложности реализации, а по масштабу комплексного внедрения ECM-системы практически не имеет аналогов в России.




ОАО «Сургутнефтегаз»
Предыдущая статья:
Какова оптимальная модель оценки эффекта от внедрения ECM?

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Проект внедрения ГК «Локомотивные технологии»: единое пространство



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.

27.03.2019
Коммерческие компании все чаще переходят с иностранных продуктов на российские
Илья Зайчиков, product owner СЭД «Тезис», компания Haulmont, в интервью TAdviser рассказал о развитии системы электронного документооборота, результатах её продвижения на мировом рынке, а также опыте замещения и особенностях замены иностранных решений подобного класса.