Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Проект внедрения ГК «Локомотивные технологии»: единое пространство

Исполнитель: Компания МайТэк, генеральный партнер DIRECTUM
Отрасль: Сервисный холдинг
Задачи в рамках обеспечения коллективной работы: •    Снизить загрузку административно-управленческого персонала.
•    Организовать единое информационное пространство для пользователей различных систем с целью оптимизации их трудозатрат.
•    Организовать эффективный контроль исполнения поручений на всех уровнях управления в холдинге.
•    Полностью перейти на электронный документооборот.
Используемые решения: ECM-система DIRECTUM
Объем внедрения: Проект охватил 8 часовых поясов России и порядка 4000 сотрудников в 150 организациях холдинга.
Статус проекта: Завершен

О заказчике

Компания МайТэк, генеральный партнер DIRECTUM, завершила масштабный проект в сервисном холдинге «Локомотивные технологии». Особенностью проекта стала географическая протяженность – единая информационная среда связала 8 часовых поясов и более 150 структурных организаций.

Картинка каталога

ООО «Локомотивные технологии» - компания, интегрирующая управление сервисным локомотивным холдингом «ЛокоТех». Объединенная Группа компаний включает в себя ряд диверсифицированных направлений в рамках сервисного обслуживания тягового подвижного состава на всем его жизненном цикле. В холдинг «ЛокоТех» входят ОАО «Желдорреммаш», ООО «ТМХ-Сервис», ООО «ТМХС – Лизинг», ООО «Торговый дом ТМХС», ООО «АВП Технология» и ООО «ЛокоТех-Промсервис». Штатная численность Группы компаний превышает 60 000 человек. Производственную базу холдинга составляют 10 локомотиворемонтных заводов и 92 сервисных локомотивных депо по всей России, которые обеспечивают сервисное обслуживание более 15 000 локомотивов.

Стратегические цели проекта внедрения и аргументация выбора

С развитием и укрупнением компании потребовался гибкий и технологичный инструмент управления бизнесом, который позволил бы оптимально выстроить внутренние процессы и грамотно организовать документооборот, а не стал формальной надстройкой к ИТ-инфраструктуре предприятия.

Внутренняя рабочая группа УК «Локомотивные технологии» выбирала ECM-систему по конкретным требованиям:

  • широкая функциональность;
  • наличие готовых решений;
  • возможность адаптации под бизнес-процессы;
  • мощность и масштабируемость платформы;
  • возможность работы через веб-доступ.

В результате выбор был сделан в пользу DIRECTUM. Широкая функциональность системы – наличие 20 готовых бизнес-решений и 70 технических решений позволяют закрывать большой спектр бизнес-задач организаций. Открытость и масштабируемость платформы обеспечивают легкое расширение возможностей системы. Благодаря веб-клиенту пользователи могут работать в DIRECTUM удаленно в режиме онлайн с различных мобильных устройств, что отвечает современным требованиям ведения бизнеса.

Реализация проекта была доверена генеральному партнеру вендора – компании МайТэк. Приступая к внедрению, специалисты МайТэк совместно с рабочей группой заказчика выделили ключевые стратегические цели проекта:

  • снизить загрузку административно-управленческого персонала;
  • организовать единое информационное пространство для пользователей различных систем с целью оптимизации их трудозатрат;
  • организовать эффективный контроль исполнения поручений на всех уровнях управления в холдинге;
  • полностью перейти на электронный документооборот.

Интеграция

Обладая опытом работы в системе и пониманием процессов, команда проекта четко сформулировала задачи внедрения и определила основные процессы для автоматизации:

  • рассмотрение входящих документов, контроль исполнения поручений;
  • согласование исходящих писем во внешние и дочерние организации и другие зависимые общества;
  • оформление, согласование, передача и отзыв доверенностей;
  • согласование приказов и распоряжений, ознакомление и исполнение документов;
  • создание и согласование договорных документов и заявок на оплату, создание единого реестра;
  • согласования и исполнение служебных записок;
  • оформление, согласование и выполнение заявок в IT.

Решение поставленных задач реализовано с помощью базовых модулей DIRECTUM, бизнес-решений «Классическое делопроизводство» и «Управление договорами». Также было реализовано техническое решение для процесса управления доверенностями, разработан механизм многоуровневого контроля исполнения поручений и настроена интеграция с 1С.

Согласование почти всех видов документов спроектировано на основе матриц, которые представляют собой справочники с правилами определения согласующих в зависимости от параметров документа. Для каждой отдельной матрицы определен список согласующих, который легко изменить при редактировании регламентов предприятия. Это делает настройку типовых маршрутов простой и понятной, что значительно сокращает стоимость и трудозатраты на сопровождение системы в дальнейшем, а также ее поддержку и развитие (подключение к системе новых компаний).

Для руководителей, часто находящихся в командировках, был упрощен и доработан интерфейс веб-доступа, в результате чего появилась возможность удаленно выносить множественные резолюции и оперативно, в режиме реального времени, осуществлять мониторинг и управлять бизнес-процессами предприятия. Именно на работу с поручениями делался основной акцент в ходе проекта. Грамотно реализованный механизм по управлению поручениями и многоуровневому контролю их исполнения позволил повысить прозрачность и управляемость не только отдельных процессов, но и компании в целом.

В ходе реализации проекта была настроена глубокая интеграция с 1С на уровне процессов. В DIRECTUM перенесены все действующие договоры и контрагенты, а это порядка 12 000 записей справочника, и настроена их дальнейшая синхронизация. В качестве первичной системы по договорам теперь выступает DIRECTUM. Кроме того, были автоматизированы процессы управления доверенностями, заявками в IT и заявками на расходование денежных средств.

О результатах и масштабах проекта

Проект охватил 8 часовых поясов России и порядка 4000 сотрудников в 150 организациях холдинга. В результате были укреплены горизонтальные связи между компаниями холдинга, сформированы единые регламенты работы с поручениями. Существенно возросла исполнительская дисциплина за счет повышения скорости доведения поручений до конечных исполнителей и возможности контроля их исполнения на любом уровне.

С целью обеспечения непрерывного консультирования пользователей компания МайТэк организовала круглосуточную службу поддержки. Более того, отличительной особенностью проекта стала работа большей части сотрудников через веб-доступ DIRECTUM.

«Основной эффект, достигнутый на сегодняшний момент, выражается в повышении общего уровня исполнительской дисциплины, – рассказывает руководитель проекта от Исполнителя Касимов Денис. – В частности, было сформировано единое информационное пространство с единой точкой входа, унифицированы управленческие процессы в холдинге, повышена скорость доведения поручений до конечных исполнителей и реализован контроль поручений до уровня руководства заводов. В результате чего повысился уровень исполнения поручений: выполняется 90% поставленных поручений».

«Уже сейчас за счет обеспечения прозрачности бизнес-процессов возросла управляемость холдингом. Также мы достигли существенной экономии времени на подготовку отчетов (по поручениям, по оказанию услуг и т.д.). В ближайшем будущем ожидаем сокращение затрат на ФОТ за счет оптимизации процессов». Терехина Лилия, руководитель аппарата Генерального директора заказчика




ГК «Локомотивные технологии»
Предыдущая статья:
Проект внедрения в ОАО «Сургутнефтегаз» – управление документами в компании мирового масштаба

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Проект внедрения «Повышение эффективности работы Исполнительных органов государственной власти»



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.

27.03.2019
Коммерческие компании все чаще переходят с иностранных продуктов на российские
Илья Зайчиков, product owner СЭД «Тезис», компания Haulmont, в интервью TAdviser рассказал о развитии системы электронного документооборота, результатах её продвижения на мировом рынке, а также опыте замещения и особенностях замены иностранных решений подобного класса.