Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Проект автоматизации документооборота в компании «Энвижн Груп»

Исполнитель: BTLab
Отрасль: ИТ
Задачи в рамках обеспечения коллективной работы: Автоматизировать ряд ключевых задач документооборота
Используемые решения: Решение на базе платформы Docsvision
Объем внедрения: 500 пользователей
Сроки проекта: 2014-2015 г.
Статус проекта: Завершен

О заказчике

«Энвижн Груп» - одна из крупнейших российских ИТ-компаний, ведущий разработчик и поставщик информационно-коммуникационных решений, услуг и сервисов. Общая численность сотрудников – более 3 тысяч человек. Ежегодно компания реализует более 2,5 тысяч проектов.

Предпосылки внедрения

Проект внедрения системы электронного документооборота Docsvision в «Энвижн Груп» начался в 2014 году. Предпосылкой для внедрения стала необходимость повышения эффективности документооборота. Автоматизации подлежали следующие сценарии: работа с корреспонденцией – входящей и исходящей, организационно-распорядительной документацией – приказами и распоряжениями, служебными записками, доверенностями, протоколами, заявками на командировку.

После обследования документооборота компании были зафиксированы его основные положения. Несмотря на то, что внедрение ЭДО было частью общего плана по автоматизации внутренних процессов, выбор платформы для реализации электронного документооборота был осуществлен независимо, на основе аналитического сравнения нескольких систем, реализованного компанией BTLab.

Решение

С помощью Docsvision автоматизирован ряд ключевых задач документооборота:

  • работа с корреспонденцией (входящей и исходящей);
  • организационно-распорядительная документация (приказы и распоряжения);
  • протоколы совещаний;
  • служебные записки;
  • доверенности для юристов;
  • заявки на командировку.

Решение максимально реализовано стандартными средствами (конструкторами) Docsvision, которые позволили адаптировать функциональность под бизнес-процессы «Энвижн Груп».

Индивидуальные разработки

Автоматическое формирование служебной записки

Для формирования служебной записки сотрудник заполняет ряд атрибутов в Docsvision, после чего система самостоятельно формирует тело документа. Для формирования некоторых записок реализована интеграция с учетной системой Microsoft Dynamics AX (в ней, к примеру, содержится информация о зарплате сотрудника и пр.). Конечному пользователю остается только отправить документ на согласование.

Согласование заявки на командировку

Имеет расширенную сценарную логику. После создания заявки инициатором, ее первоначальное редактирование осуществляют сотрудники отдела ОВПиОК (составляют смету командировки по всем планируемым затратам), затем заявка отправляется на согласование.

Помимо стандартного согласования, есть также бюджетный контроль (за счет интеграции с учетной системой автоматически проверяется остаток средств на данную командировку в рамках проекта).

Переработана система рассылки уведомлений.

Результаты проекта

Эффекты:

  • Экономия человеческих ресурсов. Сокращение расходов на персонал отдела документационного обеспечения (ОДО) в 3 раза
  • Полный переход на обработку внутренних документов (приказов и распоряжений) в электронном виде.
  • Планируется изменение в сторону более удобной подготовки и согласования договоров с использованием внутреннего портала и СЭД.

В проекте внедрения активно участвовали функциональные специалисты заказчика, без согласования которых не запускался ни один процесс. Проектная команда в «Энвижн Груп» составляла 5 человек. Для всех ключевых сотрудников компании было в несколько этапов проведено обучение по работе в системе. Всего проектом предусмотрено 500 пользователей системы.

«Из собственной практики знаю, что, как правило, ресурсы компании при внедрении наращиваются и только потом сокращаются, причем в течение 1,5 - 2 лет. В нашей компании и в нашем проекте внедрения эффективность Docsvision показала себя на все 100% уже на этапе ввода в промышленную эксплуатацию нескольких сценариев. Мы планируем и дальше развивать проект, максимально используя возможности системы».

Ирина Болдырева, руководитель проекта, «Энвижн Груп»


«Хочется поблагодарить всю проектную команду АО «Энвижн Груп» за слаженную работу и профессиональный подход к делу. Очень приятно, что сотрудники компании на всех уровнях, включая высшее руководство, активно участвовали в процессе внедрения системы. С помощью платформы Docsvision и представленных в ней гибких конструкторов удалось реализовать очень непростой функционал, полностью отвечающий специфике деятельности заказчика. В результате система облегчает работу как рядовым сотрудникам, так и руководителям компании в части функций контроля и отчетности. Мы уверены, что использование современных информационных технологий в области документооборота позволит «Энвижн Груп» существенно укрепить свои позиции на ИТ-рынке».

Карасов Андрей, руководитель отдела продаж, BTLab




«Энвижн Груп»
Предыдущая статья:
Проект внедрения «Повышение эффективности работы Исполнительных органов государственной власти»

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Проект внедрения ECM-системы для управления закупками в строительной компании



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
21.06.2019
TESSA 3.3 – новые горизонты СЭД
Компания Syntellect объявила о выпуске официального релиза СЭД TESSA версии 3.3.
В новой версии платформы расширены возможности легкого клиента, обеспечена поддержка разных часовых зон и внесено более сотни других улучшений.

28.03.2019
Финансы уйдут в электронный документооборот
На рассмотрение государственной думы РФ вынесен законопроект о введении электронного документооборота в российских организациях. При создании электронных копии бумажных документов, оригиналы нужно будет хранить всего год.

28.03.2019
В ожидании цифрового прорыва
Как выбраться из «колеи», в которой, согласно институциональной теории, движется, увязнув всеми колесами, Россия? Ответ на этот вопрос эксперты ищут не первый год. Вряд ли есть одно решение, но, возможно, в этом стране помогут технологии: отечественная математическая школа всегда высоко ценилась во всем мире, да и IT-отрасль в России развита сильнее прочих. Во всяком случае, именно на их развитие делают ставку власти: от направления «Цифровые технологии» нацпроекта «Цифровая экономика» они ждут настоящего прорыва. Впрочем, его успех, по мнению экспертов, будет зависеть от синхронизации процесса цифровой трансформации во всех российских регионах.