Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Проект внедрения ECM-системы для управления закупками в строительной компании

Исполнитель: Компания FTS
Отрасль: Строительство
Задачи в рамках обеспечения коллективной работы: •    Оптимизация процесса закупки товаров и услуг для строительных проектов.
•    Ускорение согласования заявок на закупку и счетов на оплату.
•    Организация постоянного доступа сотрудников к закупочным и финансовым документам.
•    Повышение контроля расходования денежных средств.
•    Улучшение коммуникации между сотрудниками офиса и удаленными строительными площадками.
Используемые решения: ECM-система M-Files
Объем внедрения: 50 пользователей
Сроки проекта: 6 месяцев
Статус проекта: Завершен

О заказчике

Строительная компания «Монтажпромстрой» основана в 1999 году и оказывает услуги по строительству, реконструкции, ремонту и проектированию зданий и сооружений любой степени сложности; имеет собственное производство по изготовлению стальных и алюминиевых конструкций, изделий из дерева и ПВХ и систем вентиляции; оказывает услуги по выполнению функций генерального подрядчика и осуществлению функций заказчика-застройщика.

Предпосылки внедрения

Быстрый рост компании с увеличением количества проектов, объема выполняемых работ и с расширением штата сотрудников поставил новые требования к информационной системе управления бизнес-процессами. От новой системы руководство ожидало повышения эффективности управления закупками в результате сокращения затрат на выполнение бизнес-процессов, повышения прозрачности деятельности и получения качественной аналитической информации для принятия управленческих решений.

Требования заказчика

В качестве первоочередных задач руководство определило автоматизацию управления закупками товаров и услуг для строительных проектов и для внутренних нужд организации, а также организацию информационного обеспечения документального и финансового сопровождения закупок, учета и контроля расходования денежных средств.

Требования к функциональности ECM-системы были поставлены следующие:

  • простое управление для пользователей любого уровня;
  • быстрый полнотекстовый поиск документов;
  • отслеживание и сравнение различных версий документов;
  • разграничение прав доступа пользователей;
  • автоматизация бизнес-процессов;
  • интеграция с электронной почтой, ERP-системой и бухгалтерской системой 1С;
  • безопасный веб-доступ и мобильный доступ.

Лица, принимающие участие в процессе выдвижения требований и реализации проекта:
Руководитель ИТ-отдела, представители высшего руководства, руководители подразделений

Аргументы в пользу принятия решения о внедрении и причины выбора M-Files

Для решения задач внедрения руководство компании ожидало следующую функциональность от новой системы: автоматизацию бизнес-процессов, интеграцию с электронной почтой, ERP-системой компании и бухгалтерской системой 1С, веб-доступ и мобильный доступ. Все это позволяет реализовать M-Files.

Выбор был остановлен на M-Files, в первую очередь, благодаря наличию готового решения для управления закупками на базе данной ECM-системы. Т.к. предполагалось использовать систему и в офисе, и на строительных площадках, немаловажным фактором выбора стала способность системы сохранять полную функциональность при удаленном доступе и работе с мобильных устройств. При расчете окупаемости ECM-системы по сравнению с другими решениями M-Files оказалась финансово привлекательнее для компании.

Описание этапов внедрения

Процесс внедрения системы автоматизации бизнес-процессов и документооборота в компании осуществлялся поэтапно. На первом этапе, в начале 2014 года, была автоматизирована работа с поставщиками, заказами на закупку и заявками на оплату. Это позволило усилить контроль расходования денежных средств, как для строительных проектов, так и для административно-хозяйственной деятельности компании, а также сильно облегчило процесс планирования расходов и движения денежных средств.

В рамках первого этапа проекта специалистами консалтинговой компании FTS было внедрено решение на основе ECM-системы M-Files со следующими функциональными возможностями:

  • формирование заказов на закупку и заявок на оплату с привязкой к центрам затрат и статьям бюджета, согласование заказов и заявок уполномоченными лицами;
  • управление процессом выбора оптимального поставщика;
  • регистрация информации о поставщиках;
  • создание и согласование договоров с поставщиками;
  • хранение истории закупок: заявок, предложений, заказов, договоров и их одобрений;
  • возможность получения статистики и отчетов по закупкам и оплатам.

В системе было реализовано создание и согласование заявок на закупку материалов, товаров и услуг для производственной и для административно-хозяйственной деятельности компании. Доступ к созданию заявок был открыт как сотрудникам, работающим в офисе, так и сотрудникам, находящимся на строительных объектах компании.

Утверждение заявок было реализовано по заранее настроенным цепочкам согласования: ответственные сотрудники получают автоматические уведомления о представленных на утверждение заявках, а на основе утвержденных заявок на закупку формируются заказы поставщикам и заявки на оплату, которые также проходят процедуру согласования в системе.

Второй этап проекта включал интеграцию решения на основе M-Files c ERP-системой Deltek Maconomy в части ведения справочников поставщиков и проектов, учета движения товарно-материальных ценностей и денежных средств, контроля бюджетов проектов и административных расходов. Также на этом этапе была реализована интеграция с бухгалтерской системой «1С». Утвержденные заявки на оплату передаются в бухгалтерскую программу «1С» в виде платежных поручений для отправки в банк. Проведенные оплаты по заявкам загружаются из «1С» в систему закупок.

Проект завершился в середине 2014 года.

Результаты проекта с описанием методологии оценки эффективности проекта

Оценку эффективности проекта можно производить в нескольких направлениях, применяя для этого качественные и количественные показатели. По качественным показателям специалисты FTS проводят оценку, используя метод опроса руководства компании. По количественным показателям эффективности, еще до начала проекта производятся расчеты возврата инвестиций и суммы выгод в денежном выражении.

В настоящее время в системе закупок компании «Монтажпромстрой» работает всего порядка 50 сотрудников. Сотрудники оценили удобство получения в системе информации об утверждении их заявок, о статусе поставок и оплат. Раньше для получения подобной информации им приходилось совершать множество телефонных звонков и вести активную электронную переписку.

Удаленный доступ к системе с любого мобильного устройства оказался удобен для сотрудников, работающих на различных строительных площадках компании. По итогам внедрения, данное решение позволило увеличить оперативность снабжения строительных объектов необходимыми материально-техническими ресурсами и повысить точность управления.

По итогам внедрения и эксплуатации системы M-Files руководство отметило:

  • сокращение времени на согласование закупок;
  • оптимизация затрат на снабжение;
  • улучшение контроля движения денежных средств;
  • повышение прозрачности процесса закупок.

Экономический эффект от внедрения

Один из самых важных прямых экономических эффектов от внедрения СЭД/ECM – сокращение затрат на поддержку внутренних процессов. В данном случае, процесс закупки товаров и услуг для строительных проектов.

Для наглядности оценки сокращение затрат лучше рассматривать по нескольким составляющим отдельно, а именно: экономия за счет оптимизации или реорганизации; экономия на отдельных операциях (поиск, доступ к данным и др.); снижение рисков (безопасность, надежность хранения информации и др.); экономия материальных ресурсов (бумага, расходные материалы).

Для расчета эффекта от внедрения был взят один из показателей – сокращение времени на поиск информации.

После введения в эксплуатацию системы M-Files процент рабочего времени сотрудников, который тратится на поиск нужных документов, был сокращен с 15% до 5%. На основе этого значения показатель ROI проекта составил 186%, срок окупаемости инвестиций – 21 месяц.

Методика расчета эффекта

Традиционной количественной оценкой экономического эффекта является ROI (коэффициент возврата инвестиций) и срок окупаемости проекта внедрения. Оценить эффективность можно, зная затраты за период владения системой и прибыль или выгоды, полученные за этот же отрезок времени. Затраты складываются из внешних затрат на приобретение и внедрение ECM-системы и внутренних затрат на поддержку системы и обучение пользователей.

В качестве выгоды для данного расчета был взят процент рабочего времени, которое тратится на поиск документов. Дополнительно была посчитана себестоимость персонала, занятого в поддержке и эксплуатации системы.

Таким образом, можно определить в денежном выражении, сколько составит экономия от внедрения системы по одному показателю за определенный период времени.

Значение ROI также поможет понять, за какой период проект окупится, т.е. определить, когда эффект от внедрения и использования системы приблизится к общим затратам.

Далее подобные расчеты можно производить по всем выделенным показателям и выгодам (прибылям).

Комментарий заказчика

Заместитель генерального директора Николай Баранов: «В наших планах – дальнейшее развитие используемых ERP и СЭД-систем и автоматизация таких участков, как планирование и учет работ по строительным проектам, управление материально-техническими ресурсами, согласование договоров и других».

Картинка каталога
1. Процесс управления закупками в «Монтажпромстрой»

Картинка каталога
2. Визуальный конструктор цепочек согласования документов

Картинка каталога
3. Регистрация и согласование заявок на закупку с любого устройства

Проект внедрения ECM-системы и интеграции с действующей ERP-системой в ИТ-компании




Компания «Монтажпромстрой»
Предыдущая статья:
Проект автоматизации документооборота в компании «Энвижн Груп»

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Проект внедрения ECM-системы и интеграции с действующей ERP-системой в ИТ-компании



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
13.12.2018
Безграничные возможности цифровизации
Каков вклад мобильных технологий в формирование цифровой экономики, рассуждает директор департамента цифровых мобильных технологий Samsung Electronics Александр Терехов.
12.12.2018
В России разработают стандарты для искусственного интеллекта, квантовых коммуникаций и «умного города»
К марту 2019 года планируется разработать документы технической стандартизации в области квантовых коммуникаций, искусственного интеллекта и «умного города».
27.11.2018
OFD.ru запустил собственную систему электронного документооборота «Поток»
OFD.ru начал предоставлять услуги по электронному документообороту (ЭДО).