Закрыть
Логин:
Пароль:
Забыли свой пароль?
Регистрация
Войти как пользователь
Вы можете войти на сайт, если вы зарегистрированы на одном из этих сервисов:

DOCFLOW - теория и практика электронного документооборота. Все о ECM и СЭД (системы электронного документооборота), ЭП

Eng

Проект внедрения ECM-системы и интеграции с действующей ERP-системой в ИТ-компании

Исполнитель: Компания FTS
Отрасль: ИТ и системная интеграция
Задачи в рамках обеспечения коллективной работы: •    Ускорение обработки входящих счетов в отделе логистики и бухгалтерии.
•    Минимизация задержек оплаты входящих счетов и ошибок при проведении платежей.
•    Улучшение координации действий и коммуникации между отделом логистики и бухгалтерии.
•    Бесшовная интеграция ECM-решения с ERP-системой.
Используемые решения: ECM-система M-Files
Объем внедрения: Более 70 пользователей
Сроки проекта: 3 месяца
Статус проекта: Завершен

О заказчике

Компания Telelink – ведущая консалтинговая компания в сфере ИТ и системный интегратор в Юго-Восточной Европе с офисами в Германии, Болгарии, Румынии, Сербии, Черногории, Боснии, Македонии и Украине. Компания имеет штат более 700 человек и сотрудничает с более чем 2 000 субподрядчиков.

Предпосылки внедрения

Быстрый рост компании привел к увеличению количества и масштабов ИТ проектов. Которые, в свою очередь, принесли с собой увеличение количества документов и усложнили маршруты их согласования и обработки. Сильнее всего это отразилось на логистическом отделе и бухгалтерии, которые размещаются в различных офисах. Основные трудности начали возникать с закупкой техники и ИТ-оборудования. После доставки оборудования на склад, сотрудники логистики проверяют соответствие по документам. После этого требуется несколько дней, пока бухгалтерия получит всю необходимую документацию по закупке, например, счета, акты, накладные.

В итоге сроки оплаты регулярно нарушаются, возникают ошибки и неточности из-за ручного ввода информации в ERP-систему и заметно снижается общая эффективность процесса.

Руководителям стала понятна необходимость внедрения более эффективной системы для управления счетами в отделе логистики и бухгалтерии.

Требования заказчика

Основным требованием к ECM-системе выступала возможность внедрения без изменения бизнес-процессов компании. Требования к функциональности ECM-системы были поставлены следующие:

  • простое управление для пользователей любого уровня без вложения значительных временных и финансовых ресурсов;
  • быстрый полнотекстовый поиск документов;
  • разграничение прав доступа пользователей;
  • автоматизация бизнес-процессов с возможностью применения электронной подписи;
  • поддержка отсканированных бумажных документов с системой оптического распознавания текста (OCR);
  • бесшовная интеграция с действующей ERP-системой Deltek Maconomy;
  • интеграция с электронной почтой и настройка уведомлений;
  • безопасный веб-доступ и мобильный доступ.

Лица, принимающие участие в процессе выдвижения требований и реализации проекта:
Одним из главных факторов успеха данного проекта стало активное участие в планировании внедрения и оформлении требований ключевых сотрудников – будущих пользователей системы: руководителей проектов, руководителей и сотрудников логистического отдела и бухгалтерии.

Аргументы в пользу принятия решения о внедрении и причины выбора M-Files

Производилась оценка нескольких СЭД/ECM-решений, но в итоге выбор был сделан в пользу M-Files. Характеристиками, определившими выбор компании, стали: простота в использовании системы, гибкость, автоматический импорт сканированных документов и возможность бесшовной интеграции с действующей ERP-системой.

Описание этапов внедрения

На первом этапе проекта компания активно сотрудничала с консультантами FTS для определения типов документов, необходимых в работе, маршрутов, по которым они проходят согласование, порядок загрузки новых документов в ECM-систему. Затем были определены права доступа для того, чтобы обеспечить доступ к счетам авторизованным пользователям и безопасность конфиденциальной информации.

Таким образом, сотрудники нескольких департаментов сохраняют в M-Files счета и связанные документы. Бухгалтерия проверяет и одобряет документы, а финансовая команда группирует их по клиенту, срокам оплаты, неоплаченным счетам и другим категориям.

На втором этапе проекта внедрения была реализована интеграция M-Files с ERP-системой. Благодаря ей все счета сканируются и в виде pdf-файлов импортируются в единое центральное хранилище в M-Files, а затем автоматически экспортируются в ERP-систему Deltek Maconomy.

Интеграция с ERP-системой позволила сотрудникам различных отделов не только получить быстрый доступ к счетам и связанной документации, но также обнаружить просрочку платежа, статус документов, причины возникновения необработанных и неоплаченных счетов. Проект завершился в конце 2012 года.

Результаты проекта с описанием методологии оценки эффективности проекта

Оценку эффективности проекта можно производить в нескольких направлениях, применяя для этого качественные и количественные показатели. По качественным показателям специалисты FTS проводят оценку, используя метод опроса руководства компании. По количественным показателям эффективности, еще до начала проекта производятся расчеты возврата инвестиций и суммы выгод в денежном выражении.

По оценкам руководителя проектов, благодаря быстрому и простому доступу к файлам, связанным с обработкой счетов, и данным в любое время, сотрудники могут обрабатывать счета в три раза быстрее, чем раньше.

Итогом внедрения стало не только значительное сокращение времени на обработку счетов, но и заметно улучшилась коммуникация и совместная работа между департаментами.

Благодаря успешному внедрению и улучшению процедуры обработки счетов, руководство планирует расширить применение M-Files на другие процессы, например, на управление командировочными расходами, корреспонденцией и другой важной бизнес-информацией, и документами.

Экономический эффект от внедрения

Один из самых важных прямых экономических эффектов от внедрения СЭД/ECM – сокращение затрат на поддержку внутренних процессов. В данном случае, процесс обработки входящих счетов.

Для наглядности оценки сокращение затрат лучше рассматривать по нескольким составляющим отдельно, а именно: экономия за счет оптимизации или реорганизации; экономия на отдельных операциях (поиск, доступ к данным и др.); снижение рисков (безопасность, надежность хранения информации и др.); экономия материальных ресурсов (бумага, расходные материалы).

Для расчета эффекта от внедрения был взят один из показателей – сокращение среднего времени на обработку входящих счетов от момента их поступления до утверждения и отправки на оплату.

После введения в эксплуатацию системы M-Files среднее время на обработку входящих счетов было сокращено на 75%. На основе этого значения показатель ROI проекта составил 303%, срок окупаемости инвестиций – 15 месяцев.

Методика расчета эффекта

Традиционной количественной оценкой экономического эффекта является ROI и срок окупаемости проекта внедрения. Оценить эффективность можно, зная затраты за период владения системой и прибыль или выгоды, полученные за этот же отрезок времени. Затраты складываются из внешних затрат на приобретение и внедрение ECM-системы и внутренних затрат на поддержку системы и обучение пользователей.

В качестве выгоды для данного расчета было взято среднее время на обработку входящих счетов. Дополнительно была посчитана себестоимость персонала, занятого в поддержке и эксплуатации системы.

Таким образом, можно определить в денежном выражении, сколько составит экономия от внедрения системы по одному показателю за определенный период времени.

Значение ROI также поможет понять, за какой период проект окупится, т.е. определить, когда эффект от внедрения и использования системы приблизится к общим затратам.

Далее подобные расчеты можно производить по всем выделенным показателям и выгодам (прибылям).

Комментарий заказчика

«Нас сильно впечатлило, насколько эффективно система M-Files позволяет нам управлять потоком документов между нашими распределенными офисами. Система M-Files помогла нашей компании повысить эффективность процессов, усилить коммуникацию между департаментами и быстрее реагировать на запросы наших клиентов и поставщиков». Татьяна Крастева, руководитель проектов




Компания Telelink
Предыдущая статья:
Проект внедрения ECM-системы для управления закупками в строительной компании

Скачайте обзор бесплатно!
Следующая статья:
Дополнительные материалы



КАЛЕНДАРЬ
ПОСЛЕДНИЕ НОВОСТИ
27.02.2019
Век умных машин
Почему разработки в сфере искусственного интеллекта изменят всё. Об этом рассказывает первый выпуск нашего спецпроекта «Новая наука»
26.02.2019
Водительское удостоверение станет электронным, сообщили в ГИБДД
Электронные права могут появиться уже в 2020 году, рассказал РИА Новости начальник ГИБДД Михаил Черников.

25.02.2019
Цифровизация повышает финансовую грамотность клиентов?
Совместное исследование Аналитического центра НАФИ, Российского микрофинансового центра и Фонда Citi позволило оценить влияние цифровых каналов управления личными средствами на финансовую грамотность.