МЕЖДУНАРОДНЫЙ ДЕНЬ БЕЗ БУМАГИ // WORLD PAPER FREE DAY

WORLD

Ассоциация AIIM, самая авторитетная мировая ассоциация специалистов в области управления информацией, объявила 28 октября Международным Днем без бумаги (World Paper Free Day), призывая компании обращать большее внимание на технологии безбумажного документооборота.

DOCFLOW рад объявить результаты конкурса «День без бумаги»!

Главный приз -  возможность бесплатно обучить своего представителя на уникальном курсе ECM Practitioner получает компания CSoft Ростов-на-Дону, создавшая практичную и оперативную базу знаний Отдела внедрения с помощью перевода документов в электронный архив!

Оргкомитет получил большое количество заявок на участие в первом Дне без бумаги, объявленном ассоциацией AIIM. Описание самых интересных и результативных активностей организаций по сокращению расхода бумаги в компаниях мы публикуем на портале DOCFLOW.ru

Участники конкурса «День без бумаги», одобренные организаторами, получают скидку 15% на курсе по управлению корпоративным контентом ECMp. Обучение состоится 2 декабря в Москве. Все желающие получить международный сертификат AIIM и звание Практикующего специалиста по управлению информационными ресурсами, могут узнать об условиях на портале www.DOCFLOW.ru

Цель акции «День без бумаги» - привлечение внимания компаний к технологиям безбумажного документооборота.

ПОБЕДИТЕЛЬ КОНКУРСА

CSoft Ростов-на-Дону


ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ И НИКАКИХ БУМАЖНЫХ НОСИТЕЛЕЙ!

В рамках поддержки Международного дня без бумаги было решено организовать электронный архив контента Отдела внедрения. Что мы сделали:
• провели ревизию материалов в электронном и бумажном виде;
• начали наполнение базы электронного архива;
• приступили к уничтожению бумажных носителей во избежание соблазна... (см. рис.)

Первые результаты от внедрения системы мы оценили почти сразу. Сотрудниками отдела периодически проводится обзор рынка СЭД. Вся эта информация собиралась на общем ресурсе, а также дублировалась в бумажном виде. Это занимало рабочее время и физическое пространство. После помещения информации в систему, мы сразу получили эффект:
1. Возможность отслеживать историю изменения информации по СЭД - управление версиями;
2. Нет необходимости держать папку с бумажными дубликатами и проводить громоздкую процедуру по ее обновлению;
3. Информация в системе ЭА - часть базы знаний отдела и компании: легко найти; доступность не зависит от наличия на рабочем месте конкретного сотрудника, а определяется правами доступа пользователя; есть защита от несанкционированного доступа, искажения или уничтожения.
И это только для одной папки! Полученный эффект умножаем на количество всех материалов отдела.
Таким образом, в Отделе внедрения сформирована база знаний, где собрана информация для полноценной работы. И создан серьезный задел для реализации следующих шагов в продвижении безбумажных технологий на предприятии: • создание архива организационных документов предприятия, подлежащих обязательному ознакомлению;
• создание архива Отдела продаж: договора и акты;
• создание базы знаний Отдела маркетинга: листовки, коммерческие предложения и др.;
• развитие корпоративного портала за счет интеграции с SharePoint.

Все работы Участников конкурса.

Компания ABBYY

ПРОСТЫЕ ПРАВИЛА – СОКРАЩЕНИЕ ПЕЧАТИ В ДВА РАЗА!

Международный День без бумаги мы решили отпраздновать по-особенному. Все сотрудники получили письмо по электронной почте, в котором сообщалось, что 28 октября нам НЕ желательно:
1. Печатать и копировать документы, если в этом нет острой необходимости.
2. Использовать все возможности электронных систем, которые установлены в компании. Например, документы следует направлять на рассмотрение и согласование только в электронном виде.
3. Если кому-то нужно распечатать документ для внутреннего пользования, то это можно сделать на обратной стороне листов, на которых уже что-то напечатано.
4. И, наконец, рекомендовалось внимательно осмотреть свой рабочий стол. Нужны ли в печатном виде все черновики, документы или бумаги, которые лежат на нем? Если нет, хорошая идея – отсканировать документы и работать с ними в электронном формате. Благо для этого у нас есть наши решения.

XERATECH

ЕЖЕДНЕВНЫЕ РЕШЕНИЯ ВО ВНУТРЕННИХ И ВНЕШНИХ КОММУНИКАЦИЯ

Еще погода назад сотрудники ежедневно распечатывали расписание своих встреч и размещали распечатки на информационно стенде. В настоящее время, в целях экономии бумаги, сотрудники используют магнитную маркерную доску.
• Для печати внутренних документов в компании используется напольное многофункциональное устройство с функцией двусторонней печати, что позволяет сократить расход бумаги вдвое.
• Сотрудники активно пользуются корпоративной электронной почтой, и в большинстве случаев полученные письма остаются исключительно в электронном виде.
• И в работе с клиентами компания «Ксератек» старается свести расход бумаги к минимуму. Например, информационное письмо о смене фактического адреса отсылалось всем клиентам в электронном виде.

ОСГ Рекордз Менеджмент

«ЧИСТЫЙ СТОЛ» - КАК КОРПОРАТИВНАЯ ПОЛИТИКА

Сокращение использования бумаги в работе – это возможность заметно повлиять на улучшение экологической ситуации в мире. В настоящий момент ОСГ Рекордз Менеджмент – это единственный полностью безбумажный офис в России. На столах сотрудников стоят только ноутбуки, все входящие документы сканируются в Центре Приема Данных и отправляются на хранение или конфиденциальное уничтожение. Департаменты HR и бухгалтерия используют специальные IT-решения для управления документами, подтверждая политику компании «Чистый стол». Мы так работаем всегда, в этом можно убедиться, посмотрев фото из офисов ОСГ.
Башкирский экономико-юридический техникум (БЭК) ПРИНИМАТЬ РЕФЕРАТЫ В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ = ЭКОНОМИТЬ 160 000 ЛИСТОВ В ГОД

• Печатаем с двух сторон листа - сокращение расхода в два раза.
• Боле 4 000 студентов рефераты и контрольные представляют на магнитных либо на оптических носителях или на твердотельной памяти. 60 000 работ в год по 10 - 12 листов - реальная экономия ста шестидесяти тысяч листов офисной бумаги в год, т.е 32 пачки по 500 листов.

Согласно исследованиям, в 2011 году мы будем иметь дело с информационными потоками, в 10 раз превышающими объемы 2006 года. Это означает, что организации, чья работа основана на бумажном документообороте и архивах, в бумаге просто утонут. Хотя бы частичный переход к электронному документообороту сделает работу компаний гораздо эффективнее: за счет получения простого и удобного доступа к ценной информации на любом уровне организации. Не говоря уже о той помощи в сохранении окружающей среды, которую оказывают компании, сокращая излишний расход бумаги.

Скачайте бесплатно 7 поводов для перехода к безбумажному документообороту и 7 практических советов для Ваших побед над бумажным потопом от AIIM и DOCFLOW.